W informacji PIT-11 płatnicy mają obowiązek wykazać przychody, koszty uzyskania przychodów, pobrane zaliczki na podatek dochodowy i składki ZUS. Informacja PIT-11 musi zostać przekazana do urzędu skarbowego w terminie do 31 stycznia i do pracownika w terminie do końca lutego po roku podatkowym. Powstaje wątpliwość czy należy korygować PIT-11, jeżeli przy pobieraniu zaliczek nie uwzględniono zmiany w wysokości kosztów pracowniczych?
Wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodów
Koszty pracownicze mają kompensować pracownikom koszty dojazdów do miejsca zatrudnienia. Przychód pracownika jest pomniejszany o koszty uzyskania przychodów, co oznacza mniejszy dochód do opodatkowania. Koszty przysługują w stałej wysokości, ale przy ich ustalaniu branych jest pod uwagę kilka zmiennych.
| Koszty uzyskania przychodów |
Opis |
| Miesięczne |
Roczne |
| 250 zł |
3.000 zł |
Stosowane w przypadku, gdy pracownik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej
|
| 300 zł |
3.600 zł |
Stosowane są w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy a pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę
|
| 375 zł |
4.500 zł |
Stosowane są w przypadku, gdy pracownik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej
|
| 450 zł |
5.400 zł |
Stosowane są w przypadku, gdy pracownik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. Miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy a pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę
|
Błędne koszty uzyskania przychodów w PIT-11
Płatnicy mogą popełnić błąd przy naliczeniu pracowniczych kosztów uzyskania przychodów w trakcie roku podatkowego. W efekcie po zakończonym roku w informacji PIT-11 również ta kwota znajdzie się w nieprawidłowej wysokości. Powstaje wówczas pytanie i wątpliwość czy w takiej sytuacji powinna zostać dokonana korekta informacji PIT-11? To pytanie przewija się w licznych publikacjach na ten temat. Nie ma przepisu, który regulowałby wprost tę kwestię, w związku z tym bardziej wymowne i przekonujące będzie odwołanie się do interpretacji podatkowych.
W jednej z nich sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.169.2024.3.IR z dnia 15.05.2024 r. czytamy, że informacje i deklaracje podatkowe, w tym PIT-11 służą do odwzorowania zaistniałego w trakcie roku podatkowego stanu faktycznego, a nie do jego kreowania. Zatem, w informacji PIT-11 składanej za dany rok podatkowy płatnik winien wykazać między innymi takie kwoty zaliczek na podatek dochodowy, które odzwierciedlają jego działania jako płatnika, tzn. kwoty faktyczne pobrane w tym roku podatkowym. Korekta ma na celu poprawienie błędu, który został popełniony przy poprzednim jej sporządzeniu i może dotyczyć każdej jej pozycji, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Może więc dotyczyć m.in. błędów rachunkowych, oczywistych omyłek, a także gdy wypełniono ją niezgodnie z wymaganiami lub istnieją wątpliwości co do prawidłowości danych w niej zawartych.
W innej interpretacji sygn. 0112-KDIL2-1.4011.278.2020.1.DJ z dnia 24.03.2020 r. sprawa dotyczyła błędnych kosztów uzyskania przychodów wykazanych w PIT-11. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w uzasadnieniu napisał m.in., że gdy z jakiegoś powodu (w tym w wyniku błędu płatnika np. z przyczyn technicznych) przy poborze zaliczek na podatek zostały uwzględnione koszty uzyskania przychodów niższe niż te, które pracownikowi przysługują, w PIT-11 należy wykazać jedynie te zaniżone koszty uzyskania przychodów. Należy jednak zaznaczyć, że płatnik powinien poinformować pracownika o wszelkich nieprawidłowościach w tym zakresie i wskazać, jakie koszty uzyskania przychodów pracownik może wykazać w deklaracji rocznej. Na gruncie przedstawionego stanu faktycznego na płatniku nie ciąży obowiązek dokonania korekt informacji PIT-11 wystawionych za 2019 r. Wystawione informacje PIT-11 powinny bowiem odzwierciedlać zaistniały w 2019 r. stan faktyczny, a więc wysokość pobranych przez płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, w związku z czym brak jest podstaw prawnych do ich korygowania.
Takie podejście organów podatkowych pozwala na postawienie tezy, że błędnie wykazana kwota pracowniczych kosztów uzyskania przychodów nie wymaga po stronie płatnika korygowania PIT-11. Wynika to z faktu, że informacja powinna odzwierciedlać stan faktyczny, czyli powinny być w niej wykazane pracownicze koszty uzyskania przychodów w kwocie faktycznie rozliczonej.
Czy można zmienić koszty uzyskania przychodów w rozliczeniu rocznym?
Jeśli płatnik w przekazanym PIT-11 wykaże błędną kwotę kosztów pracowniczych, to nie powinno już chyba być wątpliwości, że taka pomyłka może być skorygowana przez osobę składającą zeznanie roczne. Korekta kosztów może być zarówno na plus jak i na minus. To ostatecznie podatnik ma pełen obraz i wszystkie informacje na temat źródeł przychodów osiąganych w danym roku podatkowym.
Podmiot składający rozliczenie roczne musi jedynie pamiętać, że nie może przekroczyć górnej granicy limitów rocznych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów. Za informacje wykazane w zeznaniu rocznym odpowiada osoba, która to zeznanie przekazuje do urzędu skarbowego. Jeśli w rozliczeniu rocznym zostanie wykazana błędna kwota kosztów uzyskania przychodów, to i tak podatnik wcześniej czy później będzie musiał dokonać korekty na wezwanie organu podatkowego.
Czy można podwyższać koszty uzyskania przychodów w zeznaniu rocznym?
Tylko podatnikowi pracującemu na etacie przysługują pracownicze koszty uzyskania przychodów. W pewnych okolicznościach te koszty mogą zostać podwyższone.
Podatnik ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, o ile:
- Miejsce zamieszkania pracownika znajduje się poza miejscowością, w której jest zakład pracy.
- Pracownik jest zatrudniony na więcej niż jedną umowę o pracę.
- Pracownik uzyskuje przychody, z tytułu więcej niż jednej umowy o pracę i zakład pracy znajduje się poza miejscowością, w której mieszka.
|
| Pracownik może w zeznaniu rocznym wykazać kwotę faktycznie ponoszonych kosztów na dojazdy do pracy, jeśli posiada imienne bilety okresowe. Oczywiście ma to sens wówczas, gdy ta kwota będzie wyższa od kosztów narzuconych przez ustawodawcę
|
Ważne!
Jeśli płatnik nie wykaże w PIT-11 podwyższonych kosztów pracowniczych podatnik może to zrobić w składanym zeznaniu rocznym.
|
Zmiana kosztów uzyskania przychodów w trakcie roku a PIT-11
Do zmiany wysokości pracowniczych kosztów uzyskania przychodów może dojść z różnych przyczyn, na przykład pracownik:
- nie poinformował pracodawcy, że dojeżdża z innej miejscowości do pracy,
- zmienił miejsce zamieszkania – może to spowodować obniżenie lub podwyższenie kosztów pracowniczych,
- zatrudnił się na drugą umowę o pracę.
Uwaga!
Zmiana wysokości kosztów pracowniczych w trakcie roku nakłada na płatnika obowiązek wykazania kosztów w PIT-11 w kwotach faktycznie uwzględnionych przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy
Podsumowanie
W dzisiejszej publikacji omówiony został temat korygowania pracowniczych kosztów uzyskania przychodów w informacji PIT-11 składanej po zakończonym roku podatkowym.
Płatnicy zadają sobie pytanie, czy w sytuacji, w której w trakcie roku będą uwzględniane koszty pracownicze w błędnej kwocie, mają obowiązek dokonać korekty w składanym PIT-11. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że PIT-11 ma odzwierciedlać stan faktyczny, a to oznacza, że powinna się tam znaleźć kwota kosztów, która była faktycznie brana pod uwagę przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy, nawet jeśli była błędna.
Na podatniku składającym zeznanie roczne ciąży obowiązek wykazania pracowniczych kosztów uzyskania przychodów w kwotach ustalonych w przepisach. Otrzymanie PIT-11 z nieprawidłowymi kwotami kosztów uzyskania przychodów – zawyżonych lub zaniżonych – nie usprawiedliwia błędnie rozliczonego zeznania podatkowego.
Stan prawny na dzień: 24.02.2025 r.
Małgorzata Jagusiak 
Urlop z powodu siły wyższej – czy pracownik musi go uzasadnić?
Jakie uprawnienia do kontroli posiada wspólnik spółki z o.o.?
Adrianna Glapiak
Jak podzielić majątek firmy w przypadku rozwodu i rozwiązania spółki małżeńskiej?
Osoba współpracująca w spółce cywilnej, czy to możliwe?
