Zatrudnienie niani – jaka forma umowy?

Formy zatrudnienia niani

Rodzice mogą zatrudnić nianię na podstawie:

• umowy o pracę,
• umowy zlecenie,
• umowy uaktywniającej.

Niania nie musi mieć specjalnego wykształcenia, ukończonych kursów ani certyfikatów, by wykonywać swój zawód.

Jedyny obowiązek niani, która będzie opiekować się dzieckiem w wieku do 3 lat, to wykonanie badań sanitarno-epidemiologicznych (zgodnie z ustawą z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi). Taki wymóg nakłada art. 4 ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (DZ.U.2011 nr 45 poz. 235.)

Podobne badania musi też przejść każda inna osoba, która chce opiekować się dziećmi.

Badania można wykonać u lekarza medycyny pracy, lekarza rodzinnego, lekarza medycyny ogólnej, lekarza specjalisty w dziedzinie chorób wewnętrznych, czy lekarza pediatry.

Umowa o pracę

Rodzic, także może być pracodawcą. Nie trzeba prowadzić firmy, aby zatrudniać inne osoby. Jednak zatrudnienie niani na podstawie umowy o pracę oznacza obowiązek stosowania się do kodeksu pracy, a także należy stosować zasady dotyczące wypłaty wynagrodzenia, czy opłacania ZUS na zasadach umowy o pracę.

Pracownik na etacie zobowiązany jest do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia w ustalonym terminie.

Przy umowie o pracę, składki na ubezpieczenia za nianię w pewnej części powinien opłacić pracodawca (czyli rodzic) ze “swojej kieszeni”, a część opłaca pracownik (czyli niania) – są one potrącane z jej wynagrodzenia przez pracodawcę.

Jednym z obowiązków rodzica, wynikającym z zatrudnienia na umowę o pracę jest konieczność zgłoszenia do ubezpieczenia pracowników oraz wysyłania do ZUS comiesięcznej deklaracji rozliczeniowej ZUS, czy raportów imiennych.

Co się wiąże z umową o pracę, przeczytasz w artykule: Zatrudnienie pracownika krok po kroku – obowiązki pracodawcy.

Na umowie o pracę określa się kwotę brutto wynagrodzenia pracownika. Z tej kwoty potrącana jest część składek ZUS i podatek dochodowy. To, co pozostanie po potrąceniach to wynagrodzenie netto wypłacane pracownikowi.

Od umowy o pracę, rodzic będący pracodawcą powinien odprowadzić podatek za miesiąc, w którym był naliczony i wpłacać do właściwego urzędu skarbowego do 20 dnia następnego miesiąca. Podatek jest potrącany z wynagrodzenia niani.

Ponadto, rodzic powinien sporządzić roczny PIT-11 (informację o przychodach i pobranych zaliczkach pracownika) i przekazać do urzędu oraz pracownikowi. W informacji PIT-11 pracodawca określa uzyskany przez pracownika dochód i pobrane zaliczki na podatek PIT. Tak przygotowana deklaracja PIT-11 będzie dla pracownika podstawą do rozliczenia własnego podatku rocznego.

Jeżeli niania ma mniej niż 26 lat, może być wyłączona z opłacania podatku, o czym więcej przeczytasz tutaj: Ulga dla młodych.

Umowa zlecenie

Inną formą zatrudnienia osoby do opieki nad dzieckiem może być umowa zlecenie. Do umowy zlecenie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

Przy umowie zlecenie, wynagrodzenie należy się dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że inaczej wynika z umowy lub z przepisów szczególnych.

Przy tej formie zatrudnienia, pracodawca, czyli w naszym przypadku rodzic powinien opłacać podatek za nianię (potrącając z jej wynagrodzenia), sporządzić PIT-11, czy dokonać odpowiednich zgłoszeń w ZUS i odprowadzać składki za nianię. Przy umowie zlecenie niania, która ma mniej niż 26 lat także może korzystać z ulgi dla młodych, czyli zwolnienia z podatku.

Jeśli chodzi o składki społeczne ZUS za nianię, to o tym, czy rodzic powinien je opłacać decyduje status niani — czy jest jeszcze gdzieś indziej zatrudniona, ma inne źródło zarobków, czyli tytuł do ubezpieczeń.

Natomiast składki zdrowotne zawsze będą tu obowiązkowe, są one jednak finansowane przez nianię, czyli rodzic powinien je potrącać z jej wynagrodzenia.

Przepisy dotyczące oskładkowania umowy zlecenia w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń są dość zawiłe. Możliwości łączenia umowy zlecenia z innymi tytułami jest dużo, część poruszyliśmy na łamach naszego bloga, zachęcamy do przeczytania:

Umowa aktywizacyjna

Jeśli rodzice lub samotny rodzic chcą zatrudnić osobę do opieki nad dzieckiem, które ukończyło 20 tydzień życia i ma mniej niż 3 lata, to w świetle prawa osobę tę nazywa się nianią. W tym przypadku można zatrudnić ją nie tylko na podstawie umowy o pracę czy umowy zlecenia, ale również na podstawie umowy uaktywniającej.

Umowa uaktywniająca z nianią (nazywana także umową aktywizacyjną) jest specjalnym rodzajem umowy zlecenie (umowy o świadczenie usług) z osobą fizyczną sprawującą opiekę nad dzieckiem.

Nianią może być wyłącznie osoba fizyczna, zarówno kobieta jak i mężczyzna, która osobiście będzie sprawowała opiekę nad dzieckiem. Nianią może być osoba spokrewniona z rodzicami dziecka, np. babcia, ciocia, kuzynka, siostra itp. Nianią może być także obywatel innego państwa, o ile spełnia powyższe warunki, np. obywatel Ukrainy.

Nianią nie może być rodzic dziecka.

Umowa uaktywniająca powinna być zawarta w formie pisemnej między nianią a rodzicami (muszą być podpisy obojga rodziców) albo rodzicem samotnie wychowującym dziecko.

Umowę uaktywniającą można zawrzeć w celu opieki nad dzieckiem w wieku:

• od ukończenia 20. tygodnia życia do końca roku szkolnego, w którym dziecko skończy 3 lata,
• do 4 lat — jeśli niemożliwe lub utrudnione jest objęcie dziecka wychowaniem przedszkolnym.

Umowa uaktywniająca powinna zawierać przede wszystkim:

• strony umowy,
• cel i przedmiot umowy,
• czas i miejsce sprawowania opieki,
• liczbę dzieci powierzonych opiece,
• obowiązki niani,
• wysokość wynagrodzenia oraz sposób i termin jego wypłaty,
• czas, na jaki umowa została zawarta,
• warunki i sposób zmiany, a także rozwiązania umowy.

W przypadku tej umowy nie obowiązuje zapis o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Umowa aktywizacyjna a składki ZUS niani

Z tytułu umowy uaktywniającej niania podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu wypadkowemu, a ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Jeśli oprócz tej umowy niania ma inne źródło dochodów (np. inną umowę albo prawo do emerytury lub renty), to o obowiązku ubezpieczeń decydują takie same zasady jak dla umowy zlecenia.

Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń, składanie dokumentów rozliczeniowych, a także późniejsze wyrejestrowanie spoczywa na rodzicu.

Dofinansowanie zatrudnienia niani

Dofinansowanie zatrudnienia niani polega na sfinansowaniu części składek ZUS za nianię przez państwo, a zatem rodzice z własnej kieszeni mogą “wyłożyć” mniejszą kwotę, niż gdyby zatrudniali nianię na umowie zlecenie.

Z tytułu umowy uaktywniającej, składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne za nianię, opłaca:

• ZUS – od podstawy stanowiącej kwotę nie wyższą niż 50% wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• rodzic (płatnik składek) – od podstawy stanowiącej kwotę nadwyżki nad kwotą 50% minimalnego wynagrodzenia.

ZUS finansuje składki za nianię do kwoty 50% minimalnego krajowego, a od kwoty stanowiącej nadwyżkę ponad połowę minimalnego wynagrodzenia, składki ZUS opłaca wspólnie rodzic i niania (stosuje się zasady analogiczne jak w przypadku umowy o pracę), czyli niania i rodzic finansują składkę na ubezpieczenie emerytalne w równych częściach (po 9,76%), składkę na ubezpieczenie rentowe w wysokości 1,5% finansuje niania, a w wysokości 6,5% – rodzic, składkę na ubezpieczenie wypadkowe w całości finansuje rodzic, a na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe (2,45%) – niania.

Przy czym składkę na chorobowe niani w każdym przypadku – bez względu na kwotę wynagrodzenia niani – finansuje w całości z własnych środków niania, a opłaca do ZUS rodzic.

Za nianię nie opłaca się składek na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych ani Fundusz Emerytur Pomostowych

Przykład 1.

ZUS sfinansuje część składek za nianię, gdy spełnione są następujące warunki:

1. niania została zgłoszona przez rodzica do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,
2. rodzice albo rodzic samotnie wychowujący dziecko są zatrudnieni, świadczą usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych, prowadzą działalność gospodarczą lub działalność rolniczą,
3. dziecko nie jest umieszczone w żłobku, klubie dziecięcym oraz nie zostało objęte opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna,
4. rodzice nie są na urlopie macierzyńskim, ojcowskim albo wychowawczym

W przypadku utraty przez rodziców zatrudnienia, zaprzestania świadczenia usług lub działalności gospodarczej (np. zawieszenia), ZUS opłaca składki za nianię jeszcze przez okres 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych przyczyn.

Rodzic (płatnik składek) zobowiązany jest do niezwłocznego informowania ZUS o każdej zmianie mającej wpływ na opłacanie składek, w szczególności o rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy uaktywniającej.

W przypadku gdy rodzice zawrą w tym samym okresie umowy uaktywniające z kilkoma nianiami, składki będą finansowane przez budżet państwa tylko za jedną z nich.

Jak zgłosić nianię do ubezpieczeń

Aby zgłosić nianię do ubezpieczenia, wpierw rodzic powinien zgłosić siebie jako płatnika składek. W tym celu powinien złożyć w ZUS formularz ZUS ZFA. Jeśli rodzic jest już płatnikiem składek (np. prowadzi działalność gospodarczą) może pominąć ten krok – nie rejestruje się ponownie jako płatnik.

Nianię należy zgłosić do ZUS na formularzu:

• ZUS ZUA — jeśli rodzic zgłasza ją do wszystkich ubezpieczeń,
• ZUS ZZA — jeśli rodzic zgłasza nianię tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ niania już podlega ubezpieczeniom społecznym.

W zgłoszeniu do ZUS należy podać kod tytułu ubezpieczenia rozpoczynający się cyframi 04 30 (również gdy podstawa wymiaru składek jest wyższa niż połowa minimalnego wynagrodzenia) – jeśli rodzic korzysta z dofinansowania ZUS do zatrudnienia niani.

Kod tytułu ubezpieczenia rozpoczynający się cyframi 04 31 należy stosować w imiennych raportach miesięcznych RCA, w których rodzic rozlicza składki niepodlegające finansowaniu z budżetu państwa.

Jak rozliczać składki za nianię?

Płatnik składek (rodzic) zobowiązany jest do sporządzania i przekazywania do ZUS dokumentów rozliczeniowych za nianię do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Składki należy rozliczać w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz załączonych do niej imiennych raportach miesięcznych ZUS RCA.

Jeśli niania zarabia połowę minimalnego wynagrodzenia krajowego albo mniej — rodzic powinien składać deklarację ZUS DRA oraz ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia, który zaczyna się od cyfr 04 30.

Jeśli zaś przychód niani jest wyższy niż połowa minimalnego wynagrodzenia krajowego, oprócz deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, rodzic powinien złożyć dwa raporty ZUS RCA:

• z kodem tytułu rozpoczynającym się cyframi 04 30 – z rozliczonymi składkami od pensji niani, która nie przekracza połowy minimalnego wynagrodzenia (czyli, to co finansuje ZUS) oraz
• z kodem tytułu rozpoczynającym się cyframi 04 31 – z rozliczonymi składkami od pensji niani stanowiącej nadwyżkę ponad połowę minimalnego wynagrodzenia.

Przykład 2.

Rodzice zawarli z nianią umowę uaktywniającą. Niania podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. W styczniu 2024 r. niania zarobiła 2221 zł. Rodzic powinien złożyć za nią następujące dokumenty rozliczeniowe:

Budżet państwa sfinansuje tylko składki na ubezpieczenia od pensji niania nieprzekraczającej połowy minimalnego wynagrodzenia krajowego, a więc wykazane w raportach RCA z kodem “04 30”.

Zatrudnienie niani — podsumowanie

Nianię można zatrudnić w oparciu o umowę o pracę, umowę zlecenie, czy umowę uaktywniającą. Najbardziej atrakcyjna wydaje się być umowa uaktywniająca, ponieważ tylko w tym przypadku można uzyskać dofinansowanie do zatrudnienia niani, gdyż finansowanie składek za nianię przez ZUS nie dotyczy umowy o pracę ani umowy zlecenia, ma zastosowanie jedynie do umów aktywizacyjnych (uaktywniających) z nianią.

Szerokie informacje na temat zatrudnienia niani na podstawie umowy aktywizacyjnej znajdziemy w publikacjach ZUS.

Warto sprawdzić także czy urząd miasta lub fundusze europejskie nie prowadzą akcji wspierającej rodziców w powrocie na rynek pracy.