Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę

Zastanawiasz się czy jest to możliwe, skoro wniosek urlopowy został już zaakceptowany przez pracodawcę? Co na to przepisy prawa pracy? Niniejszy artykuł rozwieje Twoje wątpliwości.

Urlop wypoczynkowy jako prawo pracownika

Jak powszechnie wiadomo, wszelkie kwestie związane z urlopem wypoczynkowym uregulowane są w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Jak już wskazaliśmy we wcześniejszym naszym artykule, w którym został przybliżony temat obowiązku pracownika w zakresie wykorzystania 14 dni urlopu prawo do urlopu jest prawem:

• corocznym,
• nieprzerwanym,
• płatnym,
• niezbywalnym.

Jednocześnie pracodawca zobowiązany jest do udzielenia pracownikowi urlopu w roku, w którym uzyskał on prawo do dni wolnych od pracy. Co do zasady, na pisemny wniosek pracownika pracodawca udziela w uzgodnionym terminie urlopu wypoczynkowego. Jednakże uwzględniony w planie urlopów bądź po porozumieniu z pracodawcą okres dni wypoczynkowych pracownika nie jest bezwzględnie wiążący, co oznacza, iż może zostać przesunięty – zgodnie z prawem pracy.

Przesunięcie urlopu wypoczynkowego

Czy i kiedy pracodawca może zmienić termin urlopu wypoczynkowego?

Zgodnie z art. 164 § 2 Kodeksu pracy: Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Co wynika w powyższej regulacji? Przede wszystkim ustawowa możliwość pracodawcy do tzw. przesunięcia terminu urlopu pracownika pod warunkiem zaistnienia szczególnie uzasadnionych potrzeb pracodawcy, kiedy nieobecność pracownika negatywnie wpłynęłaby na tok pracy. Ustawodawca przez użycie wyrażeń „szczególnych potrzeb pracodawcy” oraz „poważnego zakłócenia toku pracy” ograniczył pracodawcy możliwość dowolnego wykorzystywania instytucji przesuwania terminu urlopu wypoczynkowego zapewniając przy tym ochronę pracownikowi.

Przykładem uzasadnionych potrzeb pracodawcy wymagających obecności pracownika w zakładzie pracy mogą być m.in.:

• zaplanowane inspekcje bądź kontrole właściwych organów,
• awarie wymagające specjalistycznej wiedzy pracownika,
• wzrost nakładu pracy i mała ilość pracowników o odpowiedniej kwalifikacji,
• inne nagłe sytuacje.

Niewątpliwie poprzez uzasadnione potrzeby pracodawcy należy rozumieć takie sytuacje, które nie były znane w czasie sporządzania planu urlopów. Dlatego też pracodawca nie może bez uzasadnionego powodu zmienić uprzednio ustalonego terminu urlopu wypoczynkowego.

Zwrot kosztów przez pracodawcę

Zmiana terminu urlopu zobowiązuje pracodawcę do dokonania na rzecz pracownika zwrotu kosztów związanych bezpośrednio z jego urlopem wypoczynkowym. W piśmiennictwie przyjmuje się, że w przypadku, gdy pracodawca przesunie urlop pracownikowi, to spoczywa na nim obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, czego podstawą jest przepis art. 167 § 2 Kodeksu pracy stosowany w drodze analogii zarówno dla odwołania pracownika z urlopu jak i przesunięcia jego terminu.

Koszty te obejmują wydatki, których pracownik nie poniósłby, gdyby nie został odwołany z urlopu. Mogą one dotyczyć przykładowo zwrotu za bilety lotnicze. Pracownik zobowiązany jest do udowodnienia za pomocą wszelkich środków dowodowych wysokości poniesionych kosztów.

Kiedy pracodawca zobowiązany jest do przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego?

Zgodnie z przepisem art. 165 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy, jeśli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a przede wszystkim z powodu wystąpienia okoliczności takich jak:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Wskazać należy, że katalog powyższych okoliczności ma charakter przykładowy, albowiem każda szczególnie ważna przyczyna usprawiedliwiająca nieobecność w pracy umożliwia przesunięcie przez pracodawcę urlopu na późniejszy termin. Niemniej, na pracownikowi spoczywa obowiązek udokumentowania przyczyny uniemożliwiającej rozpoczęcie urlopu w ustalonym terminie.

A co w przypadku, gdy to pracownik postanowi zmienić termin zaplanowanego urlopu?

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami, co wynika z przepisu art. 164 § 1 Kodeksu pracy. Zasadą jest, że pracodawca może uwzględnić wniosek pracownika, jeśli nie sprzeciwia się temu konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie.

Odwołanie pracownika z urlopu przez pracodawcę

Zgodnie z przepisem at. 167 § 1 Kodeksu pracy Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Odwołanie pracownika z urlopu jest nieco bardziej rygorystyczną ingerencją pracodawcy w sferę uprawnień pracownika niż przesunięcie urlopu wypoczynkowego. Dlatego przez, zgodnie z poglądami doktryny okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu należy rozumieć, stosując odpowiednio zaostrzone kryteria oceny, szczególne potrzeby pracodawcy, które nie mogłyby być zaspokojone bez obecności pracownika odwołanego z urlopu.

Co na to Państwowa Inspekcja Pracy? Organ nadzoru w przedstawionym przez siebie stanowisku uznał, iż Warunkiem odwołania pracownika z urlopu jest zaistnienie szczególnych okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili udania się pracownika na urlop. Odwołanie pracownika z urlopu następuje w formie polecenia. Przepisy nie przewidują tu obowiązku zachowania szczególnej formy. Kwestia ta powinna być uregulowana w przepisach wewnątrzzakładowych.

Tym samym odwołanie pracownika z urlopu będzie zarówno uzasadnione jak i zgodne z prawem pracy, gdy okoliczności, które stanowią podstawę odwołania pracownika z urlopu, nie tylko powstały w trakcie urlopu, ale nie były możliwe do przewidzenia w momencie jego rozpoczynania.

Jeśli chodzi o zwrot kosztów przez pracodawcę, to zastosowanie będzie mieć powołany i omówiony we wcześniejszej części niniejszego artykułu przepis art. 167 § 2 Kodeksu pracy. Jednakże warto również pamiętać, iż w przypadku gdy pracodawca odwołał pracownika z urlopu niezgodnie z przepisami prawa pracy, to ponosi odpowiedzialność cywilną wyznaczoną regulacjami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

Przedmiotowy artykuł potwierdza zatem, iż zarówno pracodawcy jak i pracownikowi przepisy prawa pracy umożliwiają przesunięcie uprzednio uzgodnionego terminu urlopu wypoczynkowego. Należy jednak pamiętać, że tylko szczególnie uzasadnione okoliczności mogą stanowić podstawę zmiany wcześniej ustalonego terminu, co wiąże zarówno pracodawcę jak i pracownika.

Źródła:

1. A. Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 114-304(5), wyd. V, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 164.
2. K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2022, art. 164.
3. K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2022, art. 167.
4. https://www.pip.gov.pl/pl/baza-wiedzy/prawo-pracy/urlopy-pracownicze/130770,czy-pracodawca-moze-odwolac-pracownika-z-urlopu-.html.