Zarządzanie czasem. Jak sprawnie zorganizować czas pracy?

Współcześnie coraz więcej czasu poświęca się na pracę. Nikogo nie dziwią już nadgodziny i żmudne ślęczenie nad zleceniami. Zarządzanie czasem to podstawa efektywnego i szybkiego wykonywania wielu zadań. W poniższym artykule poznasz sprawdzone techniki i metody jak sprawnie zorganizować swój czas pracy.

Zarządzanie czasem

Polacy i Grecy należą do najbardziej zapracowanych na świecie – według OECD spędzają w pracy blisko 2 tysiące godzin rocznie, znacznie wyprzedzając Niemców, którzy pracują o sześćset godzin krócej w skali roku. Niestety pracowitość nie idzie w parze z produktywnością, bo tę mamy aż o 70 proc. niższą. Wieczny brak czasu i zapracowanie to bolączka zarówno freelancerów, jak i firm. Odbija się to nie tylko na naszej wydajności i motywacji, ale też na zdrowiu. Na szczęście nic straconego. Styczeń sprzyja postanowieniom noworocznym i ekonomii zachowań – to idealny czas na to, aby wprowadzić kilka zmian i lepiej organizować pracę w 2015 r. W dzisiejszym artykule sprawdzimy, co obniża produktywność w każdej firmie, wymienimy skuteczne i proste metody zarządzania czasem, a także polecimy przydatne narzędzia i aplikacje do organizacji pracy. Zaczynamy.

Co dezorganizuje czas pracy?

Na początku 9 drobiazgów, które zabierają czas i szkodzą każdej firmie:

Wysyłanie niekończących się maili. Jeśli właśnie wysłałeś trzeciego maila w odpowiedzi, nie wysyłaj kolejnych. Lepiej zadzwoń do tej osoby lub spotkaj się z nią osobiście.
Powiadomienia dźwiękowe o nowym mailu. Warto odpowiadać na nie na bieżąco, ale nie wszystkie są warte tego, aby odrywać nas od pracy.
Używanie opcji „odpowiedz wszystkim”.
Tworzenie raportów, które nie służą podejmowaniu decyzji i poprawie sytuacji w firmie.
Tworzenie raportów, których nikt nie przeczyta.
Zrzucanie decyzji na przełożonych.
Ustalanie niekończących się spotkań za spotkaniami.
Zostawianie najważniejszych spraw na koniec.
Ustalanie spotkań dłuższych, niż 45 minut. Tyle czasu zazwyczaj naprawdę wystarcza. Niepotrzebnie zaokrąglamy ten czas do pełnej godziny.

To wnioski z (badania), które Matt Krzysiak przeprowadził w swojej firmie, obejmując posadę prezesa National Motor Club. Do tego dochodzi jeszcze niepotrzebna praca administracyjna, zajmowanie się sprawami nieleżącymi w zakresie naszych obowiązków, prywatne rozmowy telefoniczne, czytanie gazet oraz załatwianie tzw. spraw na mieście. Pracując w domu, tym bardziej nietrudno aktywności pożerające czas pracy. Portale społecznościowe, jedzenie i kawę, wizyty znajomych oraz przekładanie zadań na „za chwilę”. Brzmi znajomo, prawda? Można jednak z nimi walczyć, wypracowując proste nawyki i ustalając sobie przyjazny plan pracy.

Techniki zarządzania czasem

Metoda pomodoro

Jedną z najbardziej znanych technik, która może pomóc, jest metoda pomodoro pochodząca od klasycznego, kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Metoda polega na wypisaniu na kartce wszystkich zadań, jakie się ma do zrealizowania, wybraniu jednego konkretnego, a następnie ustawieniu czasomierza na 25 minut i pracowaniu nad zadaniem przez cały ten czas – w pełnym skupieniu, bez rozpraszania się Facebookiem czy SMSami. Jeśli po 25 minutach zadanie wciąż nie jest zrobione, należy zrobić sobie 5 minut przerwy, a potem znów wrócić do pracy, nastawiając zegarek na kolejne 25 min. Po 2 godzinach takiej pracy (4 pomodoro) mózg będzie jednak potrzebować odpoczynku, warto zarządzić wówczas ok. 30 minut odpoczynku – wyjść na spacer, zrobić sobie herbatę czy obejrzeć jakiś serial. To bardzo prosta i wydajna metoda usprawniająca zarządzanie czasem. Cieszy się popularnością na całym świecie.

Technika 5s

Kolejną polecaną techniką jest 5S, która pomaga zorganizować stanowisko pracy tak, aby podnieść wydajność, poprawić jakość produkowanych wyrobów i świadczonych usług i obniżyć koszty działania firmy. 5S, stosowane od dawna w japońskich firmach, jest zbiorem pięciu zasad:

selekcja – usunięcie ze stanowiska wszystkich przedmiotów, które są niepotrzebne (usuwanie niepotrzebnych wiadomości ze skrzynki pocztowej),
segregacja – przypisanie miejsca potrzebnym przedmiotom; muszą być łatwe do znalezienia i odłożenia po skorzystaniu, warto więc stosować przyborniki, podpisy lub kolorowe etykiety (katalogowanie wiadomości),
sprzątanie – codzienne sprzątanie miejsca pracy, wyeliminowanie źródła zanieczyszczeń (usuwanie SPAMu i wypisanie się z niepotrzebnych newsletterów),
standaryzacja – ustalenie standardowych godzin pracy (ustalenie konkretnych godzin, w czasie których odpisuje się na maile),
samodyscyplina – wyrobienie nawyku przestrzegania powyższych 4 czynności.

Scrum

Macie pod ręką tablicę i kolorowe karteczki? Poznajcie Scrum, metodę organizowania pracy często stosowaną wśród startupów i programistów. Metoda polega na tym, że projekty i zadania wypisuje się na karteczkach, a następnie przypina do odpowiednich kolumn na tablicy. Kolumny oznaczają kolejne elementy procesu (np. „zaplanowane”, „w trakcie pracy”, „testowane”, „pilne do dokończenia”, „zrobione”). W pierwszej kolumnie tworzy się kolejkę zadań, którym nadaje się priorytety i określa, ile godzin jest na nie przewidywanych (wykorzystując różne kolory karteczek, można podzielić je na kategorie). Następnie karteczki przypina się kolejno od lewa do prawa, w miarę postępu prac, aż do sekcji „zrobione”. Scrum pozwala śledzić na bieżąco rozwój projektu, oszacować z czym są największe problemy, czy prace idą zgodnie z harmonogramem oraz jak dużo zadań zostało jeszcze do końca. Jest to bardzo przydatne zarówno przy organizacji czasu, jak i podczas kontaktów z klientem.

System kwadratów

Metoda ta opiera się na hierarchii ważności przydzielonych zadań. Zgodnie z tą techniką kartkę papieru dzieli się na cztery równe pola, odpowiadające czterem kategoriom zadań. W górnych ćwiartkach wpisuje się zadania pilne (ważne i nieważne), a w dolnych niepilne – ważne i nieważne. Zadania pilne i nieważne to takie, którymi należy zająć się tak szybko, jak to możliwe, ale bez pilnowania konkretnej daty (np. zatelefonowanie gdzieś). Zadania pilne i ważne są terminami, których należy pilnować i dotrzymać (np. zapłacenie abonamentu). Dzięki temu systemowi wiemy, które zadania wykonywać najpierw, a które mogą poczekać. To idealne uzupełnienie listy czynności planowanych do wykonania każdego dnia. Takie połączenie pozwala na jeszcze efektywniejsze zarządzanie czasem.

80/20

Inną techniką jest realizowanie zadań według zasady Pareto (inaczej 80/20). Blisko sto lat temu Vilfredo Pareto zaobserwował, że 80% dóbr znajduje się w rękach zaledwie 20% społeczeństwa. Wkrótce odkryto, że proporcje te mają zastosowanie w różnych dziedzinach życia: 80% przychodów generuje 20% klientów, 20% usług w firmach odpowiada za 80% przychodów, przez 80% czasu nosimy 20% ubrań, które mamy w garderobie i tak dalej. Według tej metody wykonywanie 20% zadań wystarczy, aby osiągnąć 80% rezultatów. Sztuką jest dostrzec, które dokładnie to zadania i „odsiać ziarna od plew”. Oczywiście zasada ta nie działa z idealną precyzją – stosunek może wynosić 90/10, 70/30, 97/3 itd. Zasada Pareto pomaga skupić się na czynnikach kluczowych dla realizacji celów i nie marnować czasu na działania poboczne, które nie przynoszą wystarczających rezultatów.

Minuta lub dwie

Ostatnią i najprostszą techniką jest zasada 2 minut Davida Allena. Świetnie sprawdzi się w pracy, a także podczas wykonywania codziennych obowiązków. Według niej jeśli wykonanie jakiejś czynności zajmuje nie więcej, niż 2 minuty, to powinno się ją natychmiast wykonać. Odwlekane w czasie drobne sprawy oddzielnie zajmują zaledwie chwilę, ale jeśli zbierze się je razem, to na koniec dnia mogą stanowić duże obciążenie. Metoda ta jest najprostsza do wprowadzenia spośród wszystkich, a jednocześnie zapewnia najlepsze rezultaty w najkrótszym czasie. Poza tym podnosi poziom zadowolenia: realizowanie kilku zadań w ciągu dnia, nawet małych, daje satysfakcję i pozytywnie nastraja do realizacji kolejnych. Dodatkowo warto pamiętać o dwóch zasadach:

nie czekać na większy blok wolnego czasu – odkładanie wszystkiego na później zazwyczaj nie jest najlepszym pomysłem; podczas świąt chcemy wypocząć, niejednokrotnie też pojawiają się niezapowiedziane sytuacje,
planować jedynie 60% czasu – często przeceniamy swoje możliwości; planując listę zadań warto wziąć pod uwagę niezapowiedziane wydarzenia i pożeracze czasu.

Narzędzia do zarządzania pracą

Tworzenie i przechowywanie dokumentów

Google Docs – darmowe narzędzie Google umożliwiające tworzenie, współdzielenie i edytowanie plików (pliki tekstowe, arkusze, prezentacje, formularze), zarówno offline, jak i online. Goodle Docs działa na telefonie, tablecie lub komputerze. Co więcej, narzędzie współpracuje z plikami Word – nie trzeba więc kupować oprogramowania – i jest zintegrowane z Dyskiem Google (15 GB).
Office Online – darmowa wersja pakietu Microsoft Office to po potężne narzędzie umożliwiające tworzenie, zapisywanie i udostępnianie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i notesów. W skład Office Online wchodzi: Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), skrzynka pocztowa Outlook.com, kalendarz i kontakty.
Dropbox – bezpieczny system udostępniania i przechowywania plików, przechowywania kopii zapasowych i synchronizowania plików między komputerami. Dropbox umożliwia wysyłanie, przeglądanie i pobieranie danych zarówno poprzez zwykłą przeglądarkę, jak i poprzez dedykowaną aplikację zainstalowaną na komputerze.

Zarządzanie zadaniami

ColorNote – prosta aplikacja na Androida pozwalająca na szybkie i łatwe edytowanie notatek, przypomnień, emaili, wiadomości, list zakupów i zadań. Umożliwia organizowanie notatek według koloru, blokowanie ich hasłem i tworzenie kopii zapasowych.
Todoist – narzędzie do tworzenia list zadań i zarządzania nimi. Działa online, offline oraz na 13 platformach i urządzeniach. Umożliwia tworzenie projektów, współdzielenie zadań z bliskimi, posiada powiadomienia, priorytetowanie, monitor i wizualizacje (wykresy) wydajności.
CRM ifirma.pl – darmowy system CRM do zarządzania relacjami z klientem. Zawiera listę kontrahentów, kalendarz (eksport zadań z iCal, Google Calendar i Windows Calendar), moduł dokumentów, moduł ofertowy, listę projektów, raporty i wykresy oraz wskazuje rentowność projektów.
Trello – prosta, szybka i darmowa aplikacja do zarządzania zadaniami. Umożliwia tworzenie tablic składających się z sekcji (standardowo każda tablica składa się z trzech kolumn: To Do, Doing i Done), na które można dodawać zadania, nadając im rożne etykiety, priorytety i deadliny. Dodatkowo każde zadanie można skomentować. Trello jest zintegrowane z Dropboxem i dostępne jako aplikacja webowa, aplikacja na Windows 8 oraz aplikacja mobilna na Androida i iOS.

A jakie są Wasze sposoby aby skutecznie zorganizować czas pracy? Znacie inne ciekawe aplikacje jeśli chodzi o zarządzanie czasem? Podzielcie się w komentarzu.