Zwrot ulgi na kasę fiskalną

Wszyscy przedsiębiorcy, którzy są obowiązani do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych na kasie fiskalnej, mają prawo do skorzystania z ulgi na zakup tego urządzenia. Niemniej jednak w pewnych okolicznościach może wystąpić obowiązek zwrotu ulgi do urzędu skarbowego.

Zawieszenie działalności gospodarczej

Przedsiębiorca sam ustala, na jaki okres i od jakiego miesiąca chce zawiesić działalność gospodarczą. Zawieszenie może trwać od 1 miesiąca do 2 lat. Jeśli działalność nie zostanie wznowiona przed upływem 2 lat, przedsiębiorca zostaje wykreślony z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Wstrzymanie się na określony czas od prowadzenia działalności gospodarczej nie oznacza zakończenie pracy przez kasę fiskalną. Zawieszenie działalności to czasowe zaprzestanie sprzedaży, a nie całkowita likwidacja kasy.

Konieczność zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej

Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

1. zaprzestaną jej używania lub niedokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia do obowiązkowego przeglądu technicznego,

2. zaprzestaną działalności,

3. nastąpi likwidacja działalności,

4. zostanie ogłoszona upadłość,

5. nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału),

6. dokonają odliczenia z naruszeniem przepisów.

Przegląd kasy fiskalnej w czasie zawieszenia działalności gospodarczej

Przedsiębiorca w czasie zawieszenia działalności dokonuje obowiązkowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej, nie rzadziej niż co 2 lata ( § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas). Odpowiedzialność terminowego przeglądu kasy spoczywa na podatniku, czyli użytkowniku kasy. Nieterminowy przegląd urządzenia będzie skutkował obowiązkowym zwrotem ulgi na kasę.

Kradzież lub zniszczenie kasy

Zaprzestanie użytkowania kasy fiskalnej to nie tylko likwidacja działalności gospodarczej, ale również utrata kasy w wyniku jej kradzieży lub zniszczenia skutkiem np. pożaru, zalania czy upadku z wysokości. W wyniku takich sytuacji podatnicy dokonują zwrotu ulgi na kasę fiskalną.

Jak wskazano w § 17 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących, w przypadku utraty kasy w wyniku kradzieży, podatnik niezwłocznie powiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz dołącza potwierdzenie zgłoszenia kradzieży, wydane przez organy ścigania.

Likwidacja, upadłość, sprzedaż przedsiębiorstwa

Podatnicy likwidujący działalność gospodarczą, muszą pamiętać o dopełnieniu obowiązków związanych z zakończeniem pracy kasy fiskalnej. Procedury dotyczące zakończenia pracy kasy wynikają z § 15 ust. 1 wskazanego wcześniej rozporządzenia ws. kas rejestrujących. W przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:

1) wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny),

2) składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia,

3) składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego,

4) dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Zgodnie z § 15 ust. 2 odczyt, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem § 27 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Raport stanowi załącznik do protokołu. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.

Wniosek o dokonanie odczytu pamięci kasy fiskalnej

Odczytu pamięci kasy fiskalnej dokonujemy w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym. Wniosek o dokonaniu odczytu pamięci kasy fiskalnej składany jest do naczelnika urzędu skarbowego. Składany wniosek powinien zawierać:

1) dane podatnika użytkującego kasę,

2) numery kasy fiskalnej z podziałem na:

• unikatowy,
• fabryczny,
• ewidencyjny,

3) datę fiskalizacji kasy, oraz

4) adres, pod którym kasa była użytkowana.

Załącznik nr 3 do rozporządzenia

Wyrejestrowanie kasy fiskalnej z ewidencji

Kolejnym krokiem jest złożenie przez podatnika wniosku o wyrejestrowanie kasy fiskalnej z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego. Wniosek może być sporządzony odręcznie i w dowolnej formie, gdyż Minister Finansów nie określił w drodze rozporządzenia ogólnego wzoru tego wniosku. Niemniej jednak, wniosek powinien zawierać informacje:

1) Dane podatnika: nazwa, adres oraz NIP podatnika.

2) Dane urządzenia zgłoszonego do odczytu:

• model kasy,
• datę fiskalizacji,
• miejsce jej instalacji oraz datę wyrejestrowania

3) Numery:

• ewidencyjny,
• unikatowy,
• fabryczny,

Odczyt pamięci kasy fiskalnej

Odczyt pamięci kasy fiskalnej przeprowadzany jest najczęściej w siedzibie urzędu skarbowego w obecności 3 osób:

• podatnika użytkującego urządzenie,
• przedstawiciela organu podatkowego,
• serwisanta.

Po przeprowadzeniu odczytu pamięci kasy fiskalnej sporządzany jest protokół informujący o likwacji urządzenia. Dokument sporządzany jest w trzech egzemplarzach i przekazywany dla każdej ze stron: użytkownika kasy, serwisanta i urzędu skarbowego. Taki dokument powinien być podpisany przez każdą ze stron uczestniczących w odczycie pamięci kasy fiskalnej.

Załącznik nr 4 do rozporządzenia

Zwrot odliczonej ulgi

Podatnicy VAT czynni dokonują zwrotu ulgi w deklaracji VAT-7₍₁₆₎/VAT-7K₍₁₀₎. W części C. „Rozliczenia podatku należnego”, wiersz 17 „Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy”, pozycja 37 wykazuje się kwotę do zwrotu przez podatnika (wcześniej przez niego odliczoną lub zwróconą mu z tytułu zakupu kas rejestrujących).

Zwrot odliczonej ulgi

Stosownie do przepisu § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.12.2010 r. w sprawie zwrotu odliczenia i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. Z 2013 Poz 163), czynny podatnik VAT zwrotu ulgi dokonuje w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po:

• miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy miesięczne,
• kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy kwartalne.

Natomiast, podatnik zwolniony z VAT (art. 111 ust. 5 ustawy) zwrotu dokonuje nie później niż do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające zwrot na rachunek właściwego urzędu skarbowego.

Likwidacja działalności, kasa fiskalna i spis likwidacyjny

Należy pamiętać, że jeśli na dzień likwidacji działalności podatnik posiada kasę rejestrującą, to jest zobowiązany do wykazania jej w remanencie likwidacyjnym i opodatkowania VAT (jeśli przy zakupie miał prawo do odliczenia VAT naliczonego). Zgodnie z art. 29a ust. 2 ustawy o VAT, za podstawę opodatkowania należy przyjąć cenę rynkową towaru. Dobrym rozwiązaniem jest likwidacja lub odsprzedaż kasy rejestrującej przed zakończeniem działalności. Przedsiębiorca uniknie wtedy sporów z organami skarbowymi odnośnie wartości rynkowej kasy fiskalnej, która może okazać się minimalna.