Zaległości w ZUS – w jaki sposób można je spłacić?

Prowadzenie działalności gospodarczej jest wyzwaniem dla każdego przedsiębiorcy. To nie tylko ciągła walka o rynki zbytu, ale również bieżące problemy, szczególnie z zachowaniem płynności finansowej. Powstanie zaległości najczęściej jest przejściowe i przy odpowiednio wcześnie podjętych decyzjach można z wielu sytuacji wyjść obronną ręką. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem zaległości w ZUS i sposobem ich spłaty.

O czym należy pamiętać jeśli powstaną zaległości w ZUS?

Jeśli już z jakiś powodów wygenerowane zostaną zaległości w ZUS, to przedsiębiorca ma obowiązek je spłacić wraz z należnymi odsetkami za zwłokę, takimi jak od zaległości podatkowych. Odsetki za zwłokę są naliczane na zasadach opisanych w ustawie Ordynacja podatkowa. Stawka odsetek od zaległości podatkowych w ostatnim czasie dość często się zmieniała, według stanu na czerwiec 2024 r. wynosi 14,5%. Wysokość stawki odsetek za zwłokę jest publikowana w obwieszczeniu Ministra Finansów, ostatnia znajduje się pod linkiem.

Jeśli zaległość nie zostanie uregulowana, to normalnym trybem będzie rozpoczęcie postępowanie egzekucyjne na drodze administracyjnej lub sądowej. W takim przypadku dojdą jeszcze do zapłaty koszty egzekucyjne. Pamiętajmy, że organ egzekucyjny w toku prowadzonych czynności egzekucyjnych ma prawo zająć rachunki bankowe, a to może bardzo utrudnić prowadzenie działalności gospodarczej. Trzeba zrobić wszystko, żeby nie doprowadzać do takich sytuacji.

Rozliczanie wpłat przez ZUS na poczet zaległych składek

Jak przedsiębiorca wygeneruje zaległości w ZUS, to w takich okolicznościach dokonywane przez przedsiębiorcę wpłaty są zaliczane w pierwszej kolejności na poczet najstarszych zaległości, czyli o najpóźniejszym terminie płatności. Trzeba również wiedzieć, że jeżeli dłużnikowi należy się wypłata jakichś świadczeń z ZUS, np. zasiłku chorobowego, renty, emerytury, to również z tych kwot będzie dokonywane potrącenie z zachowaniem zasady kwoty wolnej od potrąceń. Począwszy od 2018 roku zmieniły się przepisy rozliczania zaległych zobowiązań wobec ZUS i kolejność zaliczania wpłat. Obecnie w pierwszej kolejność rozlicza się:

• opłaty manipulacyjne,
• opłaty za czynności egzekucyjne,
• wydatki egzekucyjne,
• koszty egzekucyjne,
• koszty upomnienia,
• odsetki za zwłokę,
• pozostała kwota jest przekazywana na właściwe składki i fundusze.

Zaległości w ZUS – w jaki sposób można je spłacić?

W sprawie ułatwienia spłaty zadłużenia w ZUS zwrócił się z zapytaniem w interpelacji nr 36075 z dnia 21.09.2022 r. jeden z posłów do Ministra Rodziny i Polityki Społecznej. Przedsiębiorcy apelują o zmianę zasad rozliczania zadłużenia w ZUS, ponieważ zaczynają popadać w pętlę zadłużenia. Bardzo dużą część spłaty zadłużenia stanowią koszty obsługi tego zadłużenia, takie jak opłaty manipulacyjne, koszty egzekucyjne, opłaty za czynności egzekucyjne, a nie podstawowa kwota dotycząca składek i funduszy. Poseł zadał kilka pytań.:

1. Jakie rozwiązania ułatwiające spłatę zaległych zadłużeń wobec ZUS opracowało i stosuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej lub ZUS?
2. Jakie rozwiązania ułatwiające spłatę zaległych zadłużeń wobec ZUS są oferowane osobom pobierającym emerytury, które jednocześnie prowadzą działalność gospodarczą i posiadającym zadłużenia wobec ZUS i jakie są tego efekty?
3. Czy skierowanie sprawy do windykacji i egzekucji jest obligatoryjne, czy w jakimś zakresie formalnym i prawnym zależy od urzędnika?
4. Jak przedsiębiorca może uchronić się od comiesięcznej procedury egzekucyjnej i comiesięcznego naliczania opłat karnych, przez które notorycznie zmniejszane są wpłaty dotyczące jego faktycznych zobowiązań wobec ZUS?
5. W jakim trybie, na jakich zasadach prawnych i finansowych funkcjonują podmioty zajmujące się windykacją i postępowaniami komorniczymi w zakresie zaległości składkowych?

Odpowiedź na interpelację została udzielona 18.10.2022 r. i czytamy w niej m.in. zadania związane z poborem składek realizowane są przez ZUS w oparciu o obowiązujące przepisy. Podkreślono, że płatnicy, którzy w wyniku problemów finansowych nie są w stanie regulować należnych składek w terminie, mogą skorzystać z dobrowolnej spłaty należności i złożyć wniosek o zawarcie umowy o ratalną spłatę zadłużenia. Opłacanie rat w wysokości i w terminach wskazanych w umowie oraz terminowe regulowanie bieżących składek umożliwi spłatę powstałych zobowiązań w dłuższym okresie czasu i na dogodnych warunkach. Zawarcie umowy ratalnej umożliwia dłużnikowi nienaliczanie odsetek za zwłokę od następnego dnia po wpływie wniosku o ulgę oraz ograniczenie negatywnych konsekwencji dochodzenia zadłużenia w trybie egzekucji. Zamiast odsetek za zwłokę naliczana jest opłata prolongacyjna, która wynosi 50% stawki odsetek za zwłokę. Po podpisaniu umowy ratalnej następuje zawieszenie wobec dłużnika postępowania egzekucyjnego, jeżeli było prowadzone. Płatnicy mogą się również ubiegać o odroczenie terminu płatności, a obowiązujące przepisy prawa pozwalają, aby przy odroczeniu terminu płatności składek nie była naliczana opłata prolongacyjna. Jeśli już dojdzie do wystawienia tytułu wykonawczego, to zajęcia egzekucyjne najczęściej obejmują środki na rachunkach bankowych, czy wynagrodzenie za pracę. Jeżeli jednak egzekucja z tych składników majątkowych nie pozwala na odzyskanie należności ZUS, stosowane są inne środki, np. zajęcie kwot świadczenia emerytalnego. Potrąceniu ze świadczenia emerytalno-rentowego następuje na podstawie zawiadomienia o zajęciu tego świadczenia do wysokości 25% kwoty świadczenia, z uwzględnieniem kwoty wolnej od egzekucji i potrąceń. Przepisy prawa wskazują wprost, że organy władzy publicznej mają za zadanie egzekwowanie prawa w trybie wskazanym w przepisach. Dotyczy to również należności z tytułu składek i nienależnie pobranych świadczeń, które są przymusowo dochodzone, jeśli płatnik ich nie spłaca.

Zaległości w ZUS – podsumowanie

Posiadanie zaległości stanowi duże obciążenie nie tylko finansowe, ale i psychiczne dla przedsiębiorcy. Często w takich przypadkach trudno zachować zimną krew i nie wiadomo, jak postąpić. W dzisiejszej publikacji odnieśliśmy się do interpelacji poselskiej w odpowiedzi, na którą Minister Rodziny i Polityki społecznej podkreśla, że warto składać wnioski o raty czy odroczenie terminu płatności. Wówczas nie będą już narastały odsetki za zwłokę, ponieważ przy ratach mamy opłatę prolongacyjną. Nie będzie również kontynuowana egzekucja. Płatnicy narzekają na duże obciążenia z uwagi na pobieranie opłat około zadłużeniowych, takich jak: opłaty manipulacyjne, koszty i opłaty egzekucyjne. Jeśli w porę zostanie złożony wniosek ratalny, to takich opłat można uniknąć, warto to brać pod uwagę. Zawsze w takich sytuacjach warto się skontaktować z ZUS, najlepiej udać się do ZUS osobiście i porozmawiać nad optymalnym rozwiązaniem w konkretnym przypadku. W interesie obu stron leży, żeby doszło do spłaty zadłużenia, trzeba tylko wypracować kompromis.

Stan prawny na dzień: 17.06.2024 r.