Przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej bardzo często pomagają nam członkowie najbliższej rodziny, mowa o współmałżonkach, dzieciach czy rodzicach. Wydawałoby się, że jeżeli takie zatrudnienie ma formę umowy o pracę, to zasady rozliczania będą takie same, jak w przypadku innych pracowników. Niestety, jeżeli chodzi o rozliczanie składek ZUS, to najczęściej tak nie będzie. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem zatrudnienia małżonka lub innego członka rodziny w kontekście opłaty składek ZUS od jego wynagrodzenia.
Powszechną praktyką jest prowadzenie tzw. firm rodzinnych. Największe zaufanie mamy do naszych najbliższych i im powierzamy nasze sekrety. Prowadzenie firmy również wiąże się ze skrywaniem pewnych informacji, które nazywane są tajemnicą przedsiębiorstwa. W tym przypadku chodzi przede wszystkim o to, żeby konkurencja się o tych tajemnicach nie dowiedziała. Zatrudniając członka najbliższej rodziny, mamy większą pewność, że wszystkie informacje na temat firmy zostaną w rodzinie. Jednak nawet rodzina nie chce pracować za darmo, każdy chce otrzymywać godziwą zapłatę za swój wkład pracy.
Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przedsiębiorcy pozbawieni byli prawa do zaliczania wynagrodzeń członków najbliższej rodziny w koszty prowadzenia działalności, nawet jak to wynagrodzenie było faktycznie wypłacane. To się jednak na szczęście zmieniło od 2019 roku i od tego czasu można już ujmować w kosztach takie wypłaty.
Obecnie przepisy podatkowe pozwalają już na zaliczanie wynagrodzeń do kosztów uzyskania przychodów bez względu na rodzaj zawartej umowy:
Mul>
o dzieło.
W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych widnieje informacja, że kosztem uzyskania przychodów jest wynagrodzenie małżonka i małoletnich dzieci przedsiębiorcy.
Członkowie rodziny zostali zrównani w prawach z niespokrewnionymi pracownikami. Jednak czy taka sama zasada obowiązuje w przypadku zapłaty składek ZUS? Zaraz napiszemy na ten temat kilka słów.
Zatrudnienie członka rodziny a składki ZUS
Na tle przepisów ubezpieczeniowych sprawa wygląda nieco inaczej, nie pozostają one spójne z przepisami podatkowymi. Nie będziemy tego oceniać, zobaczmy więc jak do tego tematu, podchodzą przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (SUS)..
Osoba współpracująca
Członkowie najbliższej rodziny, za których uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, które współpracują przy:
- prowadzeniu działalności gospodarczej lub wykonywaniu umowy agencyjnej, lub umowy zlecenia,
- pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym, traktowane są jako osoby współpracujące.
Wszystkie te warunki muszą być spełnione łącznie. Nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.
|
Składki ZUS za osobę współpracującą
Oblicza się i odprowadza się według następujących zasad:
- umowa o pracę – odpłatnie i nieodpłatnie – składki społeczne w takiej samej wysokości, jak za przedsiębiorcę, jedynie składka zdrowotna jest płacona inaczej,
- umowa zlecenie – składki ZUS są opłacane na takich samych zasadach, jakie obowiązują w stosunku do pozostałych pracowników, o ile treść
- umowy odpowiada kryteriom z ustawy Kodeks cywilny i ZUS tego nie zakwestionuje,
- umowa o dzieło – nie ma obowiązku zapłaty składek ZUS. Płatnik składek ma obowiązek poinformować ZUS o zawarciu umowy o dzieło w ciągu 7 dni od jej zawarcia.
|
Umowa zlecenie ze współmałżonkiem
Przepisy nie zabraniają, żeby pomiędzy małżonkami były zawierane umowy zlecenie, jeśli jedno z nich prowadzi działalność gospodarczą. W takim przypadku jeśli to będzie jedyny tytuł do ubezpieczeń dla zleceniobiorcy, to wówczas należy dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Natomiast wystąpi zbieg tytułów do ubezpieczenia, to może się okazać, że od umowy zlecenie będzie opłacana jedynie składka zdrowotna. Dzieje się tak wówczas, gdy współmałżonek jest na przykład zatrudniony na umowę zlecenie lub umowę o pracę u innego płatnika. Jeśli jego wynagrodzenie z innych tytułów będzie przekraczało kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę, to trzeba będzie zapłacić do ZUS jedynie składkę zdrowotną.
W jednej z interpretacji ZUS sygn. WPI/200000/43/283/2022 (decyzja nr 283/2022) z dnia 8 marca 2022 r. W tym przypadku pytanie dotyczyło zatrudnienia męża w firmie żony na umowę zlecenie. ZUS w uzasadnieniu napisał m.in., że osoba wykonująca pracę na umowę zlecenie, nawet jeśli spełnia kryteria określone dla osób współpracujących, podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy zlecenie. Wynika to z faktu, że umowa zlecenie stanowi odrębny tytuł od współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Tym samym ZUS uznał stanowisko przedsiębiorcy za prawidłowe.
Jak należy rozumieć współpracę w prowadzonej działalności gospodarczej?
W ustawach brakuje często definicji, czy doprecyzowania wielu pojęć. W omawianej tematyce można się zastanawiać, w jaki sposób należy zdefiniować termin “współpraca”. Najlepiej w takim przypadku powołać się definicje, którymi posługują się sądy w wydawanych orzeczeniach. W jednym z takich wyroków sygn. akt VII U 3975/19 z dnia 23.12.2019 r. można przeczytać między innymi.
| Współpraca z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą charakteryzuje się m.in. tym, że:
|
| Współpracujący ma istotny wpływ, na prowadzoną działalność i wartość jego działania jest znacząca, a dochody z tej działalności nie osiągałyby takiego pułapu, jaki zapewnia udział osoby współpracującej przy tym przedsięwzięciu
|
| Powinna charakteryzować się zorganizowaniem i pewną ciągłością
|
| Wykonywane prace są takiego rodzaju, rozmiaru i częstotliwości, że mają one wymiar ekonomiczny i organizacyjny istotny dla firmy
|
| Wykonywane czynności mają wpływ na sferę organizacyjną i finansową firmy
|
| Podejmowane decyzje są wiążące dla funkcjonowania firmy |
| Współpraca przy prowadzeniu działalności gospodarczej jest wolna od elementów składających się na pojęcie stosunku pracy
|
Kto jest uznawany za osobę współpracującą?
We wspomnianej już wcześniej ustawie o SUS pojawia się definicja osoby współpracującej.
Osoba współpracująca
Za osobę współpracującą uważa się:
- małżonka,
- dzieci własne,
- dzieci drugiego małżonka,
- dzieci przysposobione,
- rodziców,
- macochę i ojczyma,
- osoby przysposabiające.
jeżeli pozostają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności gospodarczej lub wykonywaniu umowy agencyjnej, lub umowy zlecenia.
|
| Nie jest osoba współpracującą osoba, z którą została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego
|
Wyjaśnienie pojęcia osoby współpracującej jest kluczowe do ustalenia, jakie składki ZUS będą za takie osoby odprowadzane.
Zatrudnienie małżonka lub członka rodziny – czy trzeba płacić składki ZUS?
Na wstępie zostały już przekazane wszystkie najważniejsze informacje dotyczące rozliczania wynagrodzeń otrzymywanych przez członków najbliższej rodziny. Wiemy, że od 2019 roku nie ma już wątpliwości, że uzyskiwane wynagrodzenie stanowi koszty uzyskania przychodów w działalności. Co do opłacania składek ZUS za osobę współpracującą, to co zasady organy rentowe stoją na stanowisku, że składki społeczne będą płacone w takiej samej wysokości, jak za przedsiębiorcę. W jednej z wydanych interpretacji ZUS sygn. WPI/200000/43/1186/2019 z dnia 17.04.2023 r. ZUS nie chciał przyznać racji przedsiębiorcy, który uważał, że zatrudnienie córki, jako kosmetolog w firmie nie będzie podlegało pod składki ZUS, które są należne od osoby współpracującej. ZUS w wydanej decyzji jednak uznał, że praca wykonywana przez córkę pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym z ojcem prowadzącym firmę wyczerpuje znamiona osoby współpracującej, a nie pracownika. Od wydanej decyzji przysługuje prawo odwołania do Sądu Okręgowego.
Piszemy o tym, ponieważ w cytowanym już wcześniej wyroku sygn. akt VII U 3975/19 z dnia 23.12.2019 r. Sąd Okręgowy w Warszawie po zbadaniu sprawy uznał, że żona jest pracownikiem, a nie osobą współpracującą w firmie mężą. Przy takim podejściu podstawa wymiaru składek ZUS powinna być ustalona w oparciu o wynagrodzenie określone w umowie o pracę. W ocenie Sądu współpraca jest wolna od elementów składających się na pojęcie stosunku pracy – podporządkowania, ciągłości, wyraźnie określonego wynagrodzenia, zakresu czynności. Działania osoby współpracującej nie mają charakteru czynności pracowniczych. Za współpracującego przy prowadzeniu działalności pozarolniczej można uznać tylko taką osobę, która na rzecz tej działalności wykonuje prace takiego rodzaju, rozmiaru i częstotliwości, że mają one wymiar ekonomiczny i organizacyjny na tyle istotny, iż mogą być postrzegane jako współpraca przy prowadzeniu tej działalności. Żaden z przepisów prawa nie definiuje jakim kryteriom winna odpowiadać współpraca przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej.
Osoba współpracująca – wymiar składek ZUS
Zgodnie z przepisami każdy zatrudniony pracownik, w tym również członek najbliższej rodziny, powinien być zgłoszony do ZUS. Jednak w przypadku członków najbliższej rodziny, które są traktowane, jak osoby współpracujące będą obowiązywały inne zasady opłacania składek społecznych i składki zdrowotnej. Składki społeczne są płacone w takiej samej wysokości, jak przy dużym ZUS przedsiębiorcy. Dotyczy to zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Jeśli będzie to zatrudnienie na umowę zlecenie, to składki ZUS są płacone od kwoty uzyskanego wynagrodzenia.
Składki społeczne
Na gruncie przepisów ZUS składki społeczne za osobę współpracującą opłaca się w wysokości co najmniej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, a to oznacza, że jest to podstawą do dużego ZUS płaconego przez przedsiębiorcę. W 2025 roku podstawa wymiaru składek na Dużym ZUS wynosi 5.203,80 zł, co daje:
- 1.773,96 zł – składki społeczne ze składką chorobową,
- 1.646,47 zł – składki społeczne bez składki chorobowej.
|
Składka zdrowotna
Podstawa do naliczania składki zdrowotnej wynosi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku. Na 2025 rok ta podstawa wynosi 6.411,89 zł (8.549,18 zł x 75%). Składka zdrowotna wynosi 9%, czyli w 2025 roku jest to kwota 577,07 zł |
Ważne!
W przypadku osób współpracujących nie ma znaczenia, że przedsiębiorca korzysta z ulgi na start, ZUS preferencyjnego czy Małego ZUS Plus
|
Uwaga!
Powyższe zasady rozliczania składek ZUS dotyczą osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę
|
| Składki społeczne zapłacone za osobę współpracującą będą rozliczone w działalności gospodarczej przedsiębiorcy poprzez zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów lub na etapie rozliczania zaliczki, jako zmniejszenie przychodu/dochodu
|
Składka zdrowotna zapłacona za osobę współpracującą będzie:
- wliczana do limitu na podatku liniowym, w 2025 roku 12.900 zł,
- na ryczałcie przedsiębiorca może pomniejszyć przychód o 50% zapłaconej składki zdrowotnej.
|
Podsumowanie
W dzisiejszej publikacji omówione zostały zasady opłacania składek ZUS od członków najbliższej rodziny, które przez organy rentowe są traktowane, jako osoby współpracujące.
O ile od 2019 roku ucięły się dyskusje na temat zaliczania wynagrodzeń członków najbliższej rodziny do kosztów uzyskania przychodów, o tyle spory z ZUS na tle rozliczania składek trwają nadal. Jak widać, cały czas brakuje spójności przepisów podatkowych, z przepisami w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.
ZUS stoi nieugięcie na swoim stanowisku, że członkowie najbliższej rodziny posiadają status osoby współpracującej, chociaż uzasadnienia w wydawanych rozstrzygnięciach są bardzo ogólne i lakoniczne.
Składki społeczne osoby współpracującej są w takiej samej wysokości, jak dla przedsiębiorcy opłacającego Duży ZUS. Składak zdrowotna jest w zryczałtowanej wysokości i w podstawie znajduje się kwota w wysokości 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, co niejednokrotnie może stanowić wyższą kwotę niż samego przedsiębiorcy. Są to bardzo duże obciążenia finansowe szczególnie dla firm prowadzących działalność gospodarczą na niewielką skalę.
Sądy mają już szersze spojrzenie na ten temat i podkreśla się, że brakuje szczegółowych przepisów, które w sposób jednoznaczny zdefiniowałby, co się kryje pod pojęciem współpracy w prowadzonej działalności gospodarczej.
Jednak dopóki nie zmienią się przepisy w obszarze ubezpieczeń, przedsiębiorcy powinni brać pod uwagę stanowisko i podejście ZUS co do oskładkowania osób współpracujących. W przeciwnym razie najczęściej będą musieli dochodzić swoich praw w Sądzie, co jak wiadomo jest czasochłonne i kosztowne i tak naprawdę trudno przewidzieć, jaki będzie efekt końcowy.
Brak spójności pomiędzy przepisami podatkowymi i składkowymi dodatkowo rodzi naturalny sprzeciw przeciwko różnemu traktowaniu, na gruncie rozliczeń podatkowych i składkowych, wynagrodzeń wypłacanych członkom najbliższej rodziny i osobom niespokrewnionym. Przedsiębiorcy oczekują, że zapadną w końcu konkretne rozstrzygnięcia, które uwzględnią stanowisko płatników i utną raz na zawsze dyskusje na ten temat.
Stan prawny na dzień: 28.02.2025 r.
Małgorzata Jagusiak 
Korekta faktury sprzedaży po powrocie do zwolnienia z VAT jak rozliczyć?
Pole dance, joga czy tenis dla pracowników – czy takie benefity można ująć w kosztach firmy?
Umowa zlecenia w okresie urlopu bezpłatnego a składki ZUS
Wykup samochodu z leasingu – jak rozliczyć podatki? Co ze sprzedażą?
