Jakich faktur nie wystawisz w KseF?

Wystawianie faktur w KSeF przewiduje pewne korzyści dla przedsiębiorców. Jednak nie wszystkie rodzaje dokumentów związanych ze sprzedażą można wystawić przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jaka dokumentacja podlega wyłączeniu z KSeF?

KSeF w pigułce – kluczowe informacje o KSeF w formie video:

Korzystanie z KSeF w roku 2022 jest dobrowolne, natomiast od 1 lipca 2024 ma już być obowiązkowe i faktury będzie trzeba obowiązkowo wystawiać oraz przesyłać w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Jednak niektóre dokumenty związane ze sprzedażą podlegają wyłączeniu z KSeF.

Noty korygujące

Nie przewiduje się, aby noty korygujące mogły być wystawiane i przesyłane w KSeF ze względu na ich specyfikę, czyli konieczność akceptacji noty korygującej przez wystawcę faktury. Noty korygujące można wystawiać na dotychczasowych zasadach – poza systemem KSeF.

Duplikaty faktur

Ministerstwo Finansów informuje, że do faktur ustrukturyzowanych nie ma potrzeby wystawiania duplikatów, ponieważ nie będzie możliwości, aby wystawione w KSeF faktury zaginęły, czy się zniszczyły. Będą one przechowywane w systemie teleinformatycznym przez 10 lat.

Ponadto, jeżeli odbiorca faktury nie wyrazi zgody na otrzymanie faktury w KSeF i dostarczona mu w inny sposób faktura ustrukturyzowana zaginie lub ulegnie zniszczeniu – będzie mógł poprosić wystawcę faktury o ponownie jej przekazanie (bez potrzeby wystawiania duplikatu faktury).

Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej

W KseF nie można wystawić faktur, które nie zawierają wszystkich obowiązkowych elementów faktury ustrukturyzowanej. Są nimi dane wymienione w art. 106e ustawy o VAT, jak m.in. NIP, czy dane podatnika.

Z kolei obowiązujące Rozporządzenie w sprawie wystawiania fakturw niektórych przypadkach zezwala na węższy zakres danych niż określony w art. 106e ww. ustawy.

A zatem, niektóre faktury ze względu na swoją specyfikę poprzez mniej wymaganych pól są niezgodne z ujednoliconym wzorem faktury ustrukturyzowanej, lecz są ważne prawnie. I właśnie brak zgodności tych dokumentów ze wzorem faktury ustrukturyzowanej nie pozwala aby je wystawić w KSeF. Do takich faktur należą m.in:

• faktury wystawiane przez podatników przedmiotowo zwolnionych z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 ustawy) – nie muszą one zawierać NIP sprzedawcy, natomiast pole to jest konieczne w KSeF,
• faktury za przejazd (autostradą, koleją itd) – nie muszą one zawierać danych nabywcy, co jest z kolei wymagane dla faktur w KseF.

Faktury tego typu, z uwagi na brak danych umożliwiających identyfikację nabywcy, należy wystawiać poza KSeF.

Pozostałe

KSeF nie obejmuje ponadto:

• faktur proforma – dokument proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT, stąd wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF,
• faktur wystawianych przy użyciu kasy fiskalnej – w okresie dobrowolności KseF,
• faktur VAT RR – dokumentujących nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych,
• faktur ustrukturyzowanych w zamówieniach publicznych – faktury ustrukturyzowane w ramach zamówień publicznych z wykorzystaniem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) są czymś odrębnym od faktur ustrukturyzowanych w ramach dobrowolnego KSeF.

Nie jest ponadto możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.

Uwaga!

Powyższe informacje pochodzą z broszury Ministerstwa Finansów wydanej w czasie dobrowolnego stosowania KSeF. Broszura nie ma mocy prawnej ani nie jest ogólnym objaśnieniem podatkowym, a ma na celu pomóc w lepszym zrozumieniu, czym jest i na czym polega Krajowy System e-Faktur. Ponadto w resorcie aktualnie trwają prace nad koncepcją biznesową i prawną docelowego, obligatoryjnego KSeF. Dopiero po ich zakończeniu będziemy mogli poznać szczegółowe i wiążące informacje związane z obowiązkowym Systemem e-Faktur.