Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest podstawą działalności spółki, bowiem określa Nawet najlepiej m.in. zasady jej funkcjonowania, strukturę właścicielską czy też prawa i obowiązki wspólników. Praktyka pokazuje, że nawet najlepiej skonstruowana umowa spółki z o.o. z czasem wymaga modyfikacji. W miarę rozwoju działalności spółki z o.o. mogą pojawić się konieczne do uwzględniania zmiany, takie jak aktualizacja danych teleadresowych, zmiana składu wspólników czy modyfikacja kapitału zakładowego poprzez jego obniżenie albo podwyższenie. Jednakże należy pamiętać, że proces zmiany umowy spółki z o.o. musi przebiegać zgodnie z prawem. Konieczne jest przestrzeganie odpowiednich procedur oraz spełnienie wymogów formalnych.
Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – kiedy i jak można jej dokonać?
Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak każda inna kwestia dotycząca funkcjonowania spółki z o.o., została szczegółowo uregulowana w ustawie z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych. Zgodnie z przepisami z rozdziału 4 KSH każda modyfikacja umowy wymaga podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników, a w niektórych przypadkach także zachowania formy aktu notarialnego.
Przepis art. 255 KSH określa tryb zmiany umowy spółki z o.o. oraz sposób obniżenia kapitału zakładowego spółki w razie ziszczenia się zdarzenia powodującego automatyczne umorzenie udziałów. Zgodnie ze wskazaną regulacją:
- „Zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru” [por. § 1]
- „Obniżenie kapitału zakładowego w trybie art. 199 § 5 wymaga uchwały zarządu i wpisu do rejestru” [por. § 2]
- „Uchwały, o których mowa w § 1 i 2, powinny być umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza” [por. § 3]
- „Umowa spółki zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy może być również zmieniona, w zakresie postanowień zmiennych umowy, w tym również co do wysokości kapitału spółki, przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionego w systemie teleinformatycznym, podjętej zgodnie z art. 240(1). Uchwała jest równoważna z uchwałą, o której mowa w § 3” [por. § 4]
Z powyższego przepisu wynika kilka kluczowych zasady w zakresie zmiany umowy spółki z o.o.
- PODSTAWOWA PROCEDURA ZMIANY UMOWY – każda zmiana umowy spółki z o.o. wymaga uchwały wspólników oraz wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego;
- OBNIŻENIE KAPITAŁU ZAKŁADOWEGO W SZCZEGÓLNYM TRYBIE – jeżeli odbywa się na podstawie przepisu art. 199 § 5 KSH (np. w przypadku umorzenia udziałów bez zgody wspólnika), wymaga uchwały zarządu oraz wpisu do rejestru.
- FORMA UCHWAŁ – zarówno uchwała wspólników o zmianie umowy, jak i uchwała zarządu dotycząca obniżenia kapitału muszą być zawarte w protokole sporządzonym przez notariusza.
- ZMIANA UMOWY PRZY WYKORZYSTANIU WZORCA UMOWY – jeśli spółka z o.o. została założona online przy użyciu wzorca umowy, możliwa jest jej zmiana (w zakresie postanowień zmiennych, np. wysokości kapitału) również online, za pomocą wzorca uchwały zmieniającej, dostępnego w systemie teleinformatycznym (taka uchwała ma taką samą moc prawną jak uchwała zaprotokołowana przez notariusza).
Zmiana umowy spółki z o.o. może dotyczyć zmiany brzmienia jej postanowień, a także może obejmować wykreślenie niektórych zapisów lub wprowadzenie nowych. Tym samym zmianą umowy spółki są wszelkie modyfikacje wprowadzone do umowy spółki. Co ważniejsze, jak wskazuje się w literaturze przedmiotu, dla konieczności zachowania obowiązującego trybu zmiany umowy spółki bez znaczenia jest, czy zmiana umowy spółki ma charakter istotny, czy jej przedmiotem są sprawy o niewielkim znaczeniu, a nawet zmiany jedynie czysto redakcyjne, np. zmiana kolejności artykułów czy paragrafów, wprowadzenie przecinka lub średnika [tak J. Bieniak, M. Bieniak, G. Nita-Jagielski, Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Wyd. 8, Warszawa 2022].
Jeśli chodzi o zakres zmian, to umowa spółki z o.o. może być modyfikowana na różne sposoby, tj. poprzez zmianę istniejących postanowień, usunięcie niektórych zapisów lub dodanie nowych. Przykładowo zmianie mogą podlegać dane teleadresowe, przedmiot działalności spółki z o.o., kapitał zakładowy (jego podwyższenie albo obniżenie) czy struktura właścicielska.
WAŻNE – zmiana umowy może nastąpić w dowolnym momencie zarówno przed rejestracją spółki z o.o. w KRS, jak i w trakcie jej funkcjonowania. Zmiana umowy spółki z o.o. staje się możliwa dopiero w momencie podjęcia uchwały o jej zmianie, co oznacza, że decyzja wspólników w formie uchwały jest istotnym elementem umożliwiającym wprowadzenie modyfikacji (dlatego należy zapamiętać, że zmiana umowy spółki jest możliwa od momentu powzięcia uchwały o zmianie umowy).
W przypadku gdy umowa spółki z o.o. została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie teleinformatycznym (S24), to jej zmiana może odbyć się na dwa sposoby:
- tryb elektroniczny (S24) – można skorzystać z wzorca uchwały zmieniającej umowę, dostępnego w systemie teleinformatycznym (jest to uproszczona procedura, dostępna wyłącznie dla spółek założonych online);
- tryb tradycyjny – jeżeli zmiana nie jest dokonywana przy użyciu wzorca uchwały zmieniającej w systemie teleinformatycznym, to obowiązuje standardowa procedura, czyli uchwała musi zostać sporządzona w formie aktu notarialnego.
Zatem spółka z o.o. założona online (w systemie S24) ma możliwość zmiany umowy zarówno w trybie elektronicznym, jak i tradycyjnym, ale jeśli zdecydują się na tradycyjną formę, konieczna jest obecność notariusza.
Chcesz zarejestrować działalność gospodarczą, a nie możesz dokonać tej czynności osobiście? Pamiętaj, że możesz skorzystać z pomocy ustanowionego przez siebie pełnomocnika, który na podstawie stosownego dokumentu pełnomocnictwa dokona w Twoim imieniu tej czynności. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
Uchwała wspólników o zmianie umowy spółki z o.o.
Uchwała zgromadzenia wspólników spółki z o.o. jest niezbędnym krokiem w procesie zmiany umowy spółki. Co więcej, zmiana umowy spółki z o.o. wymaga zgody wspólników wyrażonej w formie uchwały, która powinna zostać podjęta większością głosów (co najmniej 2/3 głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej). Bez uchwały zgromadzenia wspólników zmiana umowy spółki nie jest możliwa, ponieważ brak takiej uchwały uniemożliwia przeprowadzenie dalszych formalności, takich jak sporządzenie protokołu notarialnego czy zgłoszenie zmiany do KRS.
Wyjątek dotyczący notariusza!
Jednakże dla spółek z o.o. założonych w systemie S24 zmiana umowy może być dokonana bez notariusza, poprzez wykorzystanie wzorca uchwały zmieniającej dostępnego online. Mechanizm ten stanowi niejako wyjątek od standardowej procedury zmiany umowy spółki z o.o., polegający na skorzystaniu z elektronicznego wzorca uchwały dostępnego w systemie S24. Podkreślić należy, że dotyczy to wyłącznie spółek, które zostały założone w tym systemie, mogą skorzystać z tej uproszczonej procedury.
W takim przypadku należy zapamiętać, że:
- nie jest wymagana obecność notariusza, co oznacza, że zmiana umowy może odbyć się bez formalności notarialnych;
- zamiast tradycyjnej uchwały zaprotokołowanej przez notariusza, zmiana umowy następuje poprzez wykorzystanie wzorca uchwały zmieniającej, który jest udostępniony w systemie teleinformatycznym S24;
- tylko spółki założone w systemie S24 mają prawo skorzystać z tej procedury, a zmiana umowy odbywa się w sposób elektroniczny.
Procedura zmiany umowy spółki: standardy notarialne i możliwość uproszczenia przez system S24
Zmiana umowy spółki z o.o. i jej skuteczność następuje po wypełnieniu następujących warunków:
- PODJĘCIA UCHWAŁY PRZEZ WSPÓLNIKÓW: zmiana umowy spółki z o.o. wymaga zgody wspólników w formie uchwały, która powinna zostać podjęta większością głosów (co najmniej 2/3 głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej).
- PROTOKÓŁ NOTARIALNY: uchwała o zmianie umowy spółki musi być sporządzona w formie protokołu notarialnego i zazwyczaj odbywa się to w kancelarii notarialnej, gdzie notariusz jest obecny w celu spisania protokołu. Jednakże istnieje możliwość zaproszenia notariusza do siedziby spółki, aby protokołował zgromadzenie wspólników, co daje większą elastyczność w przeprowadzeniu procedury. Bez obecności notariusza i sporządzenia protokołu nie będzie możliwe dokonanie zmiany umowy spółki w sposób prawnie skuteczny.
- WPISU DO KRS: zmiana umowy spółki musi zostać zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), aby miała skutki prawne.
Chcesz założyć własną spółkę przez S24? Jeśli tak, to przejdź tutaj, gdzie krok po kroku przeprowadzimy Cię przez proces rejestracji.
Podwyższenie kapitału zakładowego bez zmiany umowy spółki z o.o.
Szczególnym rodzajem zmiany umowy spółki jest podwyższenie kapitału zakładowego. Kwestia ta została uregulowana w przepisie art. 257 KSH, z którego wynika, że:
Jeżeli umowa spółki przewiduje maksymalną wysokość podwyższenia kapitału oraz termin, w którym może to nastąpić, wtedy podwyższenie kapitału nie wymaga zmiany umowy spółki, a jedynie decyzji wspólników w ramach ustalonych zasad.
Jeżeli podwyższenie kapitału nie mieści się w ramach dotychczasowych postanowień umowy spółki, wówczas konieczne jest przeprowadzenie zmiany umowy spółki, aby zwiększyć wysokość kapitału zakładowego.
Podwyższenie kapitału zakładowego może być zrealizowane przez:
- podwyższenie wartości nominalnej istniejących udziałów,
- ustanowienie nowych udziałów, co również wiąże się z koniecznością zmiany umowy spółki.
W przypadku gdy podwyższenie kapitału następuje na podstawie dotychczasowych postanowień umowy (czyli w ramach wcześniej ustalonych zasad), to oświadczenia wspólników o objęciu nowych udziałów muszą być złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
WAŻNE – zmiana umowy spółki jest wymagana w przypadku podwyższenia kapitału zakładowego, jeśli nie mieści się ono w ramach wcześniejszych ustaleń. Kluczowym aspektem jest również forma oświadczeń wspólników przy objęciu nowych udziałów, co wpływa na ważność całego procesu podwyższenia kapitału.
Zmiana umowy spółki z o.o. w organizacji
Zmiana umowy spółki z o.o. w organizacji następuje w drodze uchwały wspólników zaprotokołowanej przez notariusza, podjętej przy zachowaniu większości przewidzianej w art. 246 § 1 KSH, zgodnie z którym „Uchwały dotyczące zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części zapadają większością dwóch trzecich głosów. Uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki wymaga większości trzech czwartych głosów. Umowa spółki może ustanowić surowsze warunki powzięcia tych uchwał”.
Zmiana umowy spółki z o.o. w organizacji spółki będzie skuteczna z chwilą skutecznego podjęcia uchwały o zmianie umowy spółki objętej protokołem notarialnym, a nie z chwilą wpisu do rejestru, bowiem spółka z o.o. w organizacji nie jest ujawniona w rejestrze.
Zgłoszenie zmiany umowy spółki z o.o. do KRS
Przepis art. 256 KSH nakłada na zarząd spółki z o.o. obowiązek zgłoszenia do sądu rejestrowego zmiany umowy spółki oraz zmiany danych podlegających ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców KRS, prowadzonym dla tej spółki.
Zgodnie z powyższą regulacją:
- „Zmianę umowy spółki zarząd zgłasza do sądu rejestrowego” [por. §1]
- „Równocześnie z wpisem o zmianie umowy należy wpisać do rejestru zmiany danych wymienionych w art. 166 (treść zgłoszenia), jeżeli dane te podlegają wpisowi” [por. §2]
- „Do zarejestrowania zmiany umowy spółki stosuje się odpowiednio przepisy art. 164 § 3 (zgłoszenie do rejestru), art. 165 (braki w zgłoszeniu), art. 169 (termin zgłoszenia) i art. 172 (braki we wpisach)” [por. §3]
Wniosek o wpis zmiany umowy spółki nie musi być podpisany przez wszystkich członków zarządu. Wystarczające jest podpisanie tego wniosku zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w spółce.
WAŻNE – wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu [por. art. 22 ustawy o KRS].
Wpis zmian danych związanych ze zmianą umowy spółki
Odnosząc się do wpisu danych związanych ze zmianą umowy spółki z o.o., to w przypadku, gdy zmiana umowy spółki obejmuje zmianę danych wymienionych w przepisie art. 166 KSH, jednocześnie wraz z wpisem o zmianie umowy należy wpisać do rejestru zmianę tychże danych:
- firmy, siedziby i adresu spółki,
- przedmiotu działalności spółki,
- wysokości kapitału zakładowego,
- określenia, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
- nazwisk, imion i adresów członków zarządu oraz sposobu reprezentowania spółki,
- nazwisk i imion członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej,
- czasu trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,
- jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności,
- jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma.
Z kolei zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o KRS do wniosku o wpis zmiany umowy spółki z o.o. należy dołączyć tekst jednolity umowy spółki, uwzględniający wszystkie wprowadzone zmiany i podpisany przez wszystkich członków zarządu. Tekst jednolity może zostać także ujęty w uchwale walnego zgromadzenia uchwalającego zmiany umowy spółki. Wniosek o wpis do rejestru składa się na urzędowym formularzu (KR-Z3) wraz z załącznikami, które zależą od zakresu dokonanych zmian.
Jeżeli po zarejestrowaniu spółki zostały stwierdzone braki wynikłe z niedopełnienia przepisów prawa, sąd rejestrowy, z urzędu albo na wniosek osób mających interes prawny, wzywa spółkę do usunięcia braków i wyznacza w tym celu odpowiedni termin. Jeżeli spółka nie uczyni zadość wezwaniu, sąd rejestrowy może nakładać grzywny według zasad określonych w przepisach KRS [por. art. 172 KSH].
Orzecznictwo
Uchwała Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 29 kwietnia 2022 r., sygn. akt III CZP 75/22
„Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która nie została zgłoszona do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia jej dokonania, nie wywołuje skutków prawnych (art. 256 § 3 w zw. z art. 169 § 1 KSH)”.
Postanowienie Sądu Apelacyjnego w Warszawie – I Wydział Cywilny z dnia 3 lutego 2014 r., sygn. akt I ACa 1262/13
„Zgodnie z treścią art. 256 § 1 KSH zmianę umowy spółki zarząd zgłasza do sądu rejestrowego. Do zarejestrowania umowy spółki stosuje się odpowiednio przepis art. 169 KSH, przewidujący sześciomiesięczny termin na dokonanie takiego zgłoszenia i sankcję wygaśnięcia uchwały zmieniającej, a co za tym idzie, bezskuteczności dokonanej zmiany umowy spółki w przypadku uchybienia temu terminowi”.
Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 3 marca 2006 r., sygn. akt II CSK 147/05
„Dopuszczalna jest zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez uchylenie jej dotychczasowego tekstu oraz uchwalenie w całości nowego i dla skuteczności zmiany tych postanowień umowy, których nie wymienia art. 166 KSH, jako podlegających obligatoryjnemu ujawnieniu w rejestrze, wystarczające jest w takiej sytuacji wskazanie w postanowieniu o wpisie, że nastąpiła zmiana umowy spółki przez uchylenie dawnego tekstu i uchwalenie nowego, bez konieczności wymieniania zmienionych lub uchylonych postanowień (art. 255 i art. 166 w zw. z art. 256 KSH)”.
Podsumowanie
Niewątpliwie przepisy prawa handlowego przewidują możliwość dokonania zmian w umowie spółki z o.o. Jednakże należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach, takich jak spełnienie przesłanek dla skuteczności zmiany umowy spółki z o.o. czy też obowiązek zgłoszenia do sądu rejestrowego zmiany umowy spółki oraz zmiany danych podlegających ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców KRS w określonym terminie.
O zmianach w KRS i bezpieczeństwie prawnym spółek przeczytasz w tym artykule.
Adrianna Glapiak 
Umowa zlecenie – najważniejsze informacje 2025
Małgorzata Jagusiak
Spadek z zagranicy a podatek w Polsce
Wspieranie nowych inwestycji – jak uzyskać decyzję?
Opłata za przedterminowe zakończenie umowy najmu – czy może być kosztem?
