Zwrot kosztów pracy zdalnej powyżej 24 dni

Od 2023 r. Kodeks Pracy (dalej: k.p.) uwzględnia pracę zdalną. Wszyscy rozumiemy, na czym polega praca zdalna, ale ustawa przewiduje kilka jej form i różne obowiązki pracodawcy przy każdej z nich. Przy zdalnej pracy okazjonalnej pracodawca nie ma obowiązku zapewniać pracownikowi narzędzi pracy ani zwracać kosztów. Z kolei ma taki obowiązek przy pracy zdalnej po uzgodnieniu stron. Przeczytaj artykuł, a dowiesz się, kiedy pracę zdalną należy traktować jako okazjonalną, a kiedy jako uzgodnioną i jak się to ma do zwrotu kosztów.

Praca zdalna okazjonalna i na wniosek pracownika

K.p. przewiduje możliwość pracy zdalnej. Świadczenie pracy zdalnej może występować w trzech trybach:

• na polecenie pracodawcy – przy wystąpieniu okoliczności, o których mówi art. 6719 ust.1 § 3 k.p.,
• na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy po uzgodnieniu z drugą stroną (art. 6719 ust.1 § 2 k.p.),
• okazjonalnie – na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 6733 § 1 k.p.).

Zwrot kosztów dla pracownika pracującego zdalnie

W stosunku do pracy zdalnej na polecenie pracodawcy lub po uzgodnieniu takiej pracy z pracownikiem pracodawca ma obowiązek m.in.:

• zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy (w tym urządzenia techniczne),
• zapewnić pracownikowi instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy,
• pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie dot. pracy zdalnej.

Pracodawca i pracownik mogą także ustalić wykorzystywanie w pracy zdalnej narzędzi niezapewnionych przez pracodawcę – chodzi np. używanie przez pracownika jego prywatnego komputera.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Ekwiwalent można zastąpić ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Obowiązek zapewnienia narzędzi (lub zwrotu kosztów) nie dotyczy jednak pracy okazjonalnej. Limit dni na pracę okazjonalną to 24. Świadczenie pracy zdalnej powyżej limitu nie może zostać zakwalifikowane jako praca zdalna okazjonalna (w rozumieniu przepisów)

Obowiązek ponoszenia kosztów zdalnej pracy (innej niż okazjonalna) wynika wprost z k.p. i należy przyjąć, że pracownik nie ma prawa do zrzeczenia się z tych świadczeń.

Przykład 1

Pani Marzena zatrudnia pracownicę, która wykorzystała limit 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w tym roku. Pracownica złożyła wniosek o jeszcze jeden dzień świadczenia pracy zdalnie. Z racji wykorzystania limitu dni na okazjonalną pracę zdalną, dodatkowy jeden dzień należy zakwalifikować jako pracę zdalną uzgodnioną z pracodawcą na podst. art. 6719 ust.1 § 2 k.p. Wobec tego pani Marzena ma obowiązek zapewnić pracownicy na ten jeden dzień narzędzia do pracy lub wypłacić jej ekwiwalent albo ryczałt.

Wnioski o pracę zdalną w rozumieniu art. 6719 ust.1 § 2 k.p jak i okazjonalną (art. 6733 § 1 k.p) pracownik może składać papierowo lub elektronicznie. Przepisy nie przewidują, który tryb pracy zdalnej należy rozliczyć w pierwszej kolejności. Mówiąc krócej – nie można wymagać od pracownika, aby w pierwszej kolejności wykorzystał 24 dni pracy okazjonalnej, a o pracę zdalną “po uzgodnieniu stron” wnioskował później.

Ponadto praca zdalna “po uzgodnieniu” świadczona jest, jeżeli obie strony się na nią zgadzają. Wobec tego pracodawca ma prawo nie uwzględnić wniosku pracownika o taki tryb pracy (nie dotyczy to m.in. pracownic w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia – więcej dowiesz się tutaj).

Przykład 2

Pracownik pana Janka po raz pierwszy w tym roku złożył wniosek o świadczenie pracy zdalnej z art. 6719 ust.1 § 2 k.p. w wymiarze 5 dni. Pan Janek może nie uwzględnić wniosku pracownika. Jeżeli jednak go uwzględni, ma obowiązek zapewnić pracownikowi narzędzia do pracy (lub zwrócić koszty).

Podsumowując – pracodawca i pracownik mogą uzgodnić pracę zdalną przez cały rok lub przez cały okres zatrudnienia – k.p. nie wprowadza w tej kwestii żadnych limitów. Przez cały ten okres pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi narzędzia pracy lub zwrócić koszty. Pracodawca nie może “odjąć” z uzgodnionego okresu 24 dni i uznać, że była to okazjonalna praca zdalna, przy której nie ma obowiązku zwrotu kosztów.

Czy przy pracy zdalnej powyżej 24 dni należy się zwrot kosztów?

Z zasady pracownik ma prawo do świadczenia okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze 24 dni w trakcie roku. Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku zapewnienia pracownikowi w tym czasie narzędzi do pracy ani zwrotu kosztów.

Każdy dzień pracy zdalnej ponad limit 24 dni, nie zalicza się do okazjonalnej pracy, a więc mamy tutaj do czynienia z pracą zdalną uzgodnioną między stronami (pracodawcą i pracownikiem). Praca w takim trybie oznacza konieczność zapewnienia pracownikowi narzędzi do pracy lub zwrotu kosztów. Pracownik nie może zrzec się prawa do tych świadczeń.