×

W stosunku do tej czynności nie istnieją żadne przeszkody prawne, które uniemożliwiłyby dokonanie żądanej zmiany. W każdej chwili możesz zmienić nazwę firmy zarówno w jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i w spółce prawa handlowego.

Co powinna zawierać nazwa firmy?

Nazwa firmy to nazwa, pod którą przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą i jest zarejestrowany w odpowiednich rejestrach. Niewątpliwie jest to element identyfikujący przedsiębiorcę w obrocie prawnym oraz gospodarczym i wykorzystywany w przypadku zawierania umów, wystawiania faktur, prowadzenia korespondencji czy reprezentowania firmy w kontaktach z różnymi podmiotami.

W przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą nazwa firmy może zawierać ich imię i nazwisko oraz dodatkowy człon wskazujący na rodzaj działalności, podczas gdy w przypadku osób prawnych (np. spółek) nazwa firmy może, ale nie musi, zawierać nazwisko właścicieli i zwykle wskazuje na formę prawną, np. „spółka z o.o.”.

Firma osoby fizycznej

Zgodnie z przepisem art. 43(4) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny firma osoby fizycznej powinna zawierać w swojej nazwie imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Możliwe jest również włączenie do nazwy pseudonimu, zdrobnienia imienia lub nazwiska, a także określenia o charakterze rzeczowym wskazującego przykładowo na przedmiot działalności przedsiębiorcy.

Firma osoby prawnej

Z kolei na podstawie przepisu art. 43(5) Kodeksu cywilnego wskazać należy na obligatoryjne elementy nazwy firmy osoby prawnej, na które składają się:

• nazwa firmy,
• określenie formy prawnej firmy (w całości lub skrócie).

W przypadku firmy osoby prawnej nazwa musi zawierać oznaczenie formy prawnej, np. „sp. z o.o.” czy „S.A.”. Oprócz tego przedsiębiorca może dodać dowolne słowa, np. związane z branżą, nazwisko założyciela lub nazwę wymyśloną, aby wyróżnić firmę na rynku.

Wybór nazwy firmy a czyn nieuczciwej konkurencji

Wybierając nazwę dla swojej firmy, należy mieć również na uwadze, iż niektóre działania podjęte przez przedsiębiorcę mogą w myśl regulacji ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji stanowić czyn nieuczciwej konkurencji, m.in. poprzez oznaczenie przedsiębiorstwa w sposób mogący wprowadzić klientów w błąd.

Z powyższych przepisów wynika:

• zakaz wprowadzania klientów w błąd – przedsiębiorca nie może używać oznaczenia firmy (np. nazwy, logo, skrótu), które jest już zgodnie z prawem używane przez inny podmiot, jeśli może to prowadzić do pomyłek co do tożsamości firm;
• obowiązek zapobiegania wprowadzaniu w błąd – jeśli przedsiębiorca posługuje się własnym nazwiskiem w nazwie firmy, ale może to powodować skojarzenia z wcześniej istniejącą firmą o podobnym oznaczeniu, musi on podjąć działania zapobiegające takiej sytuacji, np. dodać dodatkowy elementu do nazwy lub zmienić oznaczenia.

Przepisy te chronią uczciwą konkurencję i zapobiegają sytuacjom, w których klienci mogliby mylnie identyfikować firmy na rynku. Powołane przepisy mają znaczenie również w przypadku zmiany nazwy firmy. Przy wyborze nowej nazwy przedsiębiorca musi upewnić się, że nie wprowadza ona klientów w błąd co do tożsamości firmy, zwłaszcza jeśli podobne oznaczenie było już wcześniej używane przez inny podmiot. Jeśli nowa nazwa firmy mogłaby budzić takie skojarzenia, konieczne jest podjęcie działań eliminujących ryzyko wprowadzenia w błąd, np. poprzez dodanie dodatkowego oznaczenia wyróżniającego firmę na rynku.

Procedura zmiany nazwy firmy

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Jak zatem zmienić nazwę firmy w CEIDG? Przede wszystkim należy złożyć wniosek o zmianę nazwy, który można złożyć na trzy sposoby, analogiczne jak przy każdej innej zmianie danych w CEIDG, a mianowicie:

• online,
• w urzędzie gminy,
• pocztą.

Jakkolwiek możliwość załatwienia sprawy w urzędzie czy poprzez wysyłkę wniosku o zmianę za pośrednictwem poczty polskiej jest jasne, tak należy opisać nieco szerzej opcję dokonania zmiany online.

Jak dokonać zmiany nazwy firmy online krok po kroku:

1. PRZEJŚCIE NA STRONĘ CEIDG

   Wejdź na stronę internetową https://www.biznes.gov.pl/pl.

2. LOGOWANIE LUB REJESTRACJA KONTA

   Jeśli masz już konto na portalu, zaloguj się, a jeśli nie masz jeszcze konta, zarejestruj się, uzupełniając wymagane dane.

3. WYBÓR USŁUGI „ZMIEŃ DANE W CEIDG”

   Po zalogowaniu znajdź i wybierz usługę „Zmień dane w CEIDG”.

4. ZALOGOWANIE SIĘ ZA POMOCĄ PROFILU ZAUFANEGO LUB E-DOWODU

   Aby dokonać zmiany, musisz potwierdzić swoją tożsamość. Możesz to zrobić za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu.

5. WYPEŁNIENIE WNIOSKU O ZMIANĘ NAZWY

   W formularzu wniosku wpisz nową nazwę firmy oraz datę jej dokonania. Pamiętaj, że zmiana powinna zostać zgłoszona w terminie 7 dni od jej faktycznego wprowadzenia.

6. SPRAWDZENIE POPRAWNOŚCI WNIOSKU

   Po wypełnieniu wniosku, upewnij się, że wszystkie dane są prawidłowe i zgodne z wymaganiami.

7. WYSŁANIE WNIOSKU

   Po zweryfikowaniu danych wyślij wniosek. Zmiana nazwy firmy w systemie CEIDG następuje bezpłatnie i w ciągu maksymalnie 7 dni.

8. KOREKTA W PRZYPADKU BRAKÓW FORMALNYCH

   Jeśli wniosek zawiera błędy lub braki formalne, CEIDG poinformuje Cię o tym za pomocą systemu teleinformatycznego lub listem poleconym. Na skorygowanie błędów masz 7 dni.

Wśród udogodnień zagwarantowanych przez CEIDG jest:

• przesłanie informacji o zmianach w nazwie firmy do urzędu skarbowego, GUS, ZUS/ KRUS i do rejestrów działalności regulowanej (jeśli działalność wymagała koncesji lub zezwolenia);
• bezpłatność usługi;
• szybkie dokonanie zmiany – nawet w następnym dniu roboczym.

Zmiana nazwy firmy w JDG – konsekwencje

Jeśli chodzi o konsekwencje zmiany nazwy w JDG, to należy pamiętać o:

• aktualizacji danych w CEIDG – po zmianie nazwy przedsiębiorca musi zgłosić ją w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG);
• powiadomieniu kontrahentów i instytucji – zmiana nazwy firmy wymaga poinformowania o nowej nazwie kontrahentów, banków, ZUS-u, US oraz innych instytucji.

Co w przypadku spółek prawa handlowego?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Zmiana nazwy spółki z o.o. wymaga przeprowadzenia kilku kroków formalnych. Oto jak to wygląda proces krok po kroku:

1. PODJĘCIE UCHWAŁY ZGROMADZENIA WSPÓLNIKÓW
   • W pierwszej kolejności należy zwołać zgromadzenie wspólników, na którym wspólnicy powinni podjąć uchwałę o zmianie nazwy spółki.
   • Pamiętaj, że co do zasady zmiana umowy spółki z o.o. musi zostać przeprowadzona na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, która jest sporządzona i zaprotokołowana przez notariusza (zgromadzenie wspólników wówczas odbywa się w kancelarii notarialnej, a notariusz jest obecny w celu spisania protokołu, lub zarząd zaprasza notariusza do firmy, gdzie protokołuje spotkanie).
   • Wyjątkiem od powyższego jest możliwość skorzystania z elektronicznego wzorca uchwały w systemie S24, który pozwala na dokonanie zmiany umowy spółki bez obecności notariusza, pod warunkiem że spółka została założona właśnie w tym systemie.

   Jeśli chcesz wiedzieć, jak założyć spółkę z o.o. przez system S24, to przejdź tutaj.

2. ZŁOŻENIE WNIOSKU DO KRS

   Zmiana nazwy spółki z o.o. musi zostać zgłoszona do KRS na formularzu KRS-Z3. Do wniosku należy dołączyć uchwałę wspólników o zmianie nazwy oraz zaktualizowaną umowę spółki. Wniosek o wpis zmian należy złożyć:

   • przez PRS (jeśli umowa spółki lub akt założycielski zostały sporządzone u notariusza) lub
   • za pośrednictwem systemu teleinformatycznego S24 (jeśli umowa spółki została zawarta przy użyciu wzorca umowy dostępnego w S24).
3. OPŁATA SĄDOWA

   S24:

   • 200 zł za dokonanie zmiany danych w KRS,
   • 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

   PRS:

   • 250 zł za dokonanie zmiany danych w KRS,
   • 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
   • AKTUALIZACJA DANYCH PO ZMIANIE NAZWY

     Po dokonaniu zmiany w KRS, konieczne jest:

     • poinformowanie odpowiednich instytucji o nowej nazwie spółki,
     • zgłoszenie zmiany w urzędzie skarbowym,
     • zaktualizowanie danych w ZUS oraz innych instytucjach, z którymi spółka ma do czynienia,
     • zmiana nazwy w dokumentach firmowych (np. pieczęci, fakturach, umowach, stronie internetowej).

Zmiana nazwy firmy w spółce z o.o. – konsekwencje

Jeśli chodzi o konsekwencje zmiany nazwy w spółce z o.o. , to należy pamiętać o:

• podjęciu uchwały zgromadzenia wspólników i zmianie umowy spółki z o.o. – zmiana nazwy spółki z o.o. wymaga podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników, bez uchwały nie jest możliwe dokonanie zmiany;
• zgłoszeniu zmiany w KRS.

Spółka komandytowa

Uchwałę dotyczącą zmiany nazwy podejmuje zgromadzenie wspólników, a następnie podejmowana procedura wygląda analogicznie jak w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Spółka akcyjna

Rejestracja zmiany nazwy firmy jest analogiczna do powyższych rodzajów spółek prawa handlowego. Nieco odmienny jest jedynie sposób podejmowania uchwał, bowiem zarząd spółki dokonuje głosowania nad jej statutem.

Zmiana nazwy firmy a umowy z kontrahentami

Zmiana nazwy firmy nie wpływa na ważność i skuteczność umów, które zostały zawarte z przedsiębiorcą działającym wówczas pod poprzednią nazwą firmy. Należy pamiętać, że poza samą nazwą, która ulega modyfikacji, podstawowe dane identyfikujące przedsiębiorcę nie ulegają zmianie.

Pamiętaj też, że co do zasady faktury (tak jak w przypadku umów, których stroną jest przedsiębiorca działający pod firmą) wystawione przed zmianą nazwy w CEIDG nie wymagają wprowadzenia korekty. Jednakże należy pamiętać, że po zmianie danych w systemie wystawiane przez przedsiębiorcę faktury muszą być zgodne ze stanem faktycznym, tj. muszą zawierać zaktualizowaną nazwę firmy.

Zaznaczyć należy, że elementy składowe faktury powinny zawierać informacje zgodne z obowiązującym przepisem art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, co oznacza właśnie konieczność zamieszczenia na fakturze danych zgodnych ze stanem rzeczywistym. Analogiczna sytuacja będzie mieć miejsce w przypadku dowodów sprzedaży wystawianych dla przedsiębiorcy przez jego kontrahentów.

Niemniej każda nowa umowa zawarta z kontrahentem czy pracownikiem, a także faktura wymagają wprowadzenia nowej nazwy firmy przedsiębiorcy. Pamiętaj, że konieczna będzie aktualizacja następujących dokumentów:

• umowy – wszystkie umowy, które zostały zawarte w imieniu firmy, powinny zostać zaktualizowane, aby odzwierciedlały nową nazwę. Może być konieczne podpisanie aneksów lub nowych umów;
• pieczątki – jeżeli firma używa pieczątki, należy ją wymienić na nową, z nową nazwą firmy;
• faktur i rachunków – na wszystkich fakturach, które są wystawiane przez firmę, musi widnieć nowa nazwa przedsiębiorstwa;
• strony internetowej i materiałów marketingowych – wszystkie materiały promujące firmę, takie jak strona internetowa, wizytówki, ulotki, banery itp., muszą zostać zaktualizowane o nową nazwę;
• dokumentacji księgowej – wszystkie dokumenty księgowe i podatkowe (np. deklaracje VAT, PIT, itp.) powinny zawierać nową nazwę firmy;
• regulaminu i polityk wewnętrznych – jeśli firma posiada regulaminy, polityki prywatności lub inne dokumenty wewnętrzne, w których występuje nazwa firmy, również powinny zostać zaktualizowane.

Zmiana nazwy firmy a umowy z pracownikami

Regulacje prawa pracy nie określają wpływu i działań należnych do podjęcia w przypadku zmiany nazwy firmy pracodawcy. Oznacza to, iż nie zachodzi jakakolwiek konieczność zmiany umów zawartych z pracownikami w formie aneksu, albowiem nowa nazwa firmy nie wpływa w żaden sposób na ważność tych umów. Podkreślić należy, że zmiana nazwy firmy nie zmienia pracodawcy jako podmiotu stosunków prawnych.

Przedsiębiorca jako pracodawca powinien jedynie poinformować pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie o jej nowej nazwie.

Podsumowanie

Zmiana nazwy firmy to proces, który wiąże się z kilkoma formalnościami i wymaga aktualizacji dokumentów. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, czy masz spółkę, trzeba zgłosić zmianę w odpowiednich rejestrach, takich jak CEIDG lub KRS. W przypadku spółek często konieczna jest uchwała wspólników i notarialne potwierdzenie. Choć zmiana wiąże się z kosztami i formalnościami, może być korzystna dla rozwoju firmy, o ile jest przeprowadzona zgodnie z przepisami i odpowiednio zakomunikowana klientom i kontrahentom.

Źródła:

1. K. Czub [w:] Kodeks cywilny. Komentarz, red. M. Balwicka-Szczyrba, A. Sylwestrzak, Warszawa 2022, art. 43(5).
2. https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/737.