Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę. Wzory pism do pobrania

×

Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych uprawnień pracowniczych, które ma na celu zagwarantowanie pracownikowi odpoczynku od pracy. Obowiązek jego udzielenia spoczywa na pracodawcy, który określa wymiar urlopu w umowie lub regulaminie pracy. Zdarza się jednak, że pracodawca decyduje się na zmianę wcześniej uzgodnionego terminu urlopu wypoczynkowego, co może wynikać z różnych przyczyn. Choć ma pewną swobodę w planowaniu urlopów pracowniczych, to zawsze zmiana ustalonego wcześniej z pracownikiem terminu urlopu budzi wątpliwości.

Urlop wypoczynkowy jako prawo pracownika

Urlop wypoczynkowy został uregulowany w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy i stanowi jedno z podstawowych praw pracownika, czyli prawo do odpoczynku, o którym mowa w przepisie art. 14: „Pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych”.

Pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę przysługuje:

• 20 dni urlopu, jeśli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni urlopu, jeśli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Wśród kluczowych kwestii związanych z urlopem wypoczynkowym należy wyróżnić kilka zasad:

• Prawo do urlopu:
  • Urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi na podstawie umowy o pracę.
  • Pracownik nabywa do niego prawo w momencie rozpoczęcia pracy i ma obowiązek wykorzystania go w określonym czasie.
• Wniosek pracownika:
  • Urlop wypoczynkowy jest przyznawany na wniosek pracownika i to pracownik decyduje o dacie swojego urlopu, jednak musi to być zgodne z obowiązującym rozkładem czasu pracy.
• Rozkład czasu pracy:
  • Urlop wypoczynkowy udzielany jest zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy.
  • Urlop przypada na dni robocze, które pracownik ma w swoim grafiku pracy.
• Obowiązek pracodawcy:
  • Obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego spoczywa na pracodawcy.
  • Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.
• Charakter urlopu:
  • Prawo do urlopu jest coroczne, nieprzerwane, płatne i niezbywalne.
  • Pracownikowi przysługuje urlop każdego roku, nie może się go zrzec ani przenieść na inny rok, a urlop jest wynagradzany.
• Wykorzystanie urlopu:
  • Pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu w tym samym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do dni wolnych od pracy.
• Podział urlopu:
  • Urlop może być podzielony na części, jednak co najmniej jedna część powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych.
• Zgoda pracodawcy:
  • Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu we wnioskowanym terminie.
• Plan urlopów:
  • Urlop powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów.
• Niewykorzystany urlop:
  • Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu w danym roku, musi skorzystać z niego najpóźniej do końca 30 września następnego roku.
• Przesunięcie urlopu:
  • Termin urlopu może zostać zmieniony, jeśli zachodzą okoliczności wymagające takiej zmiany.
• Odwołanie urlopu:
  • Pracodawca może odwołać urlop wypoczynkowy jedynie w przypadku nadzwyczajnych sytuacji, np. wyjątkowych potrzeb organizacyjnych lub losowych, które uniemożliwiają jego realizację w pierwotnie ustalonym terminie.

Przesunięcie urlopu wypoczynkowego a przepisy prawa

Z powyższego wynika, że przesunięcie terminu urlopu może mieć miejsce w dwóch przypadkach:

• na wniosek pracownika:
  • pracownik ma prawo do złożenia wniosku o zmianę terminu urlopu, pod warunkiem że przedstawi ważne i uzasadnione przyczyny;
  • pracodawca po otrzymaniu wniosku może (ale nie musi) zgodzić się na zmianę terminu, jeżeli nie wpłynie to negatywnie na działalność firmy;
• z powodu potrzeb pracodawcy:
  • pracodawca może przesunąć termin urlopu, jeśli nieobecność pracownika w czasie mogłaby spowodować poważne zakłócenia w normalnym funkcjonowaniu zakładu pracy.

W obu przypadkach przesunięcie wymaga uzasadnienia i nie może odbywać się dowolnie, bez uwzględnienia interesów obu stron.

Czy pracodawca może zmienić termin urlopu wypoczynkowego?

Zgodnie z przepisem art. 164 § 2 Kodeksu pracy pracodawca może przesunąć termin urlopu wypoczynkowego, pod warunkiem że zaistnieją szczególne potrzeby organizacyjne w firmie, np. gdy nieobecność pracownika w wyznaczonym terminie mogłaby negatywnie wpłynąć na działanie firmy. Do takich sytuacji zalicza się m.in.:

• zaplanowane inspekcje bądź kontrole właściwych organów,
• awarie wymagające specjalistycznej wiedzy pracownika,
• wzrost nakładu pracy i mała ilość pracowników o odpowiedniej kwalifikacji,
• inne nagłe sytuacje.

Niewątpliwie poprzez uzasadnione potrzeby pracodawcy należy rozumieć takie sytuacje, które nie były znane w czasie sporządzania planu urlopów. Dlatego też pracodawca nie może bez uzasadnionego powodu zmienić uprzednio ustalonego terminu urlopu wypoczynkowego.

Należy pamiętać, że podczas wyznaczania nowego terminu urlopu pracodawca powinien:

• uzgodnić nowy termin urlopu z pracownikiem,
• wybrać lub zaproponować nowy termin urlopu, który przypadałby w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, nie później jednak niż do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Obowiązkowe przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę

Zgodnie z przepisem art. 165 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy, jeśli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a przede wszystkim z powodu wystąpienia okoliczności takich jak:

• czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.

Warto zaznaczyć, że ww. okoliczności są jedynie przykładami, co oznacza, że każda istotna przyczyna usprawiedliwiająca nieobecność pracownika zobowiązuje pracodawcę do przesunięcia urlopu pracownika na później, pod warunkiem że pracownik należycie udowodni przyczynę, która uniemożliwia mu rozpoczęcie urlopu w zaplanowanym terminie.

Czy pracownik może zmienić termin urlopu wypoczynkowego?

Przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika jest możliwe pod warunkiem, że wniosek jest należycie uzasadniony, tzn. oparty na ważnych przyczynach, co wynika z przepisu art. 164 § 1 Kodeksu pracy. W praktyce pracodawca może zaakceptować taki wniosek, o ile nie wpłynie to negatywnie na zapewnienie normalnego toku pracy w zakładzie. Ostateczna decyzja o zmianie terminu urlopu należy zawsze do pracodawcy, który ocenia, czy zgłoszone przez pracownika okoliczności uzasadniają przesunięcie urlopu.

Do przyczyn uzasadniających zmianę terminu urlopu przez pracownika można zaliczyć różne okoliczności, które uniemożliwiają pracownikowi skorzystanie z urlopu w pierwotnie ustalonym terminie, np.:

• opieka nad chorym członkiem rodziny,
• konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem,
• odwołanie przez organizatora wycieczki zorganizowanych wakacji,
• odwołanie lotu,
• konflikty w planach urlopowych ze współmałżonkiem.

Odwołanie urlopu przez pracodawcę

Zgodnie z przepisem at. 167 § 1 Kodeksu pracy: „Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu”.

Odwołanie urlopu przez pracodawcę jest nieco bardziej rygorystyczną ingerencją pracodawcy w sferę uprawnień pracownika niż przesunięcie/ zmiana terminu urlopu wypoczynkowego. Dlatego zgodnie z poglądami doktryny: „Okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu należy rozumieć, stosując odpowiednio zaostrzone kryteria oceny, szczególne potrzeby pracodawcy, które nie mogłyby być zaspokojone bez obecności pracownika odwołanego z urlopu” [por. K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2022, art. 167].

Co na to Państwowa Inspekcja Pracy? Organ nadzoru uznał, iż „Warunkiem odwołania pracownika z urlopu jest zaistnienie szczególnych okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili udania się pracownika na urlop. Odwołanie pracownika z urlopu następuje w formie polecenia. Przepisy nie przewidują tu obowiązku zachowania szczególnej formy. Kwestia ta powinna być uregulowana w przepisach wewnątrzzakładowych”.

Tym samym odwołanie pracownika z urlopu będzie zarówno uzasadnione, jak i zgodne z prawem pracy, gdy okoliczności, które stanowią podstawę odwołania pracownika z urlopu, nie tylko powstały w trakcie urlopu, ale nie były możliwe do przewidzenia w momencie jego rozpoczynania.

Zwrot kosztów przez pracodawcę w przypadku odwołania urlopu

Zmiana terminu urlopu zobowiązuje pracodawcę do dokonania na rzecz pracownika zwrotu kosztów związanych bezpośrednio z jego urlopem wypoczynkowym, czego podstawą jest przepis art. 167 § 2 Kodeksu pracy stosowany w drodze analogii zarówno dla odwołania pracownika z urlopu jak i przesunięcia jego terminu.

Koszty te obejmują wydatki, których pracownik nie poniósłby, gdyby nie został odwołany z urlopu. Mogą one dotyczyć przykładowo zwrotu za bilety lotnicze. Pracownik zobowiązany jest do udowodnienia za pomocą wszelkich środków dowodowych wysokości poniesionych kosztów.

Jednakże warto również pamiętać, iż w przypadku gdy pracodawca odwołał pracownika z urlopu niezgodnie z przepisami prawa pracy, to ponosi odpowiedzialność cywilną wyznaczoną regulacjami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

Podsumowanie

Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę jest możliwa, ale tylko w określonych sytuacjach, np. gdy wystąpią szczególne potrzeby organizacyjne firmy, które nie były przewidziane lub na wniosek pracownika, który przedstawi ważne, uzasadnione przyczyny. W poniższej tabeli znajdziesz najważniejsze kwestie w zakresie zmiany terminu urlopu.

Źródła:

1. A. Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 114-304(5), wyd. V, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 164.
2. K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2022, art. 164.
3. K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2022, art. 167.
4. https://www.pip.gov.pl/pl/baza-wiedzy/prawo-pracy/urlopy-pracownicze/130770,czy-pracodawca-moze-odwolac-pracownika-z-urlopu-.html.