Zapłaciłeś zaliczkę na poczet zamówienia w 100%? Sprawdź, w jaki sposób powinno być dokonane rozliczenie w PIT i VAT.
Zawarcie transakcji w obrocie gospodarczym wiąże się z obowiązkiem zapłaty. Terminy płatności ustalają strony transakcji. Zapłata może być dokonana przed dostawą, równolegle z dostawą lub w ustalonym terminie po dokonaniu dostawy. Przepisy w żaden sposób nie ograniczają przedsiębiorców w tym obszarze. W dzisiejszej publikacji będzie nas interesowało rozliczenie 100% zaliczki na poczet przyszłej dostawy w kosztach i podatku VAT.
Nie ma ustawowej definicji zaliczki. Pod tym pojęciem należy zatem rozumieć wpłatę określonej przez strony kwoty na poczet przyszłej dostawy towarów i/lub usług. Na wpłatę zaliczki strony umawiają się z różnych przyczyn. Może to być transakcja wyprodukowania określonej partii towarów, czy też zakupu towarów, których nie ma obecnie na stanie przedsiębiorca. Każda z opcji niesie ze sobą tzw. ryzyko handlowe, chodzi mianowicie o możliwość wycofania się z zamówienia, co dla sprzedawcy może oznaczać straty finansowe. Jest to więc pewnego rodzaju zabezpieczenie dla sprzedawcy, jak i nabywcy. Dodatkowo warto podkreślić, że zaliczka różni się od zapłaty za towar czy zadatku, tym że co do zasady jest zwrotna.
Każda transakcja, która ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą powinna być przeanalizowana pod kątem jej rozliczenia zarówno na gruncie ustawy o podatku dochodowym, jak i podatku VAT. Rozliczenie zaliczki w PIT będzie wyglądało nieco inaczej niż w podatku VAT, w szczegółach opiszemy to poniżej.
Kwestię rozliczenia zaliczki w VAT należy przeanalizować na dwóch płaszczyznach:
Sprzedawca musi we właściwym okresie rozliczeniowym rozpoznać obowiązek podatkowy w VAT i obliczyć podatek VAT należny. Natomiast nabywca będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu.
W przypadku wpłaty zaliczki powstaje obowiązek podatkowy VAT
|
Dzień otrzymania zaliczki jest dniem powstania obowiązku podatkowego
|
Wpłata zaliczki daje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na zasadach ogólnych
|
Przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT pod warunkiem wpłaty zaliczki i posiadania faktury zaliczkowej, oba warunki muszą być spełnione łącznie
|
Zobaczmy na przykładzie jak takie rozliczenie zaliczki powinno wyglądać po stronie podatku VAT należnego i naliczonego.
Firma A umówiła się z firmą B na dostarczenie 100 sztuk komputerów o określonych parametrach. Dnia 25 maja firma A wpłaciła firmie B zaliczkę w kwocie 50.000 zł na poczet przyszłej dostawy, faktura zaliczkowa została wystawiona 5 czerwca i tego dnia otrzymała ją firma B. Pamiętajmy, że kwota zaliczki jest kwotą brutto i należy wyliczyć podstawę opodatkowania i kwotę podatku VAT z tej kwoty.
W naszym przypadku rozliczenie będzie wyglądało następująco:
KP = (50.000×23):(100+23)
KP = 9.349,59 zł
40.650,41 zł – podstawa opodatkowania
9.349,59 zł – podatek VAT 23%
Kwota podatku VAT będzie po stronie podatku VAT należnego i naliczonego. Obowiązek podatkowy w VAT powstanie 25 maja, natomiast prawo do odliczenia VAT naliczonego 5 czerwca.
Ustawa o podatku PIT nieco inaczej podchodzi do rozliczania zaliczki. Z przepisów wynika wprost, że do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług. Jeżeli chodzi o rozliczenie wpłaconej zaliczki po stronie kosztów uzyskania przychodów, to należałoby w tym miejscu się odwołać do definicji kosztu. Musi mieć on związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą a przede wszystkim musi być definitywny i bezzwrotny, czego nie można powiedzieć o zaliczce, która takiego charakteru najczęściej nie ma.
Otrzymana zaliczka w podatku dochodowym nie generuje przychodu do opodatkowania
|
Zapłacone zaliczki w PIT co do zasady nie stanowi kosztu uzyskania przychodów
|
Na gruncie podatku VAT bez znaczenia pozostaje wysokość wpłaty zaliczki. Oznacza to, że bez względu na to czy to będzie zaliczka 100%, 50%, 20% czy w jakiejkolwiek innej proporcji, to wpłata zaliczki musi być rozliczona w VAT. Odrębną kwestią będzie wystawienie faktury zaliczkowej i faktury końcowej przy zaliczce wpłaconej w 100%. W takim przypadku organy podatkowe stoją na stanowisku, że nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej do faktury zaliczkowej na 100% wartości zamówienia. Jednak w praktyce przedsiębiorcy wystawiają faktury końcowe, pomimo wpłaty zaliczki w 100%.
Jeżeli chodzi natomiast o podatek dochodowy, to w przypadku wpłaty zaliczki w 100% można się spotkać z dwoma odmiennymi podejściami organów podatkowych do tej kwestii. Według pierwszego stanowiska, jeżeli zaliczka ma charakter definitywny i bezzwrotny, to może się znaleźć po stronie przychodów a więc również kosztów podatkowych. W jednej z interpretacji podatkowych nr 0111-KDIB1-1.4010.135.2022.1.AND z dnia 06.06.2022 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej napisał m.in. zapłata z góry za wykonanie usługi w następnych okresach sprawozdawczych, mająca ostateczny i definitywny charakter, związana z uregulowaniem należności przed wykonaniem usługi, nie może być potraktowana jako nieuznana za przychody podatkowe i wpłaty na poczet usług. Oznacza to, że znajdzie się po stronie przychodów podatkowych. Takie samo stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji nr 0113-KDIPT2-1.4011.161.2023.2.MZ z dnia 17.05.2023 r. Na infolinii KIS można uzyskać potwierdzenie, że zapłata zaliczki w 100% na poczet przyszłej dostawy towarów czy wykonania usługi, o ile ma charakter definitywny i ostateczny, stanowi przychód i koszt w podatku PIT.
Natomiast zgodnie z drugim stanowiskiem taka zaliczka nie będzie księgowana w podatku dochodowym. Obowiązek podatkowy w PIT powstanie dopiero w momencie dostawy towarów/usług. W tym samym okresie przedsiębiorca będzie miał prawo do ujęcia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. W tym miejscu można przywołać stanowisko NSA w wyroku sygn. akt II FSK 419/11 z 16.06.2012 r., w którym zostało napisane, że nawet otrzymanie pełnej ceny nie rodzi przychodu po stronie otrzymującego zapłatę, jeżeli zapłata dotyczy świadczenia usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Należy podkreślić, że od tamtego czasu nie zmieniły się przepisy w tym zakresie. Na infolinii KIS podkreśla, że zaliczka na 100% wartości zamówienia, jeżeli nie ma charakteru definitywnego i ostatecznego będzie przychodem dopiero w momencie dokonania dostawy. Będzie to dotyczyło sytuacji, kiedy strony ustalą, że może dojść do zwrotu zaliczki. Przykładowo z ustaleń wynika, że w przypadku niedostarczenia towarów w terminie 60 dni zaliczka podlega zwrotowi. W takim przypadku zaliczka w 100% nie ma charakteru definitywnego i ostatecznego i przychód w PIT powstanie w momencie dostawy towarów.
Pierwsze stanowisko opiera się na wydawanych interpretacjach podatkowych. W ustawie o PIT nie ma przepisów, które różnicowałyby sposób rozliczenia zaliczki ze względu na wysokość dokonanej wpłaty. Dlatego też zasadnym wydaje się nie rozliczanie zaliczki zapłaconej nawet w 100% w podatku dochodowym.
Jeżeli uznamy, że zaliczka przekazana na 100% wartości zamówienia i nie stanowi przychodu w PIT, to w takim przypadku księgowanie w podatku dochodowym powinno być przeprowadzone w okresie realizacji dostawy towaru czy wykonania usługi, również po stronie kosztów. Jeśli sprzedawca nie wystawi faktury końcowej, to podstawą do zaksięgowania kosztu będzie wówczas faktura zaliczkowa, ale w okresie, w którym została zrealizowana dostawa. Przykładowo faktura zaliczkowa został wystawiona w kwietniu a dostawa towarów miała miejsce w maju, fakturę zaliczkową zaksięgujemy w kosztach maja.
W ustawie o PIT nie ma przepisów, które różnicowałyby sposób rozliczenia zaliczki ze względu na wysokość dokonanej wpłaty. Jednocześnie utrwalona praktyka interpretacyjna wskazuje na dwie możliwości w zakresie faktury końcowej do zaliczki na 100% zamówienia. Wydawane interpretacje oraz przepisy podatkowe nie wskazują na brak możliwości wystawienia faktury końcowej do zaliczki na 100% zamówienia. Dlatego też w przypadku ujmowania faktury zaliczkowej na 100% zamówienia zawsze powinno to być poprzedzone potwierdzeniem u sprzedawcy, że fakturę tę uznaje się także za końcową i nie zostanie wystawiona kolejna faktura końcowa.
Jednocześnie wydawane interpretacje indywidualne wskazują, że wystawienie faktury końcowej do zaliczki na 100% zamówienia nie jest błędem. Wystawienie takiego dokumentu w pełni potwierdza rozliczenie usługi i może być dobrą praktyką w ramach zachowania należytej staranności – pozwalającą na pełne potwierdzenie przez obie strony który dokument ująć w kosztach podatku dochodowego.
O ile rozliczanie zaliczek w podatku VAT nie budzi żadnych wątpliwości, to w podatku dochodowym rodzą się wątpliwości, szczególnie jeśli wpłata zaliczki obejmuje 100% zamówienia. Można się spotkać z takim podejściem fiskusa, że taka zaliczka powinna być wykazana jako przychód, jeśli ma charakter definitywny i bezzwrotny. Nie jest to jednak zgodne z przepisami, które wprost mówią, że zaliczki nie zalicza się do przychodów w PIT i nie warunkują tego zapisu. W publikacji opisane zostały obowiązujące przepisy i zwrócono także uwagę na ewentualne rozbieżności co do rozliczania zaliczek na 100% wartości zamówienia. Dopóki nie pojawią się jakieś wiążące wyjaśnienia czy wytyczne ze strony Ministerstwa Finansów w takich przypadkach należałoby tę kwestię konsultować z organem podatkowym lub zasięgnąć opinii doradcy podatkowego.
Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.
Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.
Z Biurem Rachunkowym i aplikacją IFIRMA masz wszystko pod kontrolą i w jednym narzędziu!
Czym jest zaliczka?
Jak rozliczyć zaliczkę w podatku VAT?
Jak rozliczyć zaliczkę w podatku dochodowym (PIT)?