Zwolnienie z VAT dla małych firm w UE – kogo dotyczy? Procedura SME od stycznia 2025!

Sprzedaż w krajach UE poza Polską zazwyczaj wymaga rejestracji do VAT (z pominięciem wyjątków). W celu uproszczenia tego procesu w roku 2025 w podatku VAT wprowadza się tzw. procedurę SME, która pozwala na korzystanie ze zwolnienia podmiotowego VAT w krajach unijnych, gdzie działa przedsiębiorca. Aby skorzystać z tego zwolnienia, konieczna jest rejestracja w systemie SME oraz spełnienie określonych warunków.

Co to jest procedura SME?

Procedura SME (SME to skrót od ang. Small Medium-sized Enterprise, co po polsku oznacza Małe, Średnie Przedsiębiorstwo) polega na możliwości skorzystania ze zwolnienia podmiotowego VAT w innych krajach unijnych niż siedziba przedsiębiorcy.

Przykładowo po spełnieniu określonych warunków przedsiębiorca z Polski dokonujący transakcji z podmiotami z innych państw unijnych (w których powinien odprowadzić podatek VAT) będzie mógł skorzystać w tych państwach ze zwolnienia podmiotowego VAT (czyli ze względu na wysokość przychodów).

Analogicznie – przedsiębiorca spoza Polski, który przeprowadza transakcje z klientami z Polski i jest zobowiązany do opłacenia VAT-u w Polsce, po spełnieniu odpowiednich warunków będzie mógł w Polsce korzystać ze zwolnienia VAT podmiotowego.

Zastosowanie procedury SME umożliwi korzystanie ze zwolnienia podmiotowego VAT również przez małe przedsiębiorstwa mające siedzibę działalności gospodarczej w państwach członkowskich innych niż to, w którym VAT jest należny.

Procedura ta dotyczy wyłącznie krajów UE, nie ma zastosowania państw trzecich.

Dla kogo procedura SME?

Z procedury SME, czyli ze zwolnienia obrotowego VAT w innych krajach unijnych, mogą korzystać małe firmy z UE, które:

• w bieżącym i poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły łącznie obrotu 100 tys. euro we wszystkich 27 państwach członkowskich (a zatem także w Polsce);
• nie sprzedają towarów ani nie świadczą usług, które w danym kraju wymagają obowiązkowej rejestracji do VAT;
• nie przekraczają progów kwotowych określonych przez dane państwo;
• spełniają warunki do zwolnienia VAT w danym kraju zagranicznym.

Dodatkowo kraj, w którym przedsiębiorca chce skorzystać ze zwolnienia, musi mieć wdrożoną procedurę SME. To dobrowolna opcja, więc nie wszystkie państwa członkowskie ją wprowadziły. Przykładowo na dzień na 1 stycznia 2025 r. Hiszpania nie przewiduje zwolnienia z VAT w ramach procedury szczególnej SME.

Z procedury SME mogą także skorzystać przedsiębiorcy zarejestrowani do VAT w Polsce (czynni podatnicy VAT).

Przeliczenia na złote wartości wyrażonych w walutach obcych na potrzeby określenia wartości sprzedaży dokonuje się według kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny w pierwszym dniu roku, a w przypadku gdy w tym dniu kurs wymiany nie został opublikowany – według kursu wymiany z następnego dnia, w którym został opublikowany.

W grudniu 2024 ma zostać uruchomiony symulator, który pomoże ocenić, czy firma może skorzystać ze zwolnienia VAT SME. Narzędzie dostępne na podlinkowanej platformie unijnej.

Procedura SME dla polskich firm

Aby polska firma mogła skorzystać ze zwolnienia w VAT w innych krajach unijnych, oprócz powyższych warunków materialnych powinna także dochować warunków formalnych, czyli:

1. Złożyć tzw. uprzednie powiadomienie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
2. Podatnicy zwolnieni z VAT w Polsce powinni zarejestrować swój status (podatnika zwolnionego) poprzez złożenie VAT-R przed złożeniem uprzedniego powiadomienia.

Do końca 2024 roku firmy korzystające ze zwolnienia VAT w Polsce mogą:

• w ogóle nie zgłaszać się na VAT-R;
• złożyć dobrowolnie VAT-R z rejestracją jako „podatnik VAT zwolniony”.

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, którzy nie są zainteresowani procedurą SME, nie muszą rejestrować się jako zwolnieni VAT w Polsce ani podejmować żadnych działań związanych z systemem SME.

Uprzednie powiadomienie

Uprzednie powiadomienie o zamiarze skorzystania ze zwolnienia VAT w innych państwach UE niż swojej siedziby można złożyć wyłącznie w formie elektronicznej poprzez e-Urząd Skarbowy. Powinno ono zawierać:

• dane przedsiębiorcy,
• dane państwa, w których przedsiębiorca chce skorzystać ze zwolnienia podmiotowego VAT,
• dane dotyczące rocznego obrotu na terytorium Unii Europejskiej w poprzednim oraz bieżącym roku podatkowym wyrażone w euro.

Szczegółowy zakres danych zawartych w uprzednim powiadomieniu wraz z objaśnieniami co do sposobu wypełniania zostanie wydane w drodze Rozporządzenia przez Ministra Finansów.

Wszelkie czynności w związku z procedurą SME należy podejmować wyłącznie za pomocą e-Urzędu Skarbowego.

Aktualizacja uprzedniego powiadomienia

Aktualizację uprzedniego powiadomienia należy złożyć w przypadku:

• zamiaru skorzystania ze zwolnienia w kolejnym państwie członkowskim;
• zamiaru rezygnacji ze zwolnienia w państwie członkowskim;
• zmiany danych w nim zawartych, m.in. adresy/dane kontaktowe,

W przypadku aktualizacji uprzedniego powiadomienia zamiast identyfikatora podatkowego NIP podatnika podaje się polski numer identyfikacyjny EX.

Numer identyfikacyjny EX

Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, po otrzymaniu uprzedniego powiadomienia oraz uwzględnieniu informacji od organów podatkowych innych państw członkowskich UE, podejmie decyzję w sprawie:

• nadania indywidualnego polskiego numeru identyfikacyjnego EX;
• potwierdzenia już nadanego numeru EX (w przypadku ubiegania się o zwolnienie z VAT w kolejnych państwach);
• odmowy nadania numeru EX;
• odmowy skorzystania ze zwolnienia w państwie/państwach UE (w przypadku niespełnienia warunków, w którymkolwiek z państw.

Urząd skarbowy ma 35 dni roboczych na podjęcie decyzji po otrzymaniu tzw. uprzedniego powiadomienia. W przypadku konieczności dodatkowej weryfikacji termin ten może ulec wydłużeniu.

Zwrot „EX” to skrót od angielskiego „exemption”, czyli zwolnienie.

Jeśli polskiej firmie zostanie nadany numer „EX”, jej numer identyfikacyjny będzie miał format PL[numerNIP]-EX. Przykładowo gdyby IFIRMA zarejestrowała się do SME (zakładając, że spełnia odpowiednie warunki), jej numer identyfikacyjny wyglądałby następująco: PL8981647572-EX.

Ważność numeru „EX” można sprawdzać na unijnej platformie: SME-on-the-web dostępnej od 1 stycznia 2025.

Numer EX a VAT UE

Numer EX jest związany z wymogiem identyfikacji i służy wyłącznie stosowaniu zwolnienia w ramach procedury SME.

Podatnik może być natomiast nadal zobowiązany do identyfikacji w ramach VAT-UE. Nie pozbawia to jednak prawa do korzystania ze zwolnienia w ramach procedury SME. Numer EX oraz VAT-UE nie wpływają na siebie.

W przypadku podatników zwolnionych z VAT w Polsce, ale zarejestrowanych jako podatnicy VAT UE, naczelnicy urzędów skarbowych będą z urzędu aktualizować ich status na „podatnika VAT zwolnionego” w związku z wyborem SME i uwidaczniać na białej liście podatników.

Biała lista podatników VAT

Na podstawie nowych przepisów ustawy o VAT podatnicy z siedzibą poza Polską, zwolnieni z VAT w ramach procedury SME, będą rejestrowani jako „podatnicy VAT zwolnieni” tylko jeśli wcześniej byli już zarejestrowani jako podatnicy VAT UE. W przeciwnym razie będą niezarejestrowani. To może prowadzić do lekkiego chaosu informacyjnego wśród polskich małych przedsiębiorców, którzy dokonują transakcji z podatnikami unijnymi. Mogą oni napotkać trudności w weryfikacji statusu tych podatników, ponieważ niektórzy będą widnieć na białej liście jako zwolnieni, a inni w ogóle się na niej nie znajdą.

Istotnym jest jednak, że mechanizmy SME oraz rozliczanie usług na zasadzie odwrotnego obciążenia (import usług) mają różne zakresy zastosowania i się wzajemnie wykluczają. A obecność sprzedawcy na białej liście VAT nie stoi w sprzeczności z zastosowaniem odwrotnego obciążenia – jak wypowiada się Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na postawiony problem.

Składanie informacji kwartalnych SME

Przedsiębiorcy zarejestrowani do procedury SME są zobowiązani do składania kwartalnych informacji w ciągu miesiąca od zakończenia kwartału, przy czym termin ten nie ulega wydłużeniu, jeśli ostatni dzień przypada na weekend lub dzień wolny od pracy.

Informacje kwartalne powinny zawierać dane podatnika, polski numer identyfikacyjny EX oraz wysokość obrotów w euro za dany kwartał w każdym państwie członkowskim, w tym wartość sprzedaży w Polsce.

Jeśli numer EX został nadany w kwartale następującym po złożeniu tzw. uprzedniego powiadomienia, przedsiębiorca musi złożyć informacje kwartalne za kwartał, w którym złożono to powiadomienie, oraz za kolejne kwartały poprzedzające nadanie numeru EX.

W informacji kwartalnej pomija się wartości, które zostały wykazane w uprzednim powiadomieniu.

Przykład 1.

Przedsiębiorca złożył uprzednie powiadomienie 15 stycznia 2025 r. i wykazał w nim obroty osiągnięte we wszystkich państwach do tego dnia. Podatnik otrzymał polski numer identyfikacyjny EX 15 marca 2025 r. W pierwszej informacji kwartalnej (I kwartał 2025 r.) podatnik wykaże obroty we wszystkich państwach członkowskich za I kwartał 2025 r. z pominięciem wartości wykazanych już w uprzednim powiadomieniu.

W przypadku zmian w złożonej informacji kwartalnej konieczne jest złożenie korekty.

Szczegółowy zakres danych zawartych w informacji kwartalnej wraz z objaśnieniami co do sposobu wypełniania zostanie wydane w drodze Rozporządzenia przez Ministra Finansów.

Czy można zrezygnować z procedury SME?

O rezygnacji z procedury SME możemy mówić w dwóch przypadkach:

1. Rezygnacja jako niezarejestrowanie się do SME – jest to opcja dobrowolna, więc jeśli ktoś nie chce korzystać z tego zwolnienia, nie musi podejmować żadnych działań.
2. Rezygnacja z już przyznanego unijnego zwolnienia VAT.

Tutaj omówimy przypadek drugi, czyli rezygnację z już przyznanego zwolnienia SME.

Jeśli przedsiębiorca już się zarejestrował do SME, ale chciałby zrezygnować ze zwolnienia z VAT dla małych firm w UE, to rezygnacja będzie skuteczna od:

• pierwszego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym podatnik poinformował o tej rezygnacji – w przypadku gdy poinformowanie nastąpiło w pierwszym albo drugim miesiącu kwartału;
• drugiego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym podatnik poinformował o tej rezygnacji – w przypadku gdy poinformowanie nastąpiło w ostatnim miesiącu kwartału.

W przypadku gdy podatnik poinformował o rezygnacji ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich, w których korzystał ze zwolnienia, właściwy naczelnik urzędu skarbowego wydaje postanowienie o dezaktywacji polskiego numeru identyfikacyjnego EX.

Utrata prawa do procedury SME

Utrata prawa do korzystania z procedury SME następuje po przekroczeniu:

li>limitu 100 tys. euro obrotów łącznie na terenie całej UE – utrata prawa do transgranicznego zwolnienia z VAT;
• limitu ustalonego w danym kraju zagranicznym – utrata prawa do zwolnienia VAT tym państwie.

Podatnicy, którzy przekroczą roczny obrót 100 tys. euro w Unii Europejskiej, czyli stracą prawo do zwolnienia VAT, mają 15 dni roboczych na złożenie informacji kwartalnej za okres od początku kwartału do dnia przekroczenia tej kwoty. W tym przypadku jeśli termin upłynie w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, ulega on wydłużeniu do pierwszego dnia roboczego następującego po tym dniu

Informacje w związku SME tylko przez e-Urząd Skarbowy

Wszelkie pisma dotyczące korzystania ze zwolnienia podatkowego w ramach procedury SME, takie jak m.in:

• uprzednie powiadomienie,
• informacje kwartalne i ich korekty,
• rezygnację ze zwolnienia,
• pełnomocnictwo szczególne,

muszą być składane i doręczane wyłącznie poprzez e-Urząd Skarbowy.

Pobierz plik, jak korzystać z procedury SME w e-Urzędzie Skarbowym.

Procedura SME a VAT OSS

VAT OSS i procedura SME wykluczają się wzajemnie, ponieważ VAT OSS to rejestracja do VAT, a procedura SME to zwolnienie z VAT. Aczkolwiek istnieją pewne korelacje pomiędzy VAT OSS a system SME.

Przedsiębiorca spełniający wymogi będzie mógł zarejestrować się na potrzeby procedury SME i jednocześnie być zarejestrowanym do celów unijnej procedury OSS, rozliczając w tej procedurze VAT należny dla państw członkowskich, w których nie korzysta z procedury SME.

Przykład 2.

Przedsiębiorca sprzedający towary konsumentom w UE nie przekroczył progu 42.000 zł, więc wystawia faktury z polską stawką VAT. Po przekroczeniu tego progu musi zarejestrować się do VAT w krajach konsumentów (oddzielnie w każdym kraju lub poprzez VAT OSS), ale może rozważyć procedurę SME, co pozwala na zwolnienie z VAT w krajach nabywców, jeśli spełnia określone warunki.

Przykład 3.

Przedsiębiorca zarejestrowany w SME przekroczył próg kwotowy w danym kraju, co obliguje go do rejestracji VAT w tym kraju (traci zwolnienie VAT). Może zarejestrować się do VAT lokalnie lub skorzystać z VAT OSS.

Przykład 4.

Przedsiębiorca działający w Niemczech, Francji i Czechach może skorzystać ze zwolnienia z VAT w Niemczech i Francji (SME), a w Czechach zarejestrować się do VAT OSS.

Od kiedy procedura SME?

Przepisy dotyczące procedury SME wejdą w życie od 1 stycznia 2025 roku.

Do określenia wartości sprzedaży za 2024 rok nie należy uwzględniać wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz usług reasekuracyjnych – jeżeli usługi nie mają charakteru transakcji pomocniczych.

Treść ustawy znajdziemy w Dzienniku Ustaw.

Podsumowanie

Przedsiębiorstwa, które spełnią odpowiednie warunki, będą mogły korzystać z transgranicznego zwolnienia VAT. Rejestracja do tego zwolnienia odbywa się poprzez jedną rejestrację w kraju członkowskim, w którym firma ma siedzibę. Polskie firmy zatem rejestracji jako zwolniony podatnik w ramach SME dokonają za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego.

Celem procedury SME jest umożliwienie małym przedsiębiorstwom z innych państw członkowskich Unii Europejskiej dokonywania transgranicznych dostaw zwolnionych z podatku VAT w taki sam sposób, jak małe firmy krajowe. Ma to na celu zapewnienie równych warunków dla wszystkich małych przedsiębiorstw, niezależnie od ich siedziby.

Korzystanie z procedury szczególnej SME nie jest obligatoryjne, podatnik może wybrać opodatkowanie VAT w danym państwie członkowskim UE na zasadach ogólnych. Może także stosować zwolnienie VAT w ramach procedury SME w niektórych krajach, a w innych korzystać z ogólnych zasad opodatkowania.