Zmiana warunków zatrudnienia – kiedy i jak powiadomić o niej pracownika

Zawarcie z pracownikiem umowy o pracę na konkretnych warunkach nie oznacza, że muszą one obowiązywać do końca trwania umowy. Pracodawca ma prawo je zmienić, ale niektóre zmiany wymagają formy pisemnej. Przeczytaj artykuł, a dowiesz się, w jaki sposób powinna wyglądać zmiana warunków zatrudnienia oraz jak można powiadomić pracownika o zmianach i ile jest na to czasu.

Zmiana warunków zatrudnienia na piśmie

W dobie wielu momentów przełomowych dla gospodarki przedsiębiorcy reorganizują swoje firmy, co czasem wiąże się ze zmianą warunków zatrudnienia pracowników. Nie wszystkie zmiany wymagają zgody pracownika i zachowania formy pisemnej. Dotyczy to tych obszarów, które nie są uregulowane w umowie o pracę i w regulaminach zakładowych.

Przykłady zmian, o których nie trzeba formalnie (na piśmie) zawiadamiać pracownika:

• zmiana bezpośredniego przełożonego,
• zmiana nr pokoju (biura), w którym wykonywana jest praca (nie dotyczy to sytuacji, gdy zmianie ulega całkowicie miejsce świadczenia pracy, tj. zmienia się adres pocztowy).

Natomiast zachowania formy pisemnej wymagają zmiany:

• wynagrodzenia zasadniczego (zarówno podwyżki, jak i obniżki).

Nieco inna jest sytuacja, gdy pracownik jest zatrudniony za najniższym wynagrodzeniem i płaca minimalna zostaje podwyższona. Jeżeli w umowie o pracę widnieje zapis o tym, że pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie zgodne z obowiązującą w danym roku stawką wynikającą z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wówczas pracodawca nie ma obowiązku sporządzania takiego aneksu do umowy. Jeśli wysokość wynagrodzenia określona jest kwotowo – trzeba przygotować aneks.

• w warunkach wypłacania dodatkowych składników wynagrodzenia (prowizjach, premiach, dodatkach itp.),
• czasu pracy (zmiany wymiaru etatu, godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy),
• miejsca świadczenia pracy (czyli wspomnianej wcześniej zmiany adresu),
• nazwy stanowiska pracownika (nawet jeśli zakres obowiązków jest wciąż ten sam),
• zakresu obowiązków.

Nie można zmienić warunków umowy o pracę żadnym dokumentem na niezgodne z zapisami Kodeksu Pracy (dalej k.p.) lub innymi obowiązującymi przepisami z zakresu prawa pracy, nawet gdy pracownik wyrazi na nie zgodę.

Chodzi tu m.in. o:

• obniżenie wynagrodzenia do poziomu poniżej pensji minimalnej,
• zmianę czasu pracy na niezgodny z przepisami (np. zwiększenie liczby godzin nadliczbowych ponad limit czy zmniejszenie liczby godzin minimalnego odpoczynku),
• skrócenie okresu wypowiedzenia.

Przykład 1

Robert prowadzi pub w pobliżu uczelni wyższej. Z uwagi na duży ruch zatrudnił do pomocy barmana na pełny etat za minimalnym wynagrodzeniem. Wraz z końcem roku akademickiego liczba gości się zmniejszyła, przez to Robert ma niższe dochody i nie stać go na wypłacanie pensji w takiej wysokości, jak do tej pory. Robert nie może zmniejszyć wynagrodzenia pracownikowi zatrudnionemu na cały etat na niższe niż aktualna wysokość pensji minimalnej. Może natomiast, za pisemną formą, zmniejszyć mu wymiar etatu i proporcjonalnie z tym wynagrodzenie.

Jak zmienić warunki umowy o pracę?

Zmiany warunków zatrudnienia można dokonać za pomocą porozumienia zmieniającego (potocznie nazywanego aneksem do umowy) lub wypowiedzenia zmieniającego. Są to dokumenty, których celem jest akceptacja zmian w umowie pierwotnej, ale niosą za sobą różne konsekwencje.

W przypadku braku akceptacji postanowień aneksu obowiązują dotychczasowe warunki wynikające z umowy. Oznacza to, że zarówno pracownik, jak i pracodawca mają takie same prawa i obowiązki, jakby nigdy aneksu nie było. Natomiast brak akceptacji warunków wypowiedzenia zmieniającego wiąże się z tym, że z mocy prawa przekształca się ono w wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Aneks do umowy o pracę – co musi zawierać?

Aneks do umowy to dodatkowy dokument modyfikujący warunki umowy o pracę, który traktuje się jako zgodne oświadczenie woli. Pracownik i pracodawca mają prawo wspólnie ustalić postanowienia aneksu i termin wejścia ich w życie.

Każdy aneks do umowy musi zawierać:

• zapis, że dokument to aneks do umowy zawartej … (należy podać datę i miejsce zawarcia umowy lub inne dane identyfikujące umowę),
• datę i miejscowość zawarcia aneksu,
• wskazanie, które warunki umowy zmienia aneks wraz z wyznaczeniem daty wejścia ich w życie,
• zapis potwierdzający, że pozostałe warunki umowy (nieobjęte aneksem) pozostają bez zmian.

W momencie podpisania umowy przez pracownika aneks staje się integralną częścią zawartej umowy o pracę.

Wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy

Wypowiedzenie zmieniające zostało uregulowane w art. 42 k.p. Jest to jednostronne oświadczenie woli pracodawcy, którego celem jest zmiana warunków pracy lub wynagrodzenia pracownika. Propozycja nowych warunków pracy jest obowiązkowym elementem wypowiedzenia zmieniającego. Pracownik ma prawo odmówić przyjęcia nowych warunków pracy lub płacy do dnia upływu połowy okresu wypowiedzenia. Nieprzyjęcie przez pracownika nowych warunków zatrudnienia, skutkuje rozwiązaniem umowy o pracę po upływie okresu wypowiedzenia (art. 42 § 3 k.p.).

Przykład 2

Marta jest zatrudniona od 1.01.2019 r. w firmie ubezpieczeniowej. 30.12.2022 r. przełożony wręczył jej wypowiedzenie zmieniające, które od 01.04.2023 r. obniża wysokość otrzymywanej prowizji za sprzedaż z 30% do 20%. Martę obowiązuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia, dlatego ma czas do 15 lutego 2023 r. do niezaakceptowania nowych warunków zatrudnienia. Jeśli do tego czasu nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraziła na nie zgodę. Jeśli jednak złoży takie oświadczenie, to jej umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu z okresem wypowiedzenia tj. 31 marca 2023 r.

Wypowiedzenie zmieniające musi zawierać:

• informację, że jest to wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia wraz ze wskazaniem dat (czyli powszechnie stosowany wzór wypowiedzenia umowy o pracę),
• przyczynę wypowiedzenia warunków pracy (np. pogorszenie się sytuacji ekonomicznej firmy i związana z tym redukcja kosztów),
• propozycję nowych warunków pracy (np. od dnia 1.04.2023 r. prowizja od sprzedaży wynosi X%),
• zapis, że pozostałe warunki umowy o pracę pozostają bez zmian,
• pouczenie o tym, że pracownik może do połowy okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia nowych warunków umowy o pracę, a brak oświadczenia traktowany jest jako przyjęcie proponowanej zmiany warunków,
• informację, że w przypadku odmowy przyjęcia proponowanych warunków, umowa rozwiąże się po upływie okresu wypowiedzenia,
• pouczenie o możliwości i terminie wniesienia odwołania do sądu pracy.

Uwaga – wskazanie w wypowiedzeniu zmieniającym, że pracownik ma czas do połowy wypowiedzenia na złożenie oświadczenia o odmowie nowych warunków to bardzo ważna sprawa. W przypadku braku takiego pouczenia pracownik może złożyć oświadczenie do ostatniego dnia okresu wypowiedzenia (art. 42 § 3 k.p.).

Ile jest czasu na zawiadomienie pracownika o zmianie warunków zatrudnienia?

Przepisy nie precyzują, w jakim terminie należy poinformować pracowników o zmianie warunków zatrudnienia. Można wywnioskować z nich wyłącznie to, że jeśli zmiana warunków ma być wprowadzona poprzez wypowiedzenie zmieniające, to musi ono być wręczone na tyle wcześniej, aby okres zatrudnienia na starych warunkach obejmował okres wypowiedzenia. Zwłaszcza jeśli zmiany wejdą w życie w terminach “nienegocjowalnych” – tzn. wynikających z siły wyższej.

Przykład 3

Zarząd firmy X podjął decyzję, że od 1.06.2023 r. przenosi siedzibę przedsiębiorstwa z Gdańska do Krakowa. Powodem przeprowadzki jest wyburzenie biurowca, o czym firma X została poinformowana wcześniej przez zarządcę budynku. Firma powinna najpóźniej 28.02.2023 r. wręczyć wypowiedzenia zmieniające przynajmniej tym pracownikom, których okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące. Jeśli nie przyjmą nowych warunków, ich umowy rozwiążą się 31.05.2023 r.

Informacja o warunkach zatrudnienia – aktualizacja

Art. 29 § 3 k.p. nakazuje pracodawcom w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę poinformować pracownika o:

• obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Informacja o warunkach zatrudnienia może mieć formę spersonalizowaną – pracownik otrzyma informację dotyczącą jego osoby aktualną na dzień wystawienia informacji (np.: “Przysługuje Panu 20 dni w roku kalendarzowym 2023, zgodnie z art. 154 § 1 i art. 155(1) Kodeksu pracy”). Można ją także przygotować w ogólnej formie, przekazywanej wszystkim pracownikom (np.: “Przysługuje Panu/Pani urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26 dni w roku kalendarzowym, zgodnie z art. 154 § 1 i art. 155(1) Kodeksu pracy”). Pracownik może wtedy sprawdzić przytoczone przepisy i dowiedzieć się, jak stan rzeczy ma się w jego sytuacji w danej chwili.

W przypadku informacji spersonalizowanej, każda zmiana w obrębie któregoś ze wskazanych elementów wymaga formy pisemnej, zwanej potocznie aktualizacją informacji o warunkach zatrudnienia. Aktualizację należy przekazać pracownikowi niezwłocznie, a najpóźniej w ciągu 1 miesiąca od wejścia zmian w życie (art. 23 § 32). 1 miesiąc dotyczy wyłącznie zmian informacji obejmujących art. 29 § 3, dla innego rodzaju zmian (zmiana siedziby, zmiana wysokości wynagrodzenia itp.) przepisy nie przewidują terminów granicznych.

Przykład 4

Karol zatrudnił 1.07.2022 r. na umowę o pracę Tomka. Był on wtedy studentem, a przed podjęciem studiów miał 3-letni staż pracy, dlatego w momencie podjęcia pracy u Karola przysługiwało mu 20 dni urlopu wypoczynkowego. 10.10.2022 r. Tomek dostarczył dyplom studiów wyższych z datą ukończenia 1.10.2022 r. Oznacza to, że jego staż pracy (do którego wlicza się okres ukończonych studiów i nalicza się za nie 8 lat stażu) zwiększył się do ponad 10 lat, a więc wymiar urlopu wzrósł do 26 dni. W związku z tą zmianą pracodawca najpóźniej 1.11.2022 r. musi mu przekazać zaktualizowaną informację dodatkową.

Aneks do umowy a wypowiedzenie zmieniające – porównanie

Oba dokumenty są propozycją od pracodawcy dla pracownika zmiany warunków umowy o pracę. Aneks to oferta, którą pracownik może przyjąć lub nie – odmowa nie wiąże się dla niego z żadnymi konsekwencjami. Natomiast brak akceptacji wypowiedzenia zmieniającego (poprzez złożenie oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków) oznacza rozwiązanie umowy o pracę.