Zmiana formy opodatkowania to ważna decyzja. Warto dokładnie poznać szczegóły dotyczące każdej z możliwych opcji. Poznaj najlepsze opodatkowanie dla programistów i jednoosobowych działalności.

Zmiana formy opodatkowania 2025

Aby zmienić formę opodatkowania na nowy rok, należy to zgłosić w terminie do 20. dnia następującego po miesiącu, w którym osiągnęliśmy pierwszy przychód w nowym roku podatkowym.

Jako osiągnięcie przychodu należy rozumieć zdarzenie, które wystąpiło jako pierwsze: wystawienie faktury, dostawa towaru/usługi lub otrzymana zapłata całej kwoty. Przykładowo, jeśli wystawimy fakturę 20 stycznia, usługę wykonamy w lutym i w lutym kontrahent nam zapłaci, to osiągnęliśmy pierwszy przychód już w styczniu. Co oznacza, że zmienić formę opodatkowania możemy do 20 lutego.

Zmiany formy opodatkowania można dokonać przez zgłoszenie CEIDG lub wysyłając oświadczenie do urzędu skarbowego (osobiście, listownie lub elektronicznie).

Złożenie zmiany po terminie jest nieskuteczne. Zostajemy wówczas przy dotychczasowym trybie.

Z ustalonej formy opodatkowania należy korzystać przez cały rok podatkowy (najczęściej jest nim rok kalendarzowy).

Przykład 1.

Pan Marek w 2024 był opodatkowany skalą podatkową. W 2025 chciałby przejść na podatek liniowy. W jakim terminie przedsiębiorca powinien zgłosić zmianę formy opodatkowania na 2025?

Termin na zmianę formy opodatkowania zależy od tego kiedy pan Marek uzyska pierwszy przychód w 2025 roku. Jeśli pan Marek w 2025 uzyska pierwszy przychód w:

• styczniu — ma czas do 20 lutego 2025 na zmianę formy opodatkowania,
• marcu — ma czas do 21 kwietnia 2025 na zmianę formy opodatkowania (jeśli 20 dzień danego miesiąca wypada w dzień wolny od pracy lub w sobotę, termin wydłuża się do pierwszego dnia roboczego następującego po tym dniu).
• maju — ma czas do 20 czerwca 2025 na zmianę formy opodatkowania
• w grudniu (wyjątek) – ma czas do 31 grudnia 2025 na zmianę formy opodatkowania na rok 2025.

Jedynym możliwym terminem jest ten wyżej wskazany.

Jaka forma opodatkowania dla firmy jednoosobowej

Przedsiębiorca ma do wyboru trzy formy opodatkowania:

1. zasady ogólne (skala podatkowa) z podatkiem 12/32%,
2. podatek liniowy ze stawką 19%,
3. podatek ryczałtowy ze stawką zależną od rodzaju działalności.

Podstawowe cechy każdej z form opodatkowania:

*Wysokość składek zdrowotnych przy skali podatkowej i na liniówce nie może być niższa niż 9% od 75% minimalnego wynagrodzenia krajowego na dany rok.

**Limit odliczenia w roku 2024 to 11.600 zł. W trakcie pisania artykułu nie ogłoszono jeszcze limitu na rok 2025

Jaka forma opodatkowania dla programisty

Programista może skorzystać z każdej z form opodatkowania: z zasad ogólnych, podatku liniowego, jak i ryczałtu.

Jeśli programista zakłada, że będzie miał duże wydatki firmowe, to powinien pamiętać, że tylko na zasadach ogólnych oraz podatku liniowym może rozliczyć koszty uzyskania przychodu. Te formy wiążą się jednak z wyższą stawką podatku.

Popularną formą opodatkowania wśród programistów jest ryczałt. W zależności od przedmiotu działalności, stawka ryczałtu to 12% lub 8,5% od przychodów.

Z racji na charakter świadczonych usług, programiści na B2B mogą skorzystać z tzw. ulgi IP Box, czyli 5-procentowego opodatkowania swoich dochodów. Ulga IP Box jest skierowana do wszystkich przedsiębiorców na podatku liniowym lub skali podatkowej, którzy prowadzą działalność o charakterze badawczo-rozwojowym oraz osiągają dochody z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (kwalifikowane IP), którym jest m.in. autorskie prawo do programu komputerowego.

Opodatkowanie w formie ryczałtu wyklucza rozliczenie Ip Box.

Szczegółowo każdą z form opodatkowania omówiliśmy w artykule: jaką formę opodatkowania powinien wybrać programista, wraz z wyliczeniem podatku dla każdej z nich na konkretnych kwotach.

Świadczenie usług dla byłego pracodawcy na B2B – jaka forma opodatkowania

Jeśli przedsiębiorca w ramach B2B świadczy tożsame usługi na rzecz pracodawcy, jakie dla niego wykonywał w ramach UoP wtedy ma pewne ograniczenia co do wyboru formy opodatkowania w pierwszych latach działalności.

Podatku liniowego nie mogą wybrać osoby, które w ramach działalności gospodarczej będą świadczyć usługi na rzecz byłego pracodawcy, odpowiadające czynnościom, które w danym roku podatkowym wykonywały ramach stosunku pracy.

Przykład 2.

Pan Marek był zatrudniony w firmie ABC na stanowisku programisty. Umowę o pracę rozwiązał w lipcu 2024. Za miesiąc otworzył swoją działalność, w ramach której świadczy usługi programistyczne dla firmy ABC. Czy pan Marek może zastosować opodatkowanie liniowe? Pan Marek nie może wybrać opodatkowania liniowego w roku 2024 (w danym roku świadczył tożsame usługi na etacie dla ówczesnego pracodawcy, dlatego jest zobowiązany do opodatkowania tych przychodów skalą podatkową), natomiast może już takie wybrać dla roku 2025 (w danym roku już nie miał pracodawcy, co oznacza, że nie wykonywał tożsamych usług dla pracodawcy). .

Jeśli natomiast chodzi o ryczałt i nowo otwarte firmy, to z tej formy opodatkowania nie mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy w ramach działalności będą wykonywać tożsame usługi na rzecz ówczesnego pracodawcy, jakie wykonywali dla niego na etacie — jeśli nie upłynęły 2 lata od rozwiązania umowy o pracę.

Przykład 3.

Pani Aneta była zatrudniona w firmie DEF jako tłumacz języków obcych. Umowę z firmą rozwiązała w maju 2024, a w sierpniu tego roku założyła swoją firmę świadcząca usługi tłumaczeniowe. Czy pani Aneta może wybrać ryczałt dla swojej firmy na rok 2025?

To, czy pani Aneta może wybrać ryczałt, zależy od szczegółów jej współpracy z ówczesnym pracodawcą:

• jeśli pani Aneta na B2B nie będzie świadczyła w 2025 żadnych usług dla byłego pracodawcy, może wybrać ryczałt już od 2025 r.
• jeśli pani Aneta na działalności w roku 2025 wyświadczy tożsamą usługę dla ówczesnego pracodawcy, jak wykonywała dla niego na etacie — nie może wybrać ryczałtu w 2025 oraz w 2024. Ryczałt może wybrać dopiero od 2026 r.
• jeśli pani Aneta będąca już na B2B w 2025 r. będzie świadczyć dla ówczesnego pracodawcy usługi niepokrywające się z tym, co robiła na etacie — może wybrać ryczałt w 2025, ponieważ nie są to takie same czynności, jakie wykonywała będąc na etacie.

Zauważmy, że w obu przypadkach chodzi o usługi tożsame, czyli wykonanie na B2B usług pokrywających się z zadaniami na UoP. Jeśli na etacie pracownik wykonywał inne czynności, a inne będzie wykonywał dla ówczesnego pracodawcy w ramach działalności gospodarczej, wtedy już w pierwszym roku może wybrać opodatkowanie liniowe lub ryczałt.

Ryczałt a VAT

Wielu przedsiębiorców obawia się, czy jeśli wybiorą ryczałt dla swojej działalności, będą mogli odliczyć podatek VAT od firmowych zakupów.

Warto tutaj wiedzieć, że ryczałt jest jedną z form opodatkowania dotyczącą PIT, natomiast podatek VAT jest zupełnie innym rodzajem podatku. Oznacza to, że podatek PIT idzie swoją drogą, a VAT swoją. Łączy je jedynie to, że idą do urzędu skarbowego, wychodząc z kieszeni przedsiębiorcy – upraszczając system podatkowy.

A zatem opodatkowanie ryczałtem nie blokuje możliwości odliczenia VAT od wydatków firmowych. Inaczej mówiąc, przedsiębiorca, który jest na ryczałcie może odliczać VAT od zakupów w swojej działalności gospodarczej.

Którą formę opodatkowania wybrać?

Która forma opodatkowania będzie najlepsza jest kwestią indywidualną przedsiębiorcy — u każdego inaczej kształtują się parametry przychodowe, kosztowe, a także każdemu mogą przysługiwać inne ulgi i w innej wysokości. Przed wyborem optymalnego opodatkowania należy wziąć pod uwagę przede wszystkim:

• czy możemy wybierać spośród wszystkich trzech możliwości,
• wielkość przewidywanych przychodów,
• wielkość przewidywanych kosztów,
• wysokość składek zdrowotnych — które są inne dla każdej z form opodatkowania,
• stawkę podatku,
• czy przysługuje wspólne rozliczenie z małżonkiem,
• możliwość rozliczenia straty podatkowej,
• rozliczenie ulg.

i na tej podstawie najlepiej dokonać symulacji obliczeń dla każdej z dostępnych form opodatkowania.

Czy tytuł przelewu wystarczy, by zmienić formę opodatkowania?

Zmiana formy opodatkowania jedynie za pomocą odpowiednio zatytułowanego przelewu za podatek jest przedmiotem sporu między organami skarbowymi a przedsiębiorcami oraz sądami.

Do niedawna organy podatkowe były zdania, że jedynie formalne oświadczenie złożone w odpowiednim terminie jest podstawą do zmiany formy opodatkowania.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 lutego 2024 roku (o sygn. II FSK 710/21) wprowadził jednak nowe spojrzenie na tę kwestię. NSA uznał, że odpowiednio sformułowany tytuł przelewu bankowego, dokonanego w ustawowym terminie, może być interpretowany jako wyrażenie woli podatnika co do wyboru konkretnej formy opodatkowania. NSA stwierdził, że aby przelew mógł być uznany za skuteczne oświadczenie o wyborze formy opodatkowania, jego tytuł musi być jasny, precyzyjny i jednoznacznie wskazywać na wybraną formę opodatkowania oraz musi z niego wynikać, kto jest podatnikiem.

Pomimo korzystnego dla podatników wyroku NSA organy podatkowe nie zawsze przyjmują takie stanowisko. Wciąż zdarzają się sytuacje, w których fiskus kwestionuje skuteczność wyboru formy opodatkowania dokonanego wyłącznie poprzez przelew bankowy.

Jako przykład możemy wskazać, chociażby interpretację z sierpnia 2024 o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.422.2024.1.MAP , w której przedsiębiorca pytał, czy wpłata właściwie opisanych zaliczek, które były płacone cały rok, a po zakończeniu roku złożone zostało zeznanie PIT-28, stanowi skuteczną zmianę formę opodatkowania. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał to stanowisko za niesłuszne. Stwierdził, że przelew nie stanowił formalnego pisma do urzędu skarbowego, lecz jedynie polecenie bankowe i nie jest to równoznaczne ze złożeniem wniosku o zmianę formy opodatkowania. Sam fakt, że przelane środki znajdą się w dyspozycji Skarbu Państwa na określonym koncie bankowym i że podano tytuł płatności, nie oznacza automatycznie, że doszło do złożenia pisemnego oświadczenia woli o wyborze formy opodatkowania. Dalej fiskus argumentował, że zwrot „na piśmie” w art.9a ustawy ryczałtowej odnosi się do sposobu utrwalenia informacji w postaci znaków pisma, w przeciwieństwie do zwrotu „pisemnie”, który sugeruje konieczność opatrzenia dokumentu w postaci papierowej podpisem własnoręcznym. Powołał się także na regułę, że „sprawy załatwiane są na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym”.

Nie pomogło nawet to, że wnioskodawca powoływał się na pozytywny wyrok NSA z lutego 2024. Organ skarbowy twierdził, że wyrok NSA dotyczył konkretnej indywidualnej sprawy, osadzonej w określonym stanie faktycznym, a ponadto rozstrzygnięcia sądowe nie są źródłem prawa.

Po paru miesiącach fiskus zmienił swoje stanowisko i wydał październiku interpretację zmieniającą o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.422.2024.3.MAP, w której uznał już, że odpowiednio zatytułowany przelew, który został dokonany w ustawowym terminie na zmianę formy opodatkowania, jest wystarczającym oświadczeniem woli. Tym razem organ podatkowy stwierdza, że przepisy nie określają urzędowego wzoru oświadczenia o zmianie formy opodatkowania ani innych wymogów co do jego formy. Z oświadczenia tego ma natomiast jednoznacznie wynikać, jakiego wyboru dokonał podatnik. Ostatecznie w danej interpretacji fiskus orzeka, że “[…] w przypadku, gdy podatnik dokonał wpłaty pierwszej zaliczki/ryczałtu w ustawowym terminie przewidzianym dla złożenia oświadczenia o wyborze formy opodatkowania i z opisu dokonanej wpłaty (np. tytułu przelewu) wynikało, jakiego dokładnie rodzaju podatku dotyczyła płatność, to taki dowód wpłaty może zostać uznany za złożenie oświadczenia (o którym mowa w 9a ust. 2a i ust. 2b i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 9 ust. 1a i ust. 1b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne). Te same okoliczności mogą przesądzać o skuteczności złożenia zawiadomienia/oświadczenia o rezygnacji z danej formy opodatkowania (o którym mowa w art. 9a ust. 2a i ust. 2b i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 9 ust. 1a i ust. 1b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne)”.

Chociaż wyrok NSA otwiera nowe możliwości dla przedsiębiorców, wciąż istnieje ryzyko sporów z organami podatkowymi. Dlatego też, aby zminimalizować ryzyko niepotrzebnych problemów, mocno zalecamy zgłoszenie zmiany formy opodatkowania poprzez wpis do CEIDG lub ewentualnie poprzez wysłanie oświadczenia do urzędu skarbowego np.za pomocą e-urzędu skarbowego jako pismo ogólne. Dobrze także zachować wszelką korespondencję z organami podatkowymi oraz dowody dokonania przelewów czy też wystąpić o indywidualną interpretację podatkową dla siebie.