Zwolnienie z pracy - jakie obowiązki posiada pracodawca?

W przypadku gdy następuje rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem pracodawca ma kilka obowiązków z tym związanych. Są one tematem poniższego artykułu.

Zwalnianemu pracownikowi należy wystawić świadectwo pracy

Świadectwo pracy jest ważnym dokumentem dla każdego zwalnianego pracownika. Jest to dokument, który pracownik będzie musiał przedstawić w firmach, w których będzie w przyszłości pracował. Na podstawie świadectwa pracy ustalane są niektóre uprawnienia pracownicze takie jak np. urlop wypoczynkowy czy staż pracy. Dlatego ważne jest aby pracownik otrzymał świadectwo w terminie i żeby było ono poprawnie wypełnione.

Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy, zwanej dalej „Kodeksem pracy”; w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy.

Ale jeżeli z jakiś przyczyn wydanie świadectwa pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, to pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy za pośrednictwem poczty lub doręcza je w inny sposób.

W świadectwie pracy należy podać podstawę prawną rozwiązania takiej umowy oraz termin wystawienia świadectwa.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Według § 2 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. – Dziennik Ustaw z 2016 r. poz. 2292 w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:

okresu lub okresów zatrudnienia;
wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem − strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;

Najczęściej występujące podstawy prawne rozwiązania umowy o pracę:

art. 30 § 1 pkt 1 – rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron,

art. 30 § 1 pkt 2 – przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracodawcę lub pracownika),

art. 30 § 1 pkt 3 – przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),

art. 30 § 1 pkt 4 – z upływem czasu, na który była zawarta (przy umowach na czas określony lub okres próbny),

art. 30 § 1 pkt 5 – z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.

okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. − Kodeks pracy,

urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;

wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;

wykorzystanego urlopu ojcowskiego;

wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;

wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;

okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;

zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;

okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;

wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;

okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;

zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;

należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;

informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach − na żądanie pracownika.

Punkt drugi rozporządzenia regulującego sposób wystawiania świadectwa pracy mówi o tym, że:

w świadectwie pracy zamieszcza się pouczenie o prawie pracownika do wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy,
oraz, że w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę – o prawie do wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę.

Od czerwca 2017 r. obowiązuje nowy wzór świadectwa pracy. Wzór ten znajduje się w załączniku do tego rozporządzenia. Znajduje się również w naszym serwisie we wzorach dokumentów.

Więcej na temat jak wypełnić świadectwo pracy tutaj.

Musimy pracownika wyrejestrować z ubezpieczeń

Ekwiwalent pieniężny przysługuje w przypadku niewykorzystania należnego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy pracownika. Pracownik, którego stosunek pracy nie ulega wygaśnięciu nie może zamienić na świadczenia pieniężne niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Kodeks pracy nie reguluje bezpośrednio terminu, kiedy pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za urlop. Mówi o tym wyrok Sądu z dnia 29 marca 2001 r. (I PKN 336/00)

„Sąd Najwyższy stwierdził, że wraz z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym samym dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.„

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje w wysokości odpowiadającej proporcjonalnemu wymiarowi urlopu, tj. odpowiednio do okresu przepracowanego do dnia ustania stosunku pracy. Aby ustalić wysokość należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, potrzebna jest znajomość współczynnika urlopowego. Współczynnik ten ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje go przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Dla pracujących od poniedziałku do piątku, których dni wolne z tytułu 5 dniowego tygodnia pracy wypadają w sobotę, współczynnik ekwiwalentowy na 2019 r. wynosi 20,92. Natomiast jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

Przykładowo współczynnik dla pracownika zatrudnionego:

na 3/4 etatu wynosi: 20,92 x 3/4 = 15,69,
na 1/2 etatu wynosi: 20,92 x 1/2 = 10,46,
na 1/3 etatu wynosi: 20,92 x 1/3 = 6,97,
na 1/4 etatu wynosi: 20,92 x 1/4 = 5,23.

Obliczając ekwiwalent, bierze się pod uwagę te same składniki wynagrodzenia, co przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego:

składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (składniki stałe z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu);
składniki wynagrodzenia w zmiennej wysokości (średnia z 3 lub 12 miesięcy ) – składniki zmienne np. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, premie, prowizje.

Obliczając ekwiwalent za 1 dzień urlopu, dzielimy sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik ekwiwalentowy. Znając wysokość ekwiwalentu za 1 dzień urlopu, oblicza się ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dzieli się ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez 8, a następnie, mnoży tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład:

Umowa z pracownikiem została rozwiązana z dniem 31 stycznia 2019 r. Pracownik ma 3 dni niewykorzystanego urlopu. Otrzymuje on tylko wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2.250,00 zł brutto.

Ekwiwalent obliczamy: dzielimy miesięczne wynagrodzenie pracownika 2.250,00 zł przez współczynnik ekwiwalentu (w 2019 roku wynosi on – 20,92), tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu (107,55) dzielimy przez 8, (107,55: 8= 13,44 zł), a następnie mnożymy wynik (13,44 zł) przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu (3 dni * 8 godzin = 24,00 godziny)= 322,56 zł

czyli:

2.250,00 zł (suma miesięcznych wynagrodzeń)

2.250,00 zł: 20,92 = 107,55 zł (ekwiwalent za 1 dzień roboczy)

107,55 zł: 8 = 13,44 zł (ekwiwalent za jedną godzinę urlopu)

13,44 zł * (3* 8) = 13,44 zł * 24,00= 322,56 zł (ekwiwalent za 3 dni urlopu).

Ważne!

Od stycznia 2019 r. weszły istotne zmiany dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej. A mianowicie na pracodawcy ciąży teraz obowiązek przekazywania pracownikom dodatkowych informacji dotyczących okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Według nowych przepisów skrócony będzie okres przechowywania dokumentacji pracownika z 50 do 10 lat.

Termin ten dotyczyć będzie głównie pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.

Od stycznia 2019 r. w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wraz ze świadectwem pracy wydać pracownikowi w formie papierowej lub elektronicznej informację:

o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
o możliwości odbioru przez pracownika jego akt osobowych do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji lub jej zniszczeniu w razie nieodebrania w określonym czasie. Zawiadomienie o możliwości odbioru tej dokumentacji pracowniczej powinno być doręczone pracownikowi za pokwitowaniem. Odbiór powinien nastąpić osobiście również za pokwitowaniem.

W przypadku pracowników i zleceniodawców zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. o możliwości skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych decydować będzie data ich zatrudnienia.

Czyli:

jak pracownik jest zatrudniony przed 01.01.1999 r. to okres przechowywania akt pracowniczych nie będzie mógł zostać skrócony. Dokumentacja za takie osoby nadal musi być przechowywana 50 lat,
jak pracownik jest zatrudniony po 01.01.1999 r. a przed 01.01.2019 r. to będzie można skrócić okres przechowywania akt pod warunkiem przekazania do ZUS dwóch dokumentów: – oświadczenia ZUS OSW oraz – raportu informacyjnego ZUS RIA,
jak pracownik jest zatrudniony od 01.01.2019 r. to okres przechowywania akt pracowniczych obejmuje 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Więcej informacji na ten temat znajduje się tutaj.