Zmiany w wykazie podatników VAT

Z dniem 1 września 2019 r. w życie wchodzą zmiany wynikające z ustawy z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych usług. Zmiany z jednej strony pozwolą na dokładniejszą weryfikację kontrahenta, a z drugiej nakładają na podatników dodatkowe obowiązki. Poniższy artykuł zawiera jedynie informację w zakresie zmian w prowadzonym rejestrze podatników VAT oraz w warunkach na jakich podatnicy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, następuje ich wyrejestrowanie i przywrócenie do rejestru.

Wykaz podatników VAT – omówione zagadnienia:

1. Wykaz podatników prowadzony przez MF i dane zawarte w wykazie

2. Kategorie podatników oraz zakres danych dostępnych w wykazie

3. Obowiązki podatnika w konkretnych sytuacjach

4. Odmowa rejestracji podatnika

5. Wykreślenie podatnika z urzędu

6. Przywrócenie zarejestrowania podatnika

7. Zmiana statusu podatnika z czynnego na zwolnionego

Wykaz podatników prowadzony przez MF i dane zawarte w wykazie

Zgodnie z art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług Szef Krajowej Informacji Skarbowej prowadzi elektroniczny wykaz podmiotów:

odniesieniu, do których naczelnik US nie dokonał rejestracji lub wykreślił z rejestru podatników VAT,
zarejestrowanych jako podatników VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Powyższy wykaz jest dostępny na stronie Ministerstwa Finansów. Dostęp do niego będzie również ze strony CEiDG.

Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa

Zakres danych poszczególnych kategorii podmiotów przedstawia poniższa tabela.

Kategoria podatnika	Zakres danych dostępnych w wykazie
wszyscy podatnicy w wykazie	firma (nazwa) lub imię i nazwisko, numer NIP (jeżeli został nadany), numer REGON (jeżeli został nadany), numer w KRS (jeżeli został nadany), adres siedziby (w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną), adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej, daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.
podatnicy, dla których US odmówił rejestracji	Jak wyżej oraz dodatkowo: numer PESEL (jeśli podmiot go posiada), status podmiotu w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji, podstawę prawną odmowy rejestracji, imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL, imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL, imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL.
podatnicy wykreśleni z rejestru podatników VAT	Jak wyżej oraz dodatkowo: status podmiotu wykreślonego z rejestru jako podatnika VAT, podstawę prawną wykreślenia z rejestru, A także dodatkowo: w przypadku podmiotów wykreślonych z innego powodu niż zawieszenie działalności na okres co najmniej 6 miesięcy: numer PESEL podatnika jeśli go posiada, imiona i nazwiska oraz numer PESEL osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, prokurentów, wspólników. w przypadku podmiotów wykreślonych z powodu zawieszenia działalności na okres co najmniej 6 miesięcy numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej.
podatnicy, których rejestracja została przywrócona	Jak wyżej oraz dodatkowo: status podatnika zarejestrowanego jako “podatnik VAT czynny” lub “podatnik VAT zwolniony”, podstawa prawna przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT, numery rachunków rozliczeniowych (banku lub spółdzielczej kasie rozliczeniowo kredytowej, której podmiot jest członkiem) otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazane w zgłoszeniu rejestracyjnym lub identyfikacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej.
podatnicy, zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni	Jak wyżej oraz dodatkowo: status podatnika zarejestrowanego jako “podatnik VAT czynny” lub “podatnik VAT zwolniony”, numery rachunków rozliczeniowych (banku lub spółdzielczej kasie rozliczeniowo kredytowej, której podmiot jest członkiem) otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazane w zgłoszeniu rejestracyjnym lub identyfikacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej.

▲ wróć na początek

Zakres danych wykazywanych dla poszczególnych grup podatników wynika z brzmienia art. 96b ust. 3-5 ustawy o podatku od towarów i usług.

Sprawdzając status podatnika w wykazie prowadzonym przez szefa KAS możemy sprawdzić jego status na wskazany dzień przypadający na okres nie wcześniejszy niż 5 lat poprzedzających rok, w którym dokonujemy sprawdzenia.

Dane podmiotów wskazywane są na konkretny dzień (dzień na który chcemy sprawdzić status). Nie dotyczy to danych takich jak nazwa, NIP i regon podatnika, które udostępniane są wg stanu na dzień sprawdzenia.

Księgowość Internetowa – 30 dni za darmo

Dane zawarte w wykazie aktualizowane są raz na dobę – w dni robocze.

Dane podmiotów, w odniesieniu do których naczelnik US nie dokonał rejestracji czy których wykreślił z rejestru jako podatnika VAT – usuwane są z wykazu po upływie 5 lat od końca roku kalendarzowego – odpowiednio wykreślenia czy odmowy rejestracji.

Z punktu widzenia przedsiębiorców bardzo ważną informacją zawartą w wykazie jest numer rachunku bankowego kontrahenta. Ma to znaczenie z punktu widzenia zmian jakie ustawa zmieniająca wprowadziła do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych czy prawnych.

Bezpośrednio z kwestią rejestru podatników VAT związane są kwestie tego kiedy podatnik ma obowiązek dokonać zgłoszenia rejestracyjnego, jego aktualizacji czy wyrejestrowania z rejestru VAT.

Obowiązek podatnika	Sytuacja
Złożenie zgłoszenia rejestracyjnego	podatnicy wykonujący czynności opodatkowane – zgłoszenie należy złożyć przed dniem rozpoczęcia wykonywania tych czynności. W wyniku zgłoszenia podatnicy są zarejestrowani jako “podatnicy VAT czynni”. podatnicy korzystający ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 lub wykonujący czynności zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT (zwolnienie podmiotowe i przedmiotowe) – nie mają obowiązku przed dniem rozpoczęcia sprzedaży dokonywać zgłoszenia. Jeśli zgłoszenia dokonają zostają zarejestrowani jako podatnicy zwolnieni. podatnicy korzystający ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, którzy tracą prawo do zwolnienia – dokonują zgłoszenia przed dniem utraty, a jeśli byli zarejestrowani jako podatnicy zwolnieniu aktualizują zgłoszenie. W wyniku zgłoszenia podatnicy są zarejestrowani jako “podatnicy VAT czynni”. podatnicy korzystający ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 oraz korzystający ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 (rolnicy ryczałtowi), którzy rezygnują ze zwolnienia – dokonują zgłoszenia rejestracyjnego przed początkiem miesiąca, w którym następuje rezygnacja a jeśli byli zarejestrowani jako podatnicy zwolnieniu aktualizują zgłoszenie. W wyniku zgłoszenia podatnicy są zarejestrowani jako “podatnicy VAT czynni”. podatnicy uprawnieni do zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, którzy rezygnują ze zwolnienia od pierwszej czynności opodatkowanej – dokonują zgłoszenia rejestracyjnego przed jej wykonaniem. W wyniku zgłoszenia podatnicy są zarejestrowani jako “podatnicy VAT czynni”. podatnicy korzystający ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 (inni niż rolnicy ryczałtowi) oraz przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 rozpoczynający dokonywanie sprzedaży opodatkowanej dokonują zgłoszenie rejestracyjnego przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży, a jeśli byli zarejestrowani jako podatnicy zwolnieniu aktualizują zgłoszenie. W wyniku zgłoszenia podatnicy są zarejestrowani jako “podatnicy VAT czynni”. Obowiązek złożenia zgłoszenia dotyczy sytuacji kiedy podatnik albo utracił prawo do zwolnienia albo z niego rezygnuje.
Aktualizacja zgłoszenia rejestracyjnego	podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT zwolnieni w przypadku rezygnacji, utraty prawa do zwolnienia z VAT, podatnicy, którzy dokonali zgłoszenia rejestracyjnego w przypadku zmiany danych we wpisie lub w sytuacji dokonania wpisu do CEiDG zarządcy sukcesyjnego – zgłoszenie aktualizacyjne należy złożyć w ciągu 7 dni od tych zdarzeń.
Zgłoszenie zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych	podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT, którzy zaprzestali wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu zgłaszają ten fakt naczelnikowi US. Zgłoszenie stanowi podstawę wykreślenia podatnika z rejestru jako podatnika VAT.

▲ wróć na początek

Poza sytuacjami kiedy status podatnika zmienia się w wyniku dokonanych przez niego zgłoszeń, zmiana taka może być także efektem czynności wykonywanych przez US. Naczelnik US może nie dokonać rejestracji podatnika jako podatnika VAT, dokonać jego wykreślenia lub przywrócenia do rejestru.

Sytuacje i warunki na jakich następuje odmowa rejestracji, wyrejestrowanie oraz przywrócenie do rejestru zawiera poniższa tabela. Uwzględnia ona zmiany wprowadzone od września 2019 r. ustawą z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2019 poz. 1520).

Program do faktur – Darmowe konto

Odmowa rejestracji podatnika

Naczelnik US nie dokonuje rejestracji podatnika jako podatnika VAT, jeżeli ma miejsce jedno z poniższych zdarzeń:

dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
podmiot nie istnieje,
brak możliwości skontaktowania się z podatnikiem lub jego pełnomocnikiem mimo udokumentowanych prób,
podmiot albo jego pełnomocnik nie stawiają się na wezwanie US,
z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków w rozumieniu art. 119zg pkt 1 Ordynacji podatkowej lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi w rozumieniu art. 119zg pkt 9 Ordynacji podatkowej,
wobec podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności.

Naczelnik US nie ma w powyższych przypadkach obowiązku informowania podatnika.

Wykreślenie podatnika z urzędu

Naczelnik US wykreśla z urzędu podatnika jako podatnika VAT, w przypadku:

śmierci podatnika (nie ma to zastosowania w przypadku kiedy US został poinformowany o ustanowieniu zarządcy sukcesyjnego),
zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu i braku zgłoszenia w tym zakresie przez podatnika.

Naczelnik US wykreśla z urzędu podatnika jako podatnika VAT, w przypadku:

gdy podatnik nie istnieje,
braku możliwości skontaktowania się z podatnikiem lub jego pełnomocnikiem (mimo udokumentowanych prób),
podania w zgłoszeniu rejestracyjnym danych niezgodnych z prawdą,
braku stawienia się podatnika lub jego pełnomocnika na wezwanie naczelnika US, naczelnika UCS, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa KAS,
posiadania informacji, z których wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków w rozumieniu art. 119zg pkt 1 Ordynacji podatkowej lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi w rozumieniu art. 119zg pkt 9 Ordynacji podatkowej,
orzeczenia przez sąd na podstawie odrębnych przepisów, wobec podatnika zakaz prowadzenia działalności.

W powyższych przypadkach naczelnik US nie ma obowiązku zawiadomienia podatnika o wykreśleniu z rejestru.

Wykreśleniu z urzędu podlega także podatnik, który: 1) zawiesił działalność na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy Podatnik, zawieszający działalność na okres co najmniej 6 miesięcy, który w okresie zawieszenia będzie wykonywał czynności w zakresie dostawy towarów i świadczenia usług na terytorium kraju ma obowiązek przed rozpoczęciem zawieszenia lub wykonywania tych czynności, zawiadomić o tym US. W zawiadomieniu wskazuje okres kiedy czynności będą wykonywane. W wyniku złożenia zawiadomienia naczelnik US nie wykreśla na wskazany okres podatnika lub na ten okres przywraca jego rejestrację. 2) mając obowiązek złożenia deklaracji VAT (miesięcznej lub kwartalnej) nie złożył jej przez 3 kolejne miesiące lub kwartał. Podatnik nie zostanie wykreślony, jeśli udowodni, że prowadzi działalność gospodarczą oraz niezwłocznie po wezwaniu US złoży brakujące deklaracje. 3) składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kwartały deklaracje VAT, jednocześnie bez wykazanej sprzedaży oraz nabycia towarów lub usług, importu towarów z kwotami podatku do odliczenia. Podatnik nie zostanie wykreślony, jeśli wykaże, iż niewykazanie sprzedaży ani nabycia towarów lub usług i importu towarów z kwotami podatku do odliczenia, wynikają ze specyfiki jego działalności. 4) wystawił faktury lub faktury korygujące, dokumentujące czynności, które nie zostały wykonane. Powyższe nie będzie miało zastosowania, gdy wystawienie faktur miało miejsce bez wiedzy podatnika. 5) prowadząc działalność wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy biorący udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru lub usługi uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej.

Przywrócenie zarejestrowania podatnika

Naczelnik US przywraca zarejestrowanie podatnika, bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego, z takim statusem jaki posiadał przez wykreśleniem, w przypadku, kiedy:

wyrejestrowanie wynikało z zawieszenia działalności gospodarczej na okres min. 6 kolejnych miesięcy. Przywrócenie następuje z dniem wznowienia działalności,
wyrejestrowanie było skutkiem wystawiania przez podatnika, faktur dokumentujących czynności niedokonanych. Warunkiem przywrócenia jest udowodnienie przez podatnika, że prowadzi on działalność gospodarczą a faktury zostały wystawione przez pomyłkę lub bez jego wiedzy.

Naczelnik US przywraca zarejestrowanie podatnika jako podatnika VAT czynnego, bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego:

na wniosek podatnika złożony w terminie 2 miesięcy od dnia wykreślenia z rejestru w przypadku kiedy podatnik udowodni, że prowadzi opodatkowaną działalność gospodarczą oraz złoży niezwłocznie brakujące deklaracje jeśli nie zostały złożone czy też wykaże, iż składanie zerowych deklaracji wynikało ze specyfiki działalności. Ma to zastosowanie, kiedy wyrejestrowanie było skutkiem uznania podmiotu za nieistniejący, nieprawdziwymi danymi w zgłoszeniu lub brakiem stawiennictwa podatnika na wezwanie a także brakiem złożenia deklaracji VAT przez 3 kolejne miesiące lub kwartał lub składaniem ich jako “zerowych”,
w przypadku kiedy podatnik udowodni, że prowadzone przez niego działania nie są realizowane z zamiarem nierzetelnego rozliczania podatku w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub zostaną ujawnione inne okoliczności wskazujące na brak tego zamiaru.

Zmiana statusu podatnika z czynnego na zwolnionego

Naczelnik US dokonuje zmiany statusu podatnika z podatnika VAT czynnego na zwolnionego jeżeli przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały w składanych deklaracjach VAT wykazuje on wyłącznie sprzedaż zwolnioną. Podatnik taki nadal jest widoczny w wykazie podatników, ale jako zwolniony. Powyższe nie będzie miało miejsca, czy też status podatnika zostanie ponownie zmieniony, jeżeli ze złożonych przez podatnika wyjaśnień będzie wynikać, że brak wykazanej w deklaracjach sprzedaży innej niż zwolniona jest związany ze specyfiką prowadzonej działalności gospodarczej, a nie z zaprzestaniem wykonywania sprzedaży innej niż zwolniona od podatku.

▲ wróć na początek

W powyższej tabeli pominięte zostały przypadki wskazane w art. 96 ust. 7b ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące wykreślenia podatnika w związku np. z wygaśnięciem zarządu sukcesyjnego, powołanego po śmierci przedsiębiorcy.

Poruszając kwestię wykreślenia podatnika z urzędu z rejestru VAT warto zwrócić uwagę na to, że wykreślenie z podmiotu z rejestru podatników VAT-UE również może mieć miejsce w wyniku działania organu podatkowego. Kwestie tą reguluje art. 97 ust. 15 -17 ustawy o VAT.

W związku ze zmianą danych jakie będą się pojawiać w wykazie podatników VAT polegającą głównie na dodaniu numeru rachunku bankowego przedsiębiorcy (w przypadku podatników VAT czynnych, w tym przywróconych do rejestru) zmianie uległ zakres danych jakie zawiera zgłoszenie identyfikacyjne. Zgłoszenie identyfikacyjne zawierać będzie oprócz wykazu rachunków bankowych także wykaz imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo – kredytowej. W zgłoszeniu rejestracyjnym nie będzie natomiast wskazywany numer rachunku VAT przedsiębiorcy.