Zwolnienie ze składek ZUS a nadpłata z poprzednich okresów

Zwolnienie z opłacania składek ZUS, pomimo że dotyczy miesięcy marzec-maj 2020 r. nadal rodzi wiele problemów z prawidłowym ujęciem w księgach podatkowych. Jak się okazuje problematyczne może być księgowanie w przypadku zwolnienia z opłacania składek, jak również w przypadku decyzji odmownej w tej sprawie. Przedsiębiorcy mają również dylemat jak postąpić w sytuacji, gdy w piśmie z ZUS pierwotnie widniała informacja tylko o częściowym zwolnieniu ze składek ZUS, ponieważ na ich koncie figurowała nadpłata za okresy wcześniejsze.

Zgodnie z ustawą ogłoszoną 20 sierpnia 2020 r. przedsiębiorca, u którego wystąpiła nadpłata za okresy wcześniejsze lub który dokonał wpłaty na poczet składek za okres podlegający zwolnieniu, ma prawo do pełnego zwolnienia za okres marzec-maj 2020. Przedsiębiorca na którego koncie w PUE-ZUS po 20 września (data wejścia w życie przepisów ustawy) pojawi się informacja o nadpłacie może wystąpić o jej zwrot. W przypadku nie wystąpienia o zwrot nadpłata zostanie zaliczona na poczet przyszłych zobowiązań wobec ZUS.

Jak jest rozliczana nadpłata w ZUS na zasadach ogólnych?

Nadpłacone składki na koncie rozliczeniowym w ZUS mogą powstać na skutek różnych okoliczności, m.in.:

1. Przedsiębiorca może dokonać omyłkowo zawyżonej płatności.
2. W wyniku złożenia korygujących dokumentów rozliczeniowych za dany okres.
3. Na skutek wydania decyzji stwierdzającej nadpłatę przez ZUS.

Jeżeli przedsiębiorca chce otrzymać zwrot należy złożyć wniosek RZS-P “Płatnika składek o zwrot nienależnie opłaconych składek”.

Zwolnienie ze składek ZUS a nadpłata w ZUS

Ci przedsiębiorcy, którzy wystąpili z wnioskiem o zwolnienie z opłacania składek za miesiące marzec-maj 2020 r. a na ich koncie w ZUS figurowała nadpłata przeżyli niemałe rozczarowanie po otrzymaniu decyzji z ZUS w sprawie zwolnienia. Otóż w takiej sytuacji zwolnieniu podlegała tylko składka, która po zaliczeniu nadpłaty z poprzednich okresów figurowała jako nieopłacona.

Sytuacja nie dotyczyła marca 2020 r., ponieważ tylko w przypadku tego miesiąca nawet przy zapłacie można było ubiegać się o zwolnienie ze składek w pełnej wysokości.

W jaki sposób ująć nadpłatę w PKPiR?

Rozliczenie nadpłaty zaliczonej przez ZUS na poczet kwietnia i maja 2020 r. budzi wiele pytań i kontrowersji po stronie przedsiębiorcy. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien sprawdzić w jakich okresach doszło do powstania tej nadpłaty. Aby prawidłowo dokonać księgowań niezbędna jest informacja na temat w jaki sposób została rozliczona ta nadpłata przez ZUS na poczet ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego, Fundusz Pracy i FGŚP. Taka wiedza jest niezbędna z uwagi na różny sposób ujmowania w PKPiR. W jaki sposób wystąpić do ZUS o ustalenie salda składek można przeczytać tutaj. Składki na ubezpieczenia społeczne właściciela ujmowane są albo w kosztach podatkowych, albo odejmowane są od podstawy naliczania zaliczki na podatek dochodowy. Składki społeczne za pracowników w części finansowanej przez płatnika, FP i FGŚP znajdą się w kol. 13 PKPiR. Składka zdrowotna jest odejmowana od zaliczki na podatek właściciela. W przypadku pracowników znajdzie się ona w kwocie wynagrodzenia brutto, które jest ujęte w kol. 12 PKPiR.

Natomiast jeżeli w wyniku pomyłki wpłata do ZUS została zawyżona i nie dotyczy żadnego dokumentu rozliczeniowego złożonego do ZUS sposób postępowania został opisany w pkt. 1.

1. Jeżeli powstanie nadpłaty wiąże się z omyłkową zawyżoną wpłatą, która w momencie jej dokonania nie została ujęta w kosztach w PKPiR i nie dotyczyła żadnego dokumentu rozliczeniowego w ZUS, a więc nie była zaliczona na składki społeczne, zdrowotne, FP czy FGŚP, w takiej sytuacji wydaje się, że nadpłatę można rozliczyć na bieżąco za kwiecień i/lub maj 2020 r. Z informacji uzyskanej na infolinii podatkowej KIS otrzymano odpowiedź, że w sytuacji gdy nadpłacone środki w ZUS nie były wcześniej zaliczone na składki społeczne, zdrowotne, inne i nie były ujęte w rozliczeniach podatkowych mogą być na bieżąco wykorzystane. Należy jednak pamiętać, że informacja uzyskana na infolinii KIS nie jest wiążąca. Taki sposób zaliczenia na bieżąco nie ma jednak potwierdzenia w przepisach i może być kwestionowany. Z ustawy o podatku dochodowym wynika jedynie kiedy powinny być zaksięgowane składki zapłacone do ZUS w PKPiR – ważna jest data zapłaty, a nie rozliczenia przez ZUS (art. 22 ust. 6bb ustawy o PIT). Z uwagi na brak uregulowań w przepisach najlepiej sprawę skonsultować z własnym US, wystąpić o interpretację podatkową lub zasięgnąć porady doradcy podatkowego.

Przykład 1

Przedsiębiorca opłaca pełne składki w kwocie 1.431,48 zł. Za miesiąc kwiecień 2020 r. ZUS zaliczył mu nadpłatę z 2019 roku w kwocie 1.000 zł na poczet składek. Na kwotę 431,48 zł została wydana decyzja o zwolnieniu z opłacenia składek. W takiej sytuacji jeżeli nadpłata w ZUS nie była wcześniej ujęta w kosztach w PKPiR czy też odliczona od podatku (składka zdrowotna) wówczas kwota 1.000 zł, zgodnie z informacją uzyskaną na infolinii KIS, będzie zaksięgowana na miesiąc kwiecień w rozbiciu na składki społeczne i FP w PKPiR, a o składkę zdrowotną będzie pomniejszona zaliczka na podatek dochodowy. Niezbędna jest znajomość rozliczenia nadpłaty przez ZUS. Ponieważ po kolejnym rozpatrzeniu sprawy przez ZUS po zmianie przepisów nadpłata zostanie zaliczona na poczet bieżącego zobowiązania za wrzesień 2020, przedsiębiorca skoryguje odliczenie za kwiecień tak by w tym miesiącu nie wykazywać opłaconych składek i rozliczy składkę we wrześniu 2020.

2. Jeżeli nadpłata powstała, ponieważ przedsiębiorca wcześniej opłacił 100% składek, ale na skutek np. wypłaty świadczenia chorobowego za ten okres, złożone zostały deklaracje korygujące i powstała nadpłata. W tej sytuacji jeżeli składki zostały pierwotnie w 100% ujęte w kosztach nie można ich ponownie rozliczać. W takiej sytuacji należałoby oznaczyć taką płatność jako “neutralną”, żeby nie znalazła się kosztach w PKPiR.

Przykład 2

Przedsiębiorca opłaca pełne składki składki w kwocie 1.431,48 zł. Za miesiąc kwiecień 2020 r. została mu zaliczona nadpłata 431,48 zł i 1.000 zł zostało zwolnione z opłacenia składki ZUS. Jeżeli nadpłata 431,48 zł została rozliczona wcześniej w kosztach w PKPiR w takiej sytuacji cała kwota 1.431,48 zł będzie neutralna podatkowo, tzn. nie znajdzie się po stronie kosztów w PKPiR za miesiąc kwiecień, a składka zdrowotna nie będzie odliczona od podatku. Nie będzie tutaj miał znaczenia również fakt, iż ZUS ponownie rozpatrzył sprawę i nadpłata zostanie zaliczona na poczet zobowiązania za wrzesień 2020 r.

ZUS był nieugięty jeżeli chodzi o zaliczanie nadpłat z poprzednich okresów na poczet miesięcy kwiecień/maj 2020 r. Stał na stanowisku, że to przedsiębiorca powinien zadbać o to, żeby w odpowiednim terminie wystąpić z wnioskiem o zwrot środków. Wielu przedsiębiorców złożyło pismo do ZUS o zwrot nadpłaconych składek, pomimo że otrzymało już decyzję o częściowym zwolnieniu ze składek. Z różnych doniesień prasowych można się było dowiedzieć, że w takiej sytuacji znalazło się ok. 140-160 tyś. przedsiębiorców. Pojawiała się również nieoficjalna informacja, że ZUS zwrócił się z zapytaniem do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o wykładnię przepisów w tym zakresie. Jak pokazał czas ustawodawca dał możliwość zwolnienia dla przedsiębiorców, którzy mieli nadpłatę za okresy wcześniejsze jak również tych, którzy opłacili składki za kwiecień i maj.