Zatrudnienie pracownika – jak wygląda prawidłowa dokumentacja pracownicza?

W związku z zatrudnieniem pracownika na podstawie umowy o pracę pracodawca ma kilka obowiązków. Jak wygląda prawidłowa dokumentacja pracownicza?

1. Składki ZUS

Do obowiązków pracodawcy należy nie tylko zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń, ale także comiesięczne obliczanie, potrącanie, rozliczanie oraz wpłacanie składek na odpowiednie konta w ZUS.

Ponadto, co miesiąc należy przesłać do ZUS odpowiednią deklarację rozliczeniową wraz z imiennymi raportami miesięcznymi. Wszystko to należy dokonywać w terminie do 15 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Pracownika rozliczamy na deklaracji ZUS DRA – jest to deklaracja rozliczeniowa.

W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA płatnik składek rozlicza składki oraz wypłacone w danym miesiącu świadczenia.

Cały komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych takich jak:

• Raport ZUS RCA – jest to miesięczny raport w którym podaje się odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika za dany miesiąc.
• Raport ZUS RSA – jest to natomiast raport miesięczny mówiący o okresie przerwy w opłacaniu składek oraz wypłaconych świadczeniach. Podaje się w nim okres od kiedy do kiedy było wypłacane wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy, liczbę dni, wypłaconą kwotę oraz kod świadczenia przerwy.
• Raport ZUS RZA – jest to miesięczny raport, który nie dotyczy umowy o pracę, ale umowy zlecenia. Podaje się w nim odprowadzoną składkę na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy za dany miesiąc.

Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa

Na pracodawcy ciąży też obowiązek przekazania rocznej informacji (RMUA) o naliczonych składkach osobom zgłoszonym przez niego do ubezpieczeń w ZUS. Informacja ta służy ubezpieczonemu pracownikowi do zapoznania się i potwierdzenia zgodności ze stanem faktycznym przekazanych za niego składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz ewentualnie wypłaconych mu świadczeń.

Od stycznia 2012 r. nie ma już obowiązku przekazywania pracownikowi co miesiąc raportu RMUA. Należy go przekazać jednorazowo w podziale na poszczególne miesiące, w terminie do 28 lutego roku następnego, za rok ubiegły. Przekazujemy ten raport na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego, w formie dokumentu elektronicznego.

Z tym, że na żądanie osoby ubezpieczonej płatnik składek jest obowiązany przekazać tej osobie, ale nie częściej niż raz na miesiąc, informacje zawarte w raportach przekazanych do ZUS za miesiąc poprzedni (art. 41 ust. 8b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Ważne!

Pracodawca ma obowiązek zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego również członków rodziny pracownika jeżeli pracownik zgłosi to pracodawcy.

Zgłoszenia tego dokonuje na formularzu ZUS ZCNA.

Jest to formularz który służy do zgłoszenia danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, czyli stosujemy go gdy chcemy zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, np. dziecko (własne, małżonka czy przysposobione) oraz małżonka czy też wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Służy on też do zgłaszania utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny zgłoszonego wcześniej do ubezpieczenia, czyli wyrejestrowania z tego ubezpieczenia. Na formularzu tym dokonuje się też zmiany czy korekty danych dotyczących członka rodziny zgłoszonego na tym druku do ubezpieczenia zdrowotnego

Do 31 marca 2017 r. niektórzy płatnicy składek mają obowiązek przekazania do ZUS informacji ZUS ZSWA za 2016 r. Jest to zgłoszenie danych o pracownikach wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których istniał obowiązek opłacania składki na FEP w poprzednim roku.

Płatnicy składek zatrudniający pracowników w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze mają obowiązek przekazania do ZUS informacji ZUS ZSWA w terminie do 31 marca danego roku za poprzedni rok. W niektórych przypadkach pracodawca musi jednak złożyć informację ZUS ZSWA wcześniej niż do 31 marca następnego roku, tj.:

• w razie wystąpienia pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej – w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku przez pracownika,
• w przypadku upadłości lub likwidacji płatnika składek – nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.

Należy pamiętać, że formularz ZUS ZSWA, a także jego ewentualną korektę, przekazuje się w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika składek w odniesieniu do składania innych dokumentów ubezpieczeniowych. Będzie to więc dokument elektroniczny lub papierowy.

2. Ewidencja czasu pracy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika. Pracodawca zobowiązany jest do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

Księgowość Internetowa – 30 dni za darmo

• pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• dyżury,
• urlopy,
• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
• w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Pracodawca do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Oryginał ewidencji czasu pracy jest własnością pracodawcy. I przechowywany jest w dokumentacji firmy. Jednak na żądanie, pracownik powinien mieć możliwość wglądu do takiej ewidencji. Natomiast jeżeli pracownikowi nie wystarczy wgląd do ewidencji i zażąda ksera czy odpisu z oryginału ewidencji, to pracodawca musi mu udostępnić ewidencję w formie w jakiej żąda pracownik.

3. Ewidencja wynagrodzeń

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia kart wynagrodzeń co wynika z § 8 pkt. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.

Czyli, według tego rozporządzenia pracodawca powinien dla każdego pracownika założyć i prowadzić imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Jednak przepisy prawa pracy nie doprecyzowują, jaka powinna być treść takiej karty wypłacanych wynagrodzeń.

Ma też obowiązek prowadzenia imiennej karty przychodów pracowników.

Regulują to przepisy § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne Dz. U. Nr 144, poz. 930 ze zm.

Program do faktur – Darmowe konto

Przepisy podatkowe nie określają wzoru karty przychodów pracowników. W § 5 pkt. 2 rozporządzenia został określony minimalny zakres informacji, które pracodawca musi zawrzeć w karcie przychodów pracownika.

A są to:

• imię i nazwisko pracownika,
• identyfikator podatkowy, czyli numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL).

• miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,
• suma osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze),
• koszty uzyskania przychodu,
• składka na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),
• podstawa obliczenia zaliczki w danym miesiącu,
• razem dochód narastająco od początku roku,
• kwota należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczona zgodnie z przepisami ustawy o PIT,
• składka na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,
• należna zaliczka na podatek dochodowy,
• data przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego.

Kartę przychodów i kartę wynagrodzeń pracodawca może prowadzić na dwóch odrębnych formularzach. Może też połączyć obie te karty w jednym formularzu.

4. Lista płac

Według encyklopedii:

„Lista płac to rodzaj dokumentu księgowego stosowany w rachunkowości potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika.”

Nie jest nigdzie w przepisach doprecyzowane, że należy sporządzać listę płac. Ale w praktyce jest ona sporządzana przez wszystkie firmy, co najmniej raz w miesiącu. Na jej podstawie wypłacane jest pracownikowi wynagrodzenie, naliczane składki ZUS i podatek. Taka lista płac sporządzana jest dla wszystkich pracowników na podstawie dokumentów kadrowych i płacowych takich jak: umowa o pracę, zwolnienia lekarskie, godziny nadliczbowe, czy dodatkowe składniki takie jak premia.

Na każdej liście płac powinny być stałe elementy jak:

• nazwa pracodawcy,
• numery stron,
• oznaczenie lub nazwa listy płac,
• miesiąc, którego dotyczy lista płac,
• datę sporządzenia,
• podpisy osoby sporządzającej i akceptującej listę.

Na liście płac wynagrodzenia powinny być podzielone na składniki, od których opłacane są składki i od których nie ma składek. W wynagrodzeniach, od których nie opłacamy składek należy wyodrębnić wynagrodzenie za czas choroby, a to dlatego, że dodaje się to do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Należy też wyodrębnić składkę na ubezpieczenie zdrowotne pobraną (czyli, tę wynoszącą 9% podstawy wymiaru składki) oraz odliczoną (stanowiącą 7,75% podstawy wymiaru składki). Ważne jest w przypadku gdy wynagrodzenie wypłacane jest gotówką, aby na liście płac znalazła się rubryka „data i podpis pracownika”.

I tak sporządzoną listę płac za dane miesiące pracodawca przechowuje w dokumentacji firmy.

5. Akta osobowe

Przepisy zobowiązują pracodawcę do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten jest szczególnie istotny ze względu na jego dowodowe znaczenie w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Zasady, jakimi należy się kierować przy prowadzeniu teczek pracowników, są szczegółowo określone. Pełny wykaz dokumentów, których pracodawca może żądać od osoby podejmującej pracę w jego firmie zawiera – Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Akta osobowe pracownika składają się z trzech części i obejmują:

Część A –dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

• kwestionariusz osobowy,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• inne dokumenty jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa;

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
• pisemne potwierdzenie zapoznanie się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją o warunkach zatrudnienia oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• PIT-2,
• zgoda pracownika o przekazywaniu wynagrodzenia na konto,
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189(1) Kodeksu pracy),
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
• dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w związku z uprawnieniami rodzicielskimi (art. 186(7) Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele, święta (art. 144 Kodeksu pracy),
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
• korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy), oraz związane z niewypłaceniem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (art.171 § 3 Kodeksu pracy),
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

6. Dokumentacja pracownicza związana z chorobami zawodowymi

Oprócz akt osobowych pracodawca powinien prowadzić dokumentację dotyczącą:

• podejrzeń o choroby zawodowe,
• chorób zawodowych,
• wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy,
• a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

7. Ewidencje pracownicze

Pracodawca powinien prowadzić też karty:

• przydziału odzieży i obuwia roboczego,
• przydziału środków ochrony indywidualnej,
• wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

8. Wnioski urlopowe

Co prawda, nie ma żadnego przepisu, który mówiłby o tym, aby wnioski urlopowe składać w formie pisemnej i że należy je przechowywać i jak długo.

Ale taki obowiązek wynika zazwyczaj z regulaminów jakie obowiązują w danej firmie, że pracownicy składają wnioski urlopowe kiedy idą na urlop wypoczynkowy. Oczywiście, wnioski o urlopy, powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów lub po wcześniejszym porozumieniu pracownika z pracodawcą.

Niezależnie od przyjętej u danego pracodawcy formy składania wniosków urlopowych, fakt wykorzystania urlopu wypoczynkowego w danym dniu musi być odnotowany w ewidencji czasu pracy.

9. Kopie PIT-4R i PIT-11

Deklaracja PIT-4R to deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Składają ją wszystkie zakłady pracy, które w danym roku wypłacały wynagrodzenia z tytułu m.in. stosunku pracy.

Deklaracje PIT-4R należy złożyć za dany rok kalendarzowy. W przypadku osoby fizycznej PIT-4R składamy do urzędu skarbowego wg miejsca zamieszkania płatnika, a ze względu na miejsce siedziby w przypadku osób prawnych, np. spółek kapitałowych. Termin złożenia deklaracji PIT-4R upływa z końcem stycznia roku następującego po roku podatkowym. Jedynie w razie zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed tą datą, PIT-4R należy złożyć do dnia zaprzestania tej działalności.

Deklaracja PIT-11 to deklaracja która zawiera informacje o dochodach pracowników (za poprzedni rok). Każdy pracodawca określa w niej uzyskany przez pracownika dochód i pobrane w poprzednim roku zaliczki na podatek PIT. Tak przygotowana deklaracja jest dla pracownika podstawą do rozliczenia własnego podatku rocznego. Konieczność sporządzenia takiej deklaracji dotyczy nie tylko osób zatrudnionych na umowę o pracę, ale także pracujących na zlecenie, umowę o dzieło, z tytułu prac autorskich czy mających zawarte kontrakty menedżerskie. Jeden egzemplarz deklaracji musi być przekazany pracownikowi (za potwierdzeniem odbioru), drugi składamy do urzędu skarbowego, który jest zgodny z miejscem zamieszkania podatnika w ostatnim roku podatkowym.

Kopie PIT-4R i PIT-11 przechowujemy w dokumentacji firmy.